Документооборот автотранспортной компании

Документооборот автотранспортной компании

Документооборот – это совокупность набора документов и их движения в организации. Документооборот автотранспортной компании, как и любого другого предприятия, включает в себя первичную и вторичную документацию, а также нормативно-справочную информацию. Автотранспортная компания и ее структура имеет свои особенности, которые отражаются в документообороте. Так, первичную документацию автотранспортной компании составляет следующий набор документов: заявки, договора, товарно-транспортные накладные, путевые листы по каждому виду транспорта, журнал учета путевых листов, различные ведомости и карточки, сопровождающие грузовые перевозки и различающиеся по виду груза и т.д.

При этом, каждый документ имеет свой порядок оформления и заполнения. Сложность документооборота в автотранспортных компаниях обусловлена рядом причин, в числе которых самыми распространенными являются такие факторы, как обработка большого объема информации, неравномерное соотношение в обработке первичной, вторичной документации и нормативно-справочной информации, частота дубляжа документов, трудоемкость процесса обработки данных и формирования документов. Учет документооборота автотранспортной компании, при отсутствии вычислительных систем, осуществляется ручным методом. При этом в целях быстрого формирования отчетности, постоянно ведутся различные журналы и книги по учету, применяемому на предприятии.

Обработка и ведение документооборота на автотранспортных предприятиях занимает немало времени, что существенно снижаем уровень производительности труда, и как следствие эффективность работы компании. Использование ручного труда увеличивает вероятность допущения ошибок в учете из-за воздействия человеческого фактора. В подобном случае целесообразным и верным решением станет применение специализированных программ, которые не только переведут процесс учета в автоматический режим, но и оптимизируют деятельность организации в целом. Специализированные программы автоматизации дают ряд преимуществ, которые не только облегчат процесс выполнения задач документооборота, но и значительно повысят показатели эффективности, рентабельности и доходности фирмы. Эффективность внедрения автоматизации можно определить следующими показателями: уменьшение объема и времени обработки информации за счет использования машинного труда, планирование и равномерное распределение объема работ по документообороту, автоматическое оформление и заполнение первичной документации, принятой на автотранспортном предприятии, ведение учета и осуществление всех необходимых расчетов и т.д.

Учет документооборота автотранспортной компании

Зачастую на предприятии используют гибкие системы автоматизации. Такие программы позволяют наладить не только систему учета и документооборота, но и систему управления. Взаимосвязь данных систем очень тесная, поэтому пренебрегать оптимизацией процессов контроля не рекомендуется. По отношению к системе управления, программы автоматизации полностью обеспечивают непрерывный контроль абсолютно всей деятельности в автотранспортных компаниях, в число которых входят такие процессы как контроль и мониторинг транспорта, работы водителей, контроль своевременности технического обслуживания, контроль над осуществлением доставки и перевозок и т.д.

Универсальная Система Учета (УСУ) – специализированная гибкая программа автоматизации, позволяющая скорректировать и усовершенствовать процессы деятельности любой компании. Применение УСУ в автотранспортных компаниях позволит наладить и облегчить выполнение задач по документообороту, учету и управлению. Комплексный метод действия Универсальной Системы Учета обеспечит оптимизацию абсолютно всех рабочих процессов. Документооборот автотранспортной организации с применением УСУ полностью переводится в автоматический режим, что позволит сократить вероятность допущения ошибок, сводя к минимуму воздействие человеческого фактора.

Однако при наличии недочетов или допущенных ошибок, УСУ мгновенно среагирует, предоставив полный и детальный отчет о том когда, кем и в каком процессе была совершена ошибка. Подобный контроль способствует повышению уровня дисциплины, а нормированные условия труда к хорошей мотивации. В конечном итоге все отразится на производительности, показатель которой будет стремительно расти вверх. Автоматизация документооборота, его учетной деятельности и контроля с помощью Универсальной Системы Учета происходит с подробным выявлением особенностей предприятия, и содержит в себе те функции, которые необходимы в первую очередь. Универсальная Система Учета – успех и гарантированная эффективность работы Вашей компании!

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?