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Grupo de programas: Automação comercial
Contabilidade de uma agência de tradução
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Editor verificado - Trabalhamos com organizações em todo o mundo, desde pequenas empresas até grandes empresas. Nossa empresa está incluída no registro internacional de empresas e possui uma marca de confiança eletrônica.
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Mesmo uma pequena agência de tradução deve manter o controle da tradução. É uma parte necessária da gestão. Sua essência está na coleta de dados sobre eventos que são importantes para as atividades de uma determinada organização. Esses dados são acumulados, estruturados e servem como base para a tomada de decisões de gestão. Os principais eventos em uma agência de tradução são eventos relacionados ao recebimento e execução de pedidos de tradução. Mesmo em uma empresa composta por um diretor e um funcionário, o número de ações para cada solicitação é o mesmo que em uma grande agência. Também realiza o recebimento, registro, distribuição e emissão padrão do resultado acabado para os procedimentos do cliente. O cumprimento dessas funções precisa ser totalmente contabilizado. Se a contabilidade não for organizada, surgem vários problemas que levam à diminuição dos lucros e à perda da reputação da empresa. Como isso acontece?
Imagine uma agência com um diretor e um tradutor contratado. Usamos e-mail, telefone e redes sociais para receber pedidos. Tanto o diretor quanto o tradutor têm seus próprios e individuais. Além disso, há telefone fixo no escritório e e-mail corporativo. Segundo eles, as inscrições são aceitas por quem está atualmente no cargo. Cada funcionário possui uma pasta de trabalho de fins contábeis em Excel separada, onde insere os dados que considera necessários.
Ao mesmo tempo, o diretor mantém um registro dos seguintes eventos: o recurso de um cliente potencial (pelo qual ele entende o primeiro contato, mesmo que o resultado tenha sido um acordo para discussão posterior ou recusa dos serviços da agência), a decisão em negociações posteriores, aprovação oral da cessão, execução de um contrato de serviço, tradução pronta, aceitação do texto pelo cliente (é considerado o momento em que é recebida a confirmação de que o resultado foi aceito e não é necessária revisão), recebimento do pagamento de texto finalizado.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-05-19
Vídeo de contabilidade de uma agência de tradução
Este vídeo pode ser visualizado com legendas no seu idioma.
O funcionário contratado mantém registros de ações como o recurso do cliente (pelo qual ele entende o recebimento do texto da tradução), a aprovação oral da tarefa, a transferência dos materiais traduzidos para o cliente (o fato de enviar o resultado final para o cliente é considerado).
As informações são trocadas regularmente - quantos pedidos foram recebidos, quantos foram concluídos e em que prazo é possível começar a atender novos. O diretor geralmente recebe muito mais ligações novas do que o tradutor, e o número de tarefas concluídas é muito menor. O tradutor frequentemente recusa as atribuições oferecidas pelo diretor, citando a conclusão das traduções já concluídas. O funcionário acredita que o gerente trabalha lentamente, não dá conta dos pedidos cobrados e tenta constantemente transferir alguns deles para o funcionário. O gerente tem certeza de que o funcionário está procurando compradores de serviços mal, os executa mal e ignora o controle de pagamento. O diretor expressa insatisfação e exige melhor atuação e uma atitude mais interessante aos interesses do cargo. O tradutor fica indignado em silêncio e resiste passivamente à carga adicional. A insatisfação mútua pode resultar em conflito aberto e na demissão do tradutor.
Ao mesmo tempo, o principal motivo de insatisfação mútua são os eventos contábeis inconsistentes. Se ambas as partes entenderem que as palavras "apelação" e "transferência de trabalho" significam eventos diferentes e concordam com os nomes, fica claro que o número de referências e textos prontos que possuem é aproximadamente o mesmo. O principal assunto do conflito seria eliminado imediatamente.
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Quem é o tradutor?
A introdução de um bom programa de contabilidade esclareceria rapidamente a situação e resolveria os problemas acumulados de forma construtiva.
Um repositório unificado de informações sobre clientes, pedidos e o status das transferências está sendo formado. Todas as informações necessárias são bem estruturadas e convenientemente armazenadas. As informações sobre cada objeto estão disponíveis para todos os funcionários da agência.
A contabilidade é realizada com base em instalações solitárias, o que minimiza as probabilidades por incoordenações no sentido das ocasiões. As subdivisões da conta são gerais para todos os funcionários. Não há não-conformidades na contabilização de tarefas obtidas e concluídas.
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Se você tiver requisitos especiais de software, solicite o desenvolvimento personalizado. Assim você não terá que se adaptar ao programa, mas o programa será ajustado aos seus processos de negócio!
Contabilidade de uma agência de tradução
Todos os planos da agência de tradução de trabalho e o desenvolvimento da agência são baseados em informações confiáveis. O supervisor pode fornecer a mão de obra necessária a tempo no caso de um texto grande. Também é provável traçar férias com interrupção irredutível das operações. O programa auxilia na opção de "vincular" as informações ao assunto contábil escolhido. A cada chamada ou a cada cliente de serviços. O sistema oferece a capacidade de operar as correspondências com flexibilidade, dependendo do objetivo reivindicado. Notícias comuns podem ser enviadas por correspondência conjunta e um lembrete da disposição para tradução pode ser enviado por uma mensagem específica. Como resultado, cada parceiro da agência recebe apenas mensagens de seu interesse. Há a entrada mecânica dos dados da agência normativa na funcionalidade de documentos oficiais (contratos, formulários, etc.). Isso retém tradutores e diferentes redatores de tempo de pessoal e refina a propriedade da documentação.
O programa de contabilidade permite atribuir diferentes direitos de acesso a diferentes usuários. Todos os funcionários podem aplicar suas possibilidades para pesquisar informações enquanto gerencia a sequência de dados. O sistema concede a possibilidade de designar trabalhadores de diferentes horários. Por exemplo, de um rol de trabalhadores em tempo integral ou freelancers. Isso amplia as possibilidades de governança de recursos. Quando surge um grande volume de uma agência de tradução, você pode atrair rapidamente os artistas necessários.
Todos os arquivos de contabilidade necessários para a execução podem ser anexados a qualquer solicitação específica. A troca de documentos de contabilidade organizacional (contratos ou requisitos de resultado final) e materiais de trabalho (textos auxiliares, tradução finalizada) é facilitada e acelerada. O programa de automação de contabilidade fornece estatísticas contábeis nas ligações de cada consumidor em um determinado período. O gerente é capaz de determinar o quão importante é um determinado cliente, qual é o seu peso em fornecer à agência as tarefas de contabilidade. A capacidade de obter informações contábeis sobre o pagamento de cada pedido facilita entender o valor do cliente para a agência, ver claramente quanto dinheiro ele traz e qual o preço que custa reter e garantir a fidelidade (por exemplo, o desconto ideal grau).
Os salários dos artistas são calculados mecanicamente. Uma notação precisa da capacidade e velocidade da tarefa é realizada por cada executor. O gerente analisa prontamente a receita gerada por cada trabalhador e é capaz de construir um sistema de alerta eficaz.