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Système opérateur: Windows, Android, macOS
Groupe de programmes: Automatisation des affaires

Logiciel USU

Système de comptabilité de traduction

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Le système comptable de traduction doit être correctement intégré à toute agence de traduction. Le système de comptabilité de traduction de documents est l'une de ses parties les plus importantes. Les petites organisations estiment souvent qu'elles n'ont besoin d'aucun système et que les enregistrements individuels de l'administrateur et des traducteurs spécialisés suffisent à être enregistrés. Des programmes spéciaux sont nécessaires pour les grandes agences comptant de nombreux employés. Dans une certaine mesure, on peut être d'accord avec cette opinion. Cependant, une petite entreprise subira les conséquences négatives de cette approche.

Le premier aspect de surface est un obstacle à la croissance et au développement. Tant que l'organisation est petite et qu'il y a peu de personnes, elle gère très bien ses tâches. Mais lorsque vous recevez plusieurs commandes importantes en même temps, vous risquez de vous noyer dans un grand volume de tâches. Ou vous devrez désactiver l'un des clients, ce qui nuit à la fois aux revenus et à la réputation de l'entreprise. Le deuxième aspect est moins évident et lié à la signification du concept de système. En termes simples, un système est un certain ordre de disposition de quelque chose. En conséquence, le système de comptabilité de traduction est une certaine procédure d'enregistrement des commandes, de remplissage des documents, de comptage du nombre de tâches terminées, etc. L'acceptation et l'exécution des commandes s'accompagnent inévitablement de l'exécution des actions énumérées. Le système est donc toujours là. Lorsqu'ils parlent de son absence, ils signifient généralement qu'elle n'est pas décrite dans les documents pertinents, ou que chaque employé a le sien pour chaque cas. C'est ce qui crée des problèmes.

Qui est le développeur ?

Examinons certains d'entre eux avec un exemple simple. Le petit bureau de traduction a une secrétaire et deux spécialistes. Lorsque le client contacte, le secrétaire fixe la commande, détermine les conditions et la transfère à l'un des spécialistes. Qui exactement est déterminé par un ensemble aléatoire de facteurs, tels que la présence sur le lieu de travail, la disponibilité pour la communication, le nombre de commandes qu'il a. En conséquence, le travail est souvent inégalement réparti. Par exemple, un travailleur a cinq projets, mais ils sont petits et nécessitent environ dix heures de travail complètes. Et le second ne contient que deux textes, mais très volumineux et complexes. Ils prennent vingt heures de travail pour terminer. Si, au même moment, le deuxième traducteur est au bureau au moment de la demande du client ou est constamment disponible pour communiquer, il recevra un travail supplémentaire. En conséquence, le premier est laissé sans transferts et a peu de revenus, tandis que le second est très occupé, ne respecte pas les délais et doit parfois payer une amende. Les deux employés sont mécontents.

Chacun des employés considérés a également sa propre procédure d'enregistrement des documents. Ils ne transmettent que des informations sur l'achèvement des travaux au secrétaire. Le premier marque uniquement la réception de la tâche et le fait de l'achèvement du transfert. Ils ne peuvent compter que le nombre de tâches reçues et terminées. Le second note le fait de la réception, le fait du début de l'exécution entre la réception de la tâche et le début de son exécution, il clarifie les détails avec le client et s'accorde sur les exigences, le fait de transfert, et le fait de recevoir la traduction, parfois, après le transfert, il est nécessaire de réviser le document. Autrement dit, pour le deuxième employé, vous pouvez compter le nombre de tâches reçues, en cours de travail, transférées au client et acceptées par lui. Il est très difficile pour la direction de comprendre la charge de travail du premier salarié et l'état de ses mutations. Et le second consacre beaucoup de temps à la comptabilité indépendante des transferts.

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Une simple élimination de ces problèmes peut être réalisée en introduisant un système commun et en automatisant la comptabilité des documents reçus. La comptabilité des traductions est automatisée.

Gestion simple des documents de l'organisation et de son reporting. Pour la mise en œuvre, la section «Rapports» de la fonction est utilisée. La possibilité d'importer et d'exporter des données à partir d'autres systèmes. La fonction de conversion de fichier vous permet d'utiliser des données dans différents formats. Saisie rapide des données lors de la comptabilité via la fonctionnalité Modules. Cela rend la gestion rapide et efficace. La présence de fonctions analytiques pour le suivi et la gestion de toutes les tâches du processus. Automatisation et recherche contextuelle facile des documents. Le système de comptabilité de traduction vous permet de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin, même avec de nombreux textes.

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