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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Feuilles de calcul pour un service de traduction
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Les feuilles de calcul pour les services de traduction peuvent être à la fois simples et faire partie d'un système plus complexe. Les feuilles de calcul simples sont généralement utilisées dans les petites organisations dont la direction estime qu'un programme spécialisé est coûteux et inutile. Dans ces entreprises, une feuille de calcul générale est le plus souvent créée, où elle est censée saisir tout le contenu des services de traduction. En pratique, travailler avec lui va dans l'une des directions suivantes.
Première direction. Tous les employés essaient honnêtement d'y entrer leurs données. En outre, chacun d'eux a sa propre idée de ce qui et dans quel format doit y être enregistré. Pour faire des entrées qui seront pratiques et compréhensibles pour différentes personnes, des champs supplémentaires sont ajoutés à la feuille de calcul. Après un certain temps, les informations cessent d'être visibles et l'utilisation de la recherche automatique ne permet pas d'orthographier différentes des mêmes données. Étant donné que ces informations sont nécessaires au travail, chaque employé commence à conserver son propre tableur, dupliquant partiellement les enregistrements de la feuille de calcul principale.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-04
Vidéo de feuilles de calcul pour un service de traduction
Cette vidéo peut être visionnée avec des sous-titres dans votre propre langue.
Dans le second cas, les traducteurs ignorent en fait la feuille de calcul générale afin de gagner du temps et de créer des feuilles de calcul individuelles. Souvent localement, sur vos propres ordinateurs, ordinateurs portables ou tablettes. La direction exige des rapports réguliers pour avoir une vue d'ensemble de la prestation des services. Et les employés essaient d'éviter de les écrire pour ne pas perdre de temps supplémentaire.
Voyons comment cette situation évolue sur l'exemple d'une petite entreprise. Il a deux employés permanents et une secrétaire. S'il y a une commande importante, des pigistes sont impliqués. Les demandes de services de traduction sont effectuées via différents canaux et auprès de différents employés. Le gros va à la secrétaire par téléphone ou par e-mail. Une autre partie des clients, généralement sur les recommandations des clients réguliers, contactent directement les traducteurs en utilisant, en plus du courrier et du téléphone, les réseaux sociaux. Le secrétaire enregistre immédiatement la demande dans une feuille de calcul, puis la transmet aux interprètes. Les traducteurs saisissent les informations quand cela leur convient. Cela peut se produire au moment de la réception de la commande, au moment où le travail du traducteur a déjà commencé, ou même lorsque la tâche est déjà prête et que le paiement doit être effectué.
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Par conséquent, le secrétaire ne sait jamais exactement combien de demandes de services ont été reçues, combien sont au stade de l'exécution et combien ont effectivement été achevées, mais pas encore émises. Plusieurs fois, cela a conduit au fait que les commandes étaient acceptées et n'étaient pas dotées de ressources de travail. Les membres du personnel ont effectué des tâches qui ont été obtenues en privé et qui ne sont pas reflétées dans le tableur général. Parfois, vous devez embaucher des pigistes à un taux plus élevé en cas d'urgence, ou refuser d'exécuter des travaux de traduction déjà acceptés. La direction essaie généralement de résoudre le problème en demandant aux traducteurs de rendre compte quotidiennement de l'état de leurs services. Le propriétaire et le directeur de l'agence ont reçu des informations non pertinentes et fournies avec un grand retard. Il était impossible de prendre des décisions efficaces sur cette base. Plus l'agence existait longtemps, plus les problèmes se posaient liés à l'incapacité de recevoir des informations complètes en temps opportun. En conséquence, il a été décidé d'abandonner l'utilisation de simples feuilles de calcul et de mettre en place un système spécialisé. Dans ce document, les feuilles de calcul pour les services de traduction étaient liées en un seul complexe. Ainsi, le problème a été résolu.
Une base de données commune est créée, dans laquelle tous les contacts nécessaires et d'autres paramètres importants sont saisis. Tous les membres du personnel de l'entreprise les informations à jour nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Les tâches sont terminées et comptabilisées automatiquement.
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Feuilles de calcul pour un service de traduction
Pour qu'un seul espace d'information émerge, chaque lieu de travail doit être doté d'un programme. Le nombre d'entrées de données que vous pouvez enregistrer dans la base de données du programme n'est en aucun cas limité et peut être étendu à peu près à l'infini. Les informations sont stockées pendant une longue période. Lors d'une réclamation ou d'un nouvel appel, un employé de l'organisation disposera toujours d'informations à jour et sera en mesure de mener des négociations aussi efficacement que possible. Le responsable de l'entreprise reçoit facilement des informations pour prendre des décisions de gestion et optimiser les relations avec le client.
Avec le programme de l'équipe de développement de logiciels de l'USU, la prise en compte du paiement de tâches de différents types et de divers degrés de complexité ne sera pas un obstacle à la fourniture de services de traduction. Si vous souhaitez évaluer la riche fonctionnalité de comptabilité des travaux de traduction que notre programme avancé fournit à ses utilisateurs, mais que vous ne souhaitez pas dépenser un montant de ressources financières de l'entreprise pour ce faire, notre société propose une solution gratuite à ce problème - un version de démonstration gratuite, qui comprend toutes les fonctionnalités par défaut et les services que vous trouveriez normalement dans la version complète du logiciel USU, mais gratuitement. La seule limitation de la version d'essai de cette application de comptabilité de traduction est le fait qu'elle ne fonctionne que pendant deux semaines et ne peut pas être utilisée à des fins commerciales, mais c'est plus que suffisant pour évaluer pleinement le programme et voir à quel point il est efficace quand il vient à l'automatisation de l'entreprise de traduction. Si vous souhaitez acheter la version complète de cette application de comptabilité, contactez simplement nos développeurs, et ils se feront un plaisir de vous aider avec la configuration et l'installation du programme sur les ordinateurs personnels de votre entreprise.