Évaluation: 4.9. Nombre d'organisations: 693

Des pays: Tout
Système opérateur: Windows, Android, macOS
Groupe de programmes: Automatisation des affaires

Logiciel USU

Département de contrôle de l'exécution des documents

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Capture d'écran du programme

Le service de contrôle de l'exécution des documents est une unité spéciale dont les fonctions incluent le contrôle de tous les documents que l'entreprise utilise dans ses activités quotidiennes. L'exactitude de la rédaction, le mouvement, le moment de l'exécution et le stockage des documents doivent être contrôlés. Les spécialistes de ce service réalisent tous les types de cette activité de contrôle.

Un tel département a plusieurs tâches importantes. Toutes leurs actions doivent viser à créer de telles conditions dans l'entreprise dans lesquelles tout cas de perte de documents et de confusion prévient. La recherche de tous les documents doit être aussi rapide que possible. Les employés du département surveillent également l'exécution, identifient les cas d'actions erronées avec des documents, l'absence d'actions nécessaires, le non-respect des délais ou la procédure d'approbation.

Le contrôle dans le département est effectué dans deux directions - les actions avec les documents et la localisation des documents pour le moment sont prises en compte séparément. Le premier type vise à suivre les transactions et les délais, les documents à exécuter. Un contrôle efficace des actions n'est possible que lorsque tous les documents sont enregistrés dans le système général avant même qu'ils ne soient remis à l'artiste. Le suivi de l'emplacement des documents doit établir dans le département un schéma clair pour l'exécution de la fixation de l'émission ou du transfert de documents entre les employés, leur transfert vers les archives et leur destruction. Le travail de service le plus efficace dans lequel il est possible de mettre en œuvre les deux types de contrôle.

Le département est stratégiquement important pour l'entreprise. Le contrôle d'exécution effectué par lui permet d'assurer l'exhaustivité et l'exactitude de l'exécution des commandes et des tâches. Il prend des mesures préventives pour prévenir les abus des employés et facilite la résolution rapide des plaintes et les enquêtes internes. Pour le travail du département, une instruction clairement formulée est importante, dans laquelle il est noté qui exerce le contrôle et quels pouvoirs il a, quels documents lors de l'exécution nécessitent un suivi général ou spécial, quelles sont les principales étapes du flux de documents, quels délais sont alloué pour certains types de documents. Sur la base de tous les résultats des travaux, les spécialistes de la division rédigent des rapports dont le tableau d'information sert de base aux décisions de gestion. Le contrôle ne se limite pas à la surveillance par des tiers du mouvement des documents. Les employés du département doivent rappeler à l’apparition des échéances «critiques» qui approchent, la nécessité de mener à bien certaines actions d’exécution. Chaque organisation a le droit de décider elle-même si elle a besoin d'un tel service. Beaucoup de gens suivent aujourd'hui la voie de la réduction du département de contrôle car il existe un logiciel qui admet un tel contrôle. Il suffit d'un ou deux employés au lieu de tout un département pour interagir avec le logiciel et en même temps garder le contrôle sur tous les documents de l'entreprise.

Qui est le développeur ?

Le programme permet de remplir automatiquement des documents, de fixer des délais et d'attribuer une exécution dans le système. Par le nombre de documents, le nom, l'indication des parties ou l'essence, la période de préparation, le contractant peut facilement, en quelques clics, établir non seulement l'emplacement des documents mais aussi son statut, ses modalités. Les spécialistes du département peuvent afficher à l'écran une liste de toutes les tâches en cours et voir les plus urgentes. Avec le contrôle logiciel, le logiciel avertit automatiquement les utilisateurs lorsque les délais approchent.

Les responsables de la conformité et autres spécialistes n'ont pas à rédiger de rapports de performance. Le gestionnaire utilise des rapports générés automatiquement - ils sont plus précis, de plus, ils ne nécessitent ni temps ni argent. Le programme réduit la quantité de routine, augmente la vitesse de travail de chaque département et réduit les coûts. Les documents sont stockés en toute sécurité dans une archive électronique.

Le contrôle de l'exécution dans le système d'information devient simple et moderne. De plus, chaque utilisateur n'a que cet ensemble de fonctions et de capacités qui l'aident personnellement à remplir ses fonctions. Seul le gestionnaire peut supprimer les documents, suspendre l'exécution, changer les exécuteurs. Le programme permet de garder sous contrôle non seulement les documents internes mais également les documents sortants, en définissant le calendrier des notifications sur l'exécution. Lors du travail, il est important que tous les artistes interprètes, auteurs de documents puissent être en étroite collaboration. Seulement dans ce cas, il est possible de parler d'efficacité. Si les employés du département reçoivent à temps les documents et instructions nécessaires, s'ils voient clairement les délais, reçoivent des rappels, il leur est plus facile, sans rien oublier, de faire tout ce que la direction attend d'eux. Le contrôle ne nécessite aucun coût ni effort supplémentaire. Cela devient un processus naturel. Employés plus responsables, l'exercice de leurs fonctions augmente à tous égards.

Le logiciel du service de contrôle de l'exécution des documents a été développé par la société de systèmes USU Software. En plus d'une augmentation qualitative de l'efficacité du travail avec les documents, USU Software augmente l'efficacité de chaque département de l'organisation, en fournissant la comptabilité et le contrôle de l'entreposage, de la logistique, de la production, des finances, des ventes, du travail avec les clients, des achats, des sous-traitants. Pour des organisations spécifiques, en tenant compte de leurs spécificités, il est possible de développer un logiciel unique. Il garantit l'exécution la plus précise de chaque commande dans le système concernant la forme de gestion dans l'entreprise. L'utilisation du logiciel USU permet non seulement de mettre de l'ordre dans les documents, mais permet également de réduire tous les types de coûts, ce qui entraîne à son tour une augmentation des bénéfices, une augmentation des ventes, une meilleure réputation de l'organisation et un renforcement de sa position sur le marché.

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Lors du démarrage du programme, vous pouvez sélectionner la langue.

Qui est le traducteur ?

Une version de démonstration est disponible en téléchargement gratuit sur le site Web du développeur. Il a une petite fonctionnalité, mais c'est suffisant pour faire connaissance. Les employés du département de l'entreprise n'ont pas à se former pendant longtemps, car le système dispose d'une interface simple et intuitive. Le contrôle du programme avec le logiciel USU peut être effectué dans différentes langues, la rédaction de documents, de rapports d'exécution et de règlements dans différentes devises et dans toutes les langues du monde. Lors de l'achat de la version complète, le coût n'est pas élevé. Cela dépend du nombre de départements et d'utilisateurs automatisés. Dans tous les cas, vous n'avez pas à payer de frais d'abonnement obligatoires pour l'utilisation du système USU Software. L'exécution du projet d'automatisation rapide, sans rompre la routine habituelle de l'organisation. Les développeurs garantissent le contrôle et le support technique.

Tous les départements, divisions, succursales de l'entreprise sont réunis dans un espace d'information commun, qui garantit une comptabilité et un contrôle fiables du mouvement des documents, du transfert des commandes et des commandes.

L'exécution d'une application ou de documents dans le système d'information du logiciel USU peut être suivie à tout moment avec la définition du statut, de l'exécuteur, de l'achèvement et de la portée restante des tâches. Les employés de n'importe quel service de l'entreprise capables de composer des tâches avec un rappel, dans ce mode, le programme lui-même informe les utilisateurs des étapes à venir, des délais, etc. Le contrôle peut être rendu plus parfait si le logiciel est intégré au site Web et à la téléphonie, avec caméras vidéo dans l'entreprise, avec caisses enregistreuses et équipement d'entrepôt. Toutes les transactions sont soumises à une comptabilité système fiable. Le planificateur intégré à la solution logicielle permet d'élaborer des plans, de répartir les tâches entre les exécutants, d'établir des délais et des délais, et de les contrôler. En outre, avec l'aide du planificateur, il est possible de répartir les budgets, de faire des prévisions commerciales.

Les documents acceptés dans l'organisation pour des actions internes et externes sont remplis automatiquement par le système. Vous pouvez mettre à jour et modifier les modèles. Lors de l'intégration du logiciel avec le cadre juridique, les mises à jour des lois sont rapidement prises en compte.

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