USU
››
Program för affärsautomatisering
››
Program för klinik
››
Instruktioner för det medicinska programmet
››
Dessa funktioner måste beställas separat.
För programmet ' Universal Accounting System ' kan du beställa en elektronisk dokumenthanteringsmodul. Elektronisk dokumenthantering gör att du kan påskynda och förenkla arbetet med dokument i din organisation. Chefen och ansvariga personer kommer omedelbart att se all nödvändig information på eventuella dokument.
Vi erbjuder två konfigurationer för arbetsflöde. Det första är pappersarbete. Den kan spåra många olika alternativ samtidigt. Till exempel referenser för personal och kontraktens relevans för motparter.
Det finns även ett försörjningskonto. Den används för köp av varor och låter dig påskynda godkännandeprocessen för alla köpförfrågningar.
I båda fallen måste dokumenten gå genom olika anställda i organisationen. Beställningen och de anställda själva fylls i en särskild katalog ' Processer '.
Låt oss öppna den här guiden. I den översta modulen kan du se namnet på affärsprocessen, och nedan - de stadier som denna affärsprocess måste gå igenom.
I det här exemplet ser vi att ' inköpsrekvisitionen ' kommer att undertecknas av den anställde, sedan går den till chefens och direktörens underskrift. I vårt fall är det samma person. Därefter kommer leverantören att beställa nödvändiga resurser och överföra information till revisorn för betalning.
För elektronisk dokumenthantering är detta huvudmodulen. Gå till ' Moduler ' - ' Organisation ' - ' Dokument '.
I den översta modulen ser vi alla tillgängliga dokument. Om du behöver söka efter en specifik post kan du använda filter.
Kolumnerna innehåller mycket användbar information. Till exempel tillgängligheten för ett dokument, dess relevans, typ av dokument, datum och nummer, motpart för vilken detta dokument är utfärdat, till vilket datum dokumentet är giltigt. Du kan också lägga till andra fält med knappen " Kolumnsynlighet " .
Låt oss skapa ett nytt dokument. För att göra detta, högerklicka var som helst i modulen och välj " Lägg till ".
Fönstret Lägg till nytt dokument visas.
Låt oss tänka oss att vi behöver göra en ansökan om ledighet från en anställd. Välj " Dokumentvy " genom att klicka på knappen med tre punkter. Detta tar oss till en annan modul där vi kan välja önskad dokumenttyp. Efter valet, tryck på specialknappen ' Välj ', som finns längst ned i listan. Du kan också helt enkelt dubbelklicka på önskad rad.
Efter valet återgår programmet automatiskt till föregående fönster. Fyll nu i resten av fälten - dokumentnumret och önskad motpart. Vid behov kan du även fylla i " Tidskontroll "-blocket.
Efter det, tryck på " Spara "-knappen:
Det finns en ny post i modulen - vårt nya dokument.
Låt oss nu titta ner och vi ser undermodulfönstret.
Låt oss titta på var och en av undermodulerna mer detaljerat.
' Movement ' låter dig specificera rörelsen för dokumentet - i vilken avdelning och cell det kom. För att göra detta måste du lägga till en post via snabbmenyn.
Dagens datum kommer att fyllas i automatiskt. I posten ' Motpart ' anges vem som levererar eller hämtar dokumentet. Du kan också ange antal, till exempel om du hyr flera exemplar samtidigt. Blocken ' Utgåva/Förflyttning ' och ' Mottagning/Förflyttning ' ansvarar för att utfärda och ta emot dokumentet till avdelningen. Motsvarande poster i tabellen anger också i vilken avdelning dokumentet accepterades och i vilken cell det placerades. Låt oss indikera att vårt dokument anlände till ' Huvudavdelning ' i cell ' #001 ' och tryck på ' Spara' -knappen.
Omedelbart efter det kommer vi att se att statusen på vårt dokument har ändrats. Dokumentet kom in i cellen och nu är det tillgängligt. Dessutom kommer statusen att ändras om du laddar upp en elektronisk kopia av dokumentet till programmet, men mer om det senare.
Låt oss nu ta en titt på den andra undermodulen - ' Plats ':
Detta kommer att visa var de fysiska kopiorna av dokumentet finns. I det här fallet har vi en godkänd kopia och den finns i huvudfacket, i cell #001. Om vi utfärdar ett dokument till en motpart kommer platsstatusen att ändras och peka på den. Du kan inte mata in data i denna tabell för hand, de kommer att visas här automatiskt.
Låt oss gå till nästa flik ' Elektroniska versioner och filer ':
Du kan lägga till en post om den elektroniska versionen av dokumentet i den här tabellen. Detta görs med den redan kända sammanhangsmenyn och knappen ' Lägg till '.
Fyll i informationen i tabellen som visas. I " Dokumenttyp " kan detta till exempel vara en Excel-bilaga eller jpg- eller pdf-format. Själva filen visas nedan med hjälp av nedladdningsknappen. Du kan också ange en länk till dess plats på en dator eller i ett lokalt nätverk.
Låt oss gå till fliken " Parametrar ".
I ' Parametrar ' finns en lista med fraser som du vill lägga in i programmet, sedan kommer dessa fraser automatiskt att placeras i mallen på rätt ställen. Själva åtgärden utförs av knappen " Fyll " längst upp.
Fliken " Autoslutförande " visar vilka fraser som senast skrevs in med åtgärden ovan.
Fliken " Fungerar på dokumentet " visar listan över planerade och avslutade arbeten på det valda dokumentet. Du kan lägga till ett nytt jobb eller redigera ett befintligt jobb med hjälp av snabbmenyn.
Låt oss säga att din medarbetare har begärt vissa varor från en leverantör, men de är slut i lager. I det här fallet skapar den anställde en begäran om köp av nödvändiga saker.
Låt oss gå till modulen " Ansökningar ".
Först måste du skapa en ny post. För att göra detta använder vi åtgärden ' Skapa en begäran ' .
Dessutom kommer uppgifterna om sökanden och det aktuella datumet automatiskt att ersättas i den.
Välj posten som visas och gå till den nedre undermodulen ' Beställ innehåll' .
En artikel har redan lagts till i listan, vars kvantitet i lagret är mindre än det angivna minimumet. Om det behövs kan du ändra denna lista med antalet och namnet på objekten. För att ändra, använd snabbmenyn genom att högerklicka på objektet och välj " Redigera ".
För att lägga till en ny post, välj ' Lägg till '.
När allt du behöver har lagts till väljer du fliken ' Arbeta på begäran '.
Allt planerat och genomfört arbete med dokumentet kommer att presenteras här. Nu är det tomt, eftersom arbetet ännu inte är utfört. Signera biljetten genom att klicka på knappen ' Åtgärder ' och välja ' Signera biljett ' .
Den första posten har dykt upp, som har statusen ' Pågår '.
Vi ser också en beskrivning av arbetet som ska utföras, förfallodatum , entreprenör och annan användbar information. Om du dubbelklickar på den här posten öppnas redigeringsfönstret.
I det här fönstret kan du ändra ovanstående poster, samt markera slutförandet av uppgiften, samtidigt skriva ner resultatet eller markera hur brådskande det är . Vid eventuella fel kan du returnera arbetet på ansökan för en av de anställda, till exempel för att leverantören ska ändra varulistan eller leta efter lägre priser, vilket kan anges i skälet.
Låt oss till exempel slutföra detta arbete genom att markera kryssrutan " Klart " och ange " Resultat " och sedan klicka på knappen " Spara ".
Nu kan vi se att detta arbete har fått statusen ' Slutfört '.
Nedan är en andra post som har en annan " utövare " - regissören. Låt oss öppna den.
Låt oss ställa in detta arbete ' retur till den anställde - Leverantör. I ' orsak till retur ' skriver vi att dokumentet till exempel har ett felaktigt konto för betalning.
Låt oss spara posten igen.
Nu kan vi se att dokumentet har återvänt till upphandlaren, och direktörens jobbstatus är ' Returnerad ' och upphandlingen är ' Pågår '. Nu, för att dokumentet ska komma tillbaka till direktören, måste leverantören korrigera alla fel. När dokumentet har gått igenom alla steg kommer det att se ut så här:
Nu kan du generera en faktura till leverantören. Detta görs med åtgärden ' Leverantörsfaktura '.
Orderstatusen ändras då till ' Väntar på leverans '.
Efter att de beställda varorna mottagits kan de överföras till kunden. För att göra detta, använd åtgärden ' Utfärda varor '.
Biljettens status ändras igen, denna gång till " Slutförd ".
Själva applikationen kan vid behov skrivas ut med hjälp av rapportknappen.
Den tryckta applikationen ser ut så här:
Se nedan för andra användbara ämnen:
Universellt redovisningssystem
2010 - 2024
Ladda ner programmet med interaktiv träning