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Esses recursos devem ser solicitados separadamente.
Para o programa ' Universal Accounting System ', você pode solicitar um módulo de gerenciamento eletrônico de documentos. A gestão eletrônica de documentos permite agilizar e simplificar o trabalho com documentos em sua organização. O gerente e os responsáveis verão imediatamente todas as informações necessárias em qualquer documento.
Oferecemos duas configurações para fluxo de trabalho. A primeira é a papelada. Ele pode rastrear muitas opções diferentes ao mesmo tempo. Por exemplo, referências para pessoal e relevância de contratos para contrapartes.
Há também uma conta de abastecimento. É utilizado para a compra de mercadorias e permite agilizar o processo de aprovação de todos os pedidos de compra.
Em ambos os casos, os documentos terão que passar por vários funcionários da organização. O pedido e os próprios funcionários são preenchidos em um diretório especial ' Processos '.
Vamos abrir este guia. No módulo superior, você pode ver o nome do processo de negócios e abaixo - os estágios pelos quais esse processo de negócios deve passar.
Neste exemplo, vemos que a ' requisição de compra ' será assinada pelo funcionário, depois irá para a assinatura do gerente e diretor. No nosso caso, é a mesma pessoa. Depois disso, o fornecedor solicitará os recursos necessários e repassará as informações ao contador para pagamento.
Para gerenciamento eletrônico de documentos, este é o módulo principal. Vá em ' Módulos ' - ' Organização ' - ' Documentos '.
No módulo superior, vemos todos os documentos disponíveis. Se você precisar pesquisar um registro específico, poderá usar filtros.
As colunas contêm muitas informações úteis. Por exemplo, a disponibilidade de um documento, sua relevância, tipo de documento, data e número, contraparte para a qual esse documento é emitido, até que data o documento é válido. Você também pode adicionar outros campos usando o botão ' Visibilidade da coluna '.
Vamos criar um novo documento. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do módulo e selecione ' Adicionar '.
A janela Adicionar novo documento será exibida.
Vamos imaginar que precisamos fazer um pedido de licença de um funcionário. Selecione ' Visualização do documento ' clicando no botão com três pontos. Isso nos levará a outro módulo onde podemos selecionar o tipo de documento necessário. Após a seleção, pressione o botão especial ' Selecionar ', localizado na parte inferior da lista. Você também pode simplesmente clicar duas vezes na linha desejada.
Após a seleção, o programa retorna automaticamente à janela anterior. Agora preencha o restante dos campos - o número do documento e a contraparte desejada. Se necessário, você também pode preencher o bloco ' Controle de tempo '.
Depois disso, pressione o botão ' Salvar ':
Há uma nova entrada no módulo - nosso novo documento.
Agora vamos olhar para baixo e veremos a janela dos submódulos.
Vejamos cada um dos submódulos com mais detalhes.
' Movimentação ' permite especificar a movimentação do documento - em qual departamento e célula ele chegou. Para fazer isso, você precisa adicionar uma entrada por meio do menu de contexto.
A data de hoje será preenchida automaticamente. No item ' Contraparte ', é indicado quem entrega ou retira o documento. Você também pode especificar a quantidade, por exemplo, se estiver alugando várias cópias de uma só vez. Os blocos ' Emissão/Movimentação ' e ' Recepção/Movimentação ' são responsáveis pela emissão e recebimento do documento para o departamento. Os itens correspondentes na tabela também indicam em qual departamento o documento foi aceito e em qual célula ele foi colocado. Vamos indicar que nosso documento chegou no ' Departamento Principal ' na célula ' #001 ' e apertar o botão ' Salvar '.
Imediatamente depois disso, veremos que o status do nosso documento mudou. O documento entrou na célula e agora está disponível. Além disso, o status mudará se você enviar uma cópia eletrônica do documento para o programa, mas falaremos mais sobre isso posteriormente.
Agora vamos dar uma olhada no segundo submódulo - ' Location ':
Isso exibirá onde as cópias físicas do documento estão localizadas. Neste caso, temos uma cópia aceita e ela está localizada no compartimento principal, na célula nº 001. Se emitirmos um documento para uma contraparte, o status do local mudará e apontará para ele. Você não pode inserir dados nesta tabela manualmente, eles aparecerão aqui automaticamente.
Vamos para a próxima aba ' Versões e arquivos eletrônicos ':
Você pode adicionar uma entrada sobre a versão eletrônica do documento a esta tabela. Isso é feito usando o menu de contexto já conhecido e o botão ' Adicionar '.
Preencha as informações na tabela que aparece. Em ' Tipo de documento ', por exemplo, pode ser um anexo do Excel ou formato jpg ou pdf. O arquivo em si é indicado abaixo usando o botão de download. Você também pode especificar um link para sua localização em um computador ou em uma rede local.
Vamos para a guia ' Parâmetros '.
Em ' Parâmetros ' existe uma lista de frases que você deseja inserir no programa, então essas frases serão colocadas automaticamente no modelo nos lugares certos. A ação em si é executada pelo botão ' Preencher ' localizado na parte superior.
A guia ' Autocomplete ' exibe quais frases foram inseridas pela última vez usando a ação acima.
A aba ' Trabalhos no documento ' exibe a lista de trabalhos planejados e concluídos no documento selecionado. Você pode adicionar um novo trabalho ou editar um trabalho existente usando o menu de contexto.
Digamos que seu funcionário tenha solicitado determinados itens de um fornecedor, mas eles estão esgotados. Nesse caso, o funcionário faz uma solicitação de compra dos itens necessários.
Vamos para o módulo ' Aplicativos '.
Primeiro você precisa criar uma nova entrada. Para isso, usaremos a ação ' Criar uma solicitação '.
Além disso, nele serão automaticamente substituídos os dados do solicitante e a data atual.
Selecione a entrada que aparece e vá para o submódulo inferior ' Order Contents '.
Já foi adicionado um item à lista, cuja quantidade no depósito é menor que o mínimo especificado. Se necessário, você pode alterar esta lista pelo número e nome dos itens. Para alterar, use o menu de contexto clicando com o botão direito do mouse no item e selecione ' Editar '.
Para adicionar uma nova entrada, selecione ' Adicionar '.
Depois de adicionar tudo o que você precisa, selecione a guia ' Trabalhar a pedido '.
Todo o trabalho planejado e concluído no documento será apresentado aqui. Agora está vazio, porque o trabalho ainda não foi feito. Assine o ticket clicando no botão ' Ações ' e selecionando ' Assinar ticket '.
Apareceu a primeira entrada, que tem o status ' Em andamento '.
Também vemos uma descrição do trabalho a ser feito, data de vencimento , contratado e outras informações úteis. Se você clicar duas vezes nesta entrada, a janela de edição será aberta.
Nesta janela, você pode alterar os itens acima, bem como marcar a conclusão da tarefa, anotando simultaneamente o resultado , ou marcar sua urgência . Em caso de erros, você pode devolver o trabalho no aplicativo para um dos funcionários, por exemplo, para que o fornecedor altere a lista de mercadorias ou busque preços mais baixos, o que pode ser indicado no motivo.
Vamos, por exemplo, concluir este trabalho marcando a caixa de seleção ' Concluído ' e inserindo ' Resultado ' e, em seguida, clicando no botão ' Salvar '.
Agora podemos ver que este trabalho recebeu o status ' Concluído '.
Abaixo está uma segunda entrada que tem um ' intérprete ' diferente - o diretor. Vamos abri-lo.
Vamos definir esse trabalho ' retorno ao funcionário - Fornecedor. Em ' motivo da devolução ' escrevemos que o documento, por exemplo, tem conta incorreta para pagamento.
Vamos salvar o registro novamente.
Agora podemos ver que o documento retornou ao Comprador, e o status do cargo do Diretor é ' Devolvido ' e o da Aquisição é ' Em andamento '. Agora, para que o documento volte para o diretor, o fornecedor precisa corrigir todos os erros. Depois que o documento passar por todas as etapas, ele ficará assim:
Agora você pode gerar uma fatura para o fornecedor. Isso é feito usando a ação ' Fatura do fornecedor '.
O status do pedido mudará para ' Aguardando entrega '.
Depois que os itens solicitados são recebidos, eles podem ser transferidos para o cliente. Para fazer isso, use a ação ' Emitir mercadorias '.
O status do ticket mudará novamente, desta vez para ' Concluído '.
O próprio aplicativo pode ser impresso, se necessário, usando o botão de relatório.
A aplicação impressa fica assim:
Veja abaixo outros tópicos úteis:
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