USU
››
Programy do automatyzacji biznesu
››
Program dla kliniki
››
Instrukcje do programu medycznego
››
Funkcje te należy zamówić oddzielnie.
Do programu „ Uniwersalny System Księgowy ” można zamówić moduł elektronicznego zarządzania dokumentami. Elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala przyspieszyć i uprościć pracę z dokumentami w Twojej organizacji. Kierownik i osoby odpowiedzialne natychmiast zobaczą wszystkie niezbędne informacje na wszelkich dokumentach.
Oferujemy dwie konfiguracje przepływu pracy. Pierwsza to papierologia. Może jednocześnie śledzić wiele różnych opcji. Na przykład referencje dla personelu i znaczenie umów dla kontrahentów.
Istnieje również rachunek zaopatrzenia. Służy do zakupu towarów i pozwala przyspieszyć proces zatwierdzania wszystkich wniosków zakupowych.
W obu przypadkach dokumenty będą musiały przejść przez różnych pracowników organizacji. Zamówienie i sami pracownicy wypełniają specjalny katalog „ Procesy ”.
Otwórzmy ten przewodnik. W górnym module możesz zobaczyć nazwę procesu biznesowego, a poniżej - etapy, przez które ten proces biznesowy musi przejść.
W tym przykładzie widzimy, że „ zapotrzebowanie na zakup ” zostanie podpisane przez pracownika, następnie trafi do podpisu kierownika i dyrektora. W naszym przypadku jest to ta sama osoba. Następnie dostawca zamówi niezbędne zasoby i przekaże informacje księgowemu w celu zapłaty.
Jest to główny moduł do elektronicznego zarządzania dokumentami. Przejdź do „ Moduły ” - „ Organizacja ” - „ Dokumenty ”.
W górnym module widzimy wszystkie dostępne dokumenty. Jeśli chcesz wyszukać konkretny rekord, możesz użyć filtrów.
Kolumny zawierają wiele przydatnych informacji. Na przykład dostępność dokumentu, jego istotność, rodzaj dokumentu, data i numer, kontrahent, dla którego ten dokument jest wystawiony, do jakiej daty dokument jest ważny. Możesz także dodać inne pola za pomocą przycisku „ Widoczność kolumny ”.
Stwórzmy nowy dokument. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu modułu i wybierz opcję „ Dodaj ”.
Pojawi się okno Dodaj nowy dokument.
Wyobraźmy sobie, że musimy złożyć wniosek o urlop od pracownika. Wybierz „ Widok dokumentu ”, klikając przycisk z trzema kropkami. Spowoduje to przejście do kolejnego modułu, w którym możemy wybrać wymagany typ dokumentu. Po dokonaniu wyboru naciśnij specjalny przycisk „ Wybierz ”, znajdujący się na dole listy. Możesz także po prostu dwukrotnie kliknąć żądaną linię.
Po dokonaniu wyboru program automatycznie powraca do poprzedniego okna. Teraz wypełnij pozostałe pola - numer dokumentu i żądanego kontrahenta. W razie potrzeby możesz również wypełnić blok „ Kontrola czasu ”.
Następnie naciśnij przycisk „ Zapisz ”:
W module pojawił się nowy wpis - nasz nowy dokument.
Teraz spójrzmy w dół i zobaczymy okno submodułów.
Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo każdemu z modułów podrzędnych.
Opcja „ Ruch ” pozwala na określenie ruchu dokumentu – do jakiego działu i komórki dotarł. Aby to zrobić, musisz dodać wpis za pomocą menu kontekstowego.
Dzisiejsza data zostanie uzupełniona automatycznie. W pozycji „ Kontrahent ” wskazane jest, kto dostarcza lub odbiera dokument. Możesz także określić ilość, na przykład jeśli wypożyczasz kilka egzemplarzy na raz. Bloki „ Wydanie/Przeniesienie ” i „ Przyjęcie/Przeniesienie ” odpowiadają za wydawanie i odbieranie dokumentu do działu. Odpowiednie pozycje w tabeli wskazują również, w którym dziale dokument został przyjęty iw której komórce został umieszczony. Zaznaczmy, że nasz dokument dotarł do „ Działa głównego ” w komórce „ #001 ” i wciskamy przycisk „ Zapisz ”.
Zaraz po tym zobaczymy, że zmienił się status naszego dokumentu. Dokument wszedł do komórki i jest już dostępny. Status zmieni się również, jeśli prześlesz elektroniczną kopię dokumentu do programu, ale o tym później.
Przyjrzyjmy się teraz drugiemu modułowi podrzędnemu - „ Lokalizacja ”:
Spowoduje to wyświetlenie lokalizacji fizycznej kopii dokumentu. W tym przypadku mamy jeden zaakceptowany egzemplarz i znajduje się on w komorze głównej, w celi nr 001. Jeśli wystawimy dokument kontrahentowi, wówczas status lokalizacji zmieni się i będzie na nią wskazywał. Danych do tej tabeli nie można wprowadzać ręcznie, pojawią się one tutaj automatycznie.
Przejdźmy do kolejnej zakładki „ Wersje elektroniczne i pliki ”:
Do tej tabeli możesz dodać wpis o wersji elektronicznej dokumentu. Odbywa się to za pomocą znanego już menu kontekstowego oraz przycisku „ Dodaj ”.
Wpisz informacje w wyświetlonej tabeli. Na przykład w „ Typ dokumentu ” może to być załącznik programu Excel lub format jpg lub pdf. Sam plik jest wskazany poniżej za pomocą przycisku pobierania. Możesz także określić łącze do jego lokalizacji na komputerze lub w sieci lokalnej.
Przejdźmy do zakładki „ Parametry ”.
W zakładce „ Parametry ” znajduje się lista fraz, które chcesz wprowadzić do programu, wówczas frazy te zostaną automatycznie umieszczone w szablonie w odpowiednich miejscach. Sama akcja jest wykonywana przez przycisk „ Wypełnij ” znajdujący się u góry.
Zakładka „ Autouzupełnianie ” pokazuje, które frazy zostały ostatnio wprowadzone przy użyciu powyższej czynności.
Zakładka „ Prace na dokumencie ” wyświetla listę planowanych i wykonanych prac na wybranym dokumencie. Możesz dodać nowe zadanie lub edytować istniejące zadanie za pomocą menu kontekstowego.
Załóżmy, że Twój pracownik zażądał pewnych pozycji od dostawcy, ale nie ma ich w magazynie. W takim przypadku pracownik tworzy prośbę o zakup niezbędnych rzeczy.
Przejdźmy do modułu „ Aplikacje ”.
Najpierw musisz utworzyć nowy wpis. W tym celu skorzystamy z akcji „ Utwórz zgłoszenie ”.
Również dane o wnioskodawcy i aktualna data zostaną do niego automatycznie podstawione.
Wybierz wpis, który się pojawi i przejdź do dolnego modułu podrzędnego „ Zawartość zamówienia ”.
Do listy został już dodany towar, którego ilość w magazynie jest mniejsza niż podane minimum. W razie potrzeby możesz zmienić tę listę według liczby i nazwy pozycji. Aby zmienić, użyj menu kontekstowego, klikając prawym przyciskiem myszy element i wybierz opcję „ Edytuj ”.
Aby dodać nowy wpis, wybierz opcję „ Dodaj ”.
Po dodaniu wszystkiego, czego potrzebujesz, wybierz zakładkę „ Praca na zlecenie ”.
Wszystkie zaplanowane i zakończone prace nad dokumentem zostaną tutaj przedstawione. Teraz jest pusty, bo prace nie zostały jeszcze wykonane. Podpisz bilet, klikając przycisk „ Akcje ” i wybierając „ Podpisz bilet ”.
Pojawił się pierwszy wpis, który ma status ' W toku '.
Widzimy też opis prac do wykonania, termin , wykonawcę i inne przydatne informacje. Dwukrotne kliknięcie tego wpisu spowoduje otwarcie okna edycji.
W oknie tym możesz zmienić powyższe pozycje, a także zaznaczyć wykonanie zadania, jednocześnie zapisując wynik , czy też zaznaczyć jego pilność . W przypadku jakichkolwiek błędów możesz zwrócić pracę nad aplikacją dla jednego z pracowników, aby np. dostawca zmienił listę towarów lub szukał niższych cen, co można wskazać w powodach.
Na przykład zakończmy tę pracę, zaznaczając pole wyboru „ Gotowe ” i wpisując „ Wynik ”, a następnie klikając przycisk „ Zapisz ”.
Teraz widzimy, że praca ta otrzymała status „ Ukończona ”.
Poniżej drugi wpis, który ma innego ' wykonawcę ' - reżysera. Otwórzmy to.
Ustawmy tę pracę ' wracamy do pracownika - Dostawcy. W „ powód zwrotu ” piszemy, że dokument ma np. błędne konto do wpłaty.
Zapiszmy ponownie nagranie.
Teraz widzimy, że dokument wrócił do Nabywcy, a status stanowiska Dyrektora to „ Zwrócone ”, a Zamówienia to „ W toku ”. Teraz, aby dokument wrócił do dyrektora, dostawca musi poprawić wszystkie błędy. Po przejściu przez wszystkie kroki dokument będzie wyglądał następująco:
Teraz możesz wygenerować fakturę do dostawcy. Odbywa się to za pomocą akcji „ Faktura dostawcy ”.
Status zamówienia zmieni się wówczas na „ Oczekiwanie na dostawę ”.
Po otrzymaniu zamówionych przedmiotów, mogą one zostać przekazane klientowi. W tym celu skorzystaj z akcji „ Wydaj towar ”.
Status zgłoszenia zmieni się ponownie, tym razem na „ Zrealizowane ”.
Sam wniosek można w razie potrzeby wydrukować za pomocą przycisku raportu.
Wydrukowana aplikacja wygląda następująco:
Zobacz poniżej inne przydatne tematy:
Uniwersalny system księgowy
2010 - 2024
Pobierz program z interaktywnym szkoleniem