Учет услуг перевода

Учет услуг перевода

Учет услуг перевода нужно вести в любой специализированной организации. Система учета услуг перевода часто формируется исторически. Учет переводческих услуг складывается обычно из личных записей администрации и специалистов. Эти записи могут вноситься как в простые таблицы, так и в общую автоматизированную систему — специально разработанную под потребности компании программу.

Многие компании считают, что внедрение подобной программы — дорогое удовольствие, которое не оправдает вложенных денег. Это действительно может быть так, если к автоматизации учета услуг подойти формально и неточно описать требуемые процессы и объекты учета. Например, переводческая организация предоставляет услуги устного и письменного перевода, как художественного, так и технического характера. Зачем тут сложные описания, скажут некоторые руководители — объектом учета будет заказ на переводческую услугу. И издадут приказ о том, чтобы каждый сотрудник самостоятельно фиксировал полученные задания и регулярно сдавал отчеты. Но задания разные и единицы исчисления тоже могут быть разными. Для устного перевода обычно используется время исполнения.

Система учета услуг перевода

Но один сотрудник будет фиксировать информацию в минутах, а другой в днях. В рассматриваемой нами компании два переводчика осуществляют и синхронный перевод и последовательный. Первый отдельно учитывает время синхронного, а отдельно последовательного перевода. А второй пошел по пути упрощения.

Он просто вносит время, затраченное на услуги синхронного перевода (более сложного) в двойном размере. Руководитель, получает их отчеты и не может понять, почему первый переводчик выполняет оба вида работ, а второй — только один, но при этом тратит очень много времени. Объем работы по письменному переводу можно считать в знаках (причем с пробелами, или без пробелов), а можно в листах. Поэтому первый сотрудник вносит в свою таблицу количество символов по каждому заказу и для различных видов (художественного и технического) заполняет разные поля. Второй же считает работу в листах и для технического текста использует коэффициент 1,5, то есть умножает фактическое количество листов на 1,5. В результате отчеты по исполнению письменных переводов не столько дают руководству достоверную информацию, сколько служат источником непонимания. Если к автоматизации учета переводческих услуг подходить формально, то можно оставить объекты учета, и тогда вместо пользы созданная система принесет вред.

Учет переводческих услуг

Еще одним моментом, на который необходимо обратить внимание, какие стадии работы с заказами следует фиксировать. На поверхности лежат три состояния: получен, в работе и передан клиенту. Однако здесь также кроются ловушки. «Получен» можно понимать как «достигнута устная договоренность» или как «подписан договор».

Понятно, что не все устные соглашения доходят до стадии подписания договора. В первом случае количество заказов будет больше, во втором меньше. «В работе» и «передан клиенту также можно понимать по-разному.

Важно, чтобы все люди, вносящие информацию в учетную систему, одинаково понимали что имеется в виду. Небрежность в отношении указанных моментов также может свести пользу от системы учета к нулю. Если же при разработке учетной системы компания тщательно подойдет к описанию всех деталей, проработает и добьется единства понимания всех единиц учета и состояний процесса, то польза от ее внедрения будет огромной. Только на упрощении заполнения таблиц можно сэкономить массу времени специалистов, которое будет потрачено непосредственно на осуществление переводов, оплаченных заказчиками. А использование своевременной и актуальной информации сделает управленческие решения более точными и выгодными.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)