Организация и управление работой на СТО

Организация работы на СТО требует учета и контроля над деятельностью работников, исполнением ими в срок ремонтных работ и их качеством, реализацией запчастей, взаимодействием с клиентами, оборудованием в мастерских, расходными материалами и пр. Управление работой на СТО требует регулярной информированности о текущем состоянии рабочих процессов, чтобы принять верные стратегические решения, и финансовой обеспеченности СТО в текущий момент. Организация работы СТО основывается на работе автоматизированной информационной системы, коей является программа автоматизации, предложенная для управления работой СТО компанией «Универсальная Система Учета». Управление работой СТО осуществляется тремя функциональными учетными блоками, составляющими структуру программы, при этом каждый из них несет ответственность за разные стадии организации такой работы и управление ими. Два из упомянутых блоков являются системными – Справочники и Отчеты, в первом из них задаются все настройки для организации процессов, а во втором сосредоточена готовая информация для управления ими, полученная и обработанная из третьего блока – «Модули», единственном, куда допущены пользователи программы для добавления своих рабочих данных. Организация работы подразумевает ведение клиентской базы для обеспечения бесперебойной работы СТО, которая имеет свои инструменты управления – множественная группировка с последовательным выделением более мелких подмножеств в одном множестве, поиск по одному известному параметру, фильтрация значений в один клик по ячейке с ним. Помимо этого, организация клиентской базы позволяет ввести классификацию клиентов по разным признакам для удобного управления отношениями с ними. Организация приема заявок на осуществление ремонта на СТО предусматривает и организацию удобного расписания, которое составлено максимально оптимально и наглядно. Все мастера имеют персональное окно с часами приема, против которых указывают записавшихся клиентов. При этом организация процессов предусматривает доступность расписания мастеру, чтобы он мог видеть своих заказчиков и ввести контроль времени по управлению стоящими перед ним задачами. Достаточно указать предполагаемое время выполнения одного заказа, как система будет регулярно напоминать о сроках готовности. Организация работы на СТО с помощью УСУ предусматривает ведение складского учета, поскольку при ремонте машин производится замена запчастей и используются расходные материалы. Организация такого учета требует формирования номенклатурного ряда СТО, который можно создать, применив при каждом новом поступлении специальную электронную форму для ручного ввода данных, ускоряющую работу, – окно товара, а можно использовать функцию импорта и перенести сведения о поступивших товарах из приходных электронных накладных. При этом перенос информации идет в автоматическом режиме и не требует управления со стороны. При реализации запасных частей, благодаря калькуляции всех рабочих процессов в блоке Справочники, они будут автоматически списываться со склада, равно как и расходные материалы, которые также учтены в калькуляции рабочих операций. Организация и ведение финансового учета, предусмотренные программой автоматизации, позволяют контролировать движение денежных средств и оперативно сообщать об остатках в кассе и банке. Организация статистического учета дает возможность эффективно планировать деятельность компании.