Учет в ломбарде, ведение учета

Учет в ломбарде можно автоматизировать, что приведет упорядочиванию целого ряда процедур, достаточно рутинных при их организации в ручном режиме. Ломбард работает с разными товарами, которые поступают под залог и требуют подробного описания в акте приема, включая изображение. Ведение учета ломбарда заключается в оформлении залоговой продукции, расчете суммы и контроле над ее возвратом. Из посетителей ломбарда программа автоматизации учета составляет клиентскую базу в виде CRM-системы, что уже определяет эффективный подход к работе с клиентами, так как они являются источником прибыли ломбарда. Клиенты в CRM-системе классифицированы по определенным признакам, что дает работникам ломбарда возможность вести работы в групповом формате. Каждый посетитель ломбарда имеет в автоматизированной системе свое «досье», где перечислены все его обращения в коммерческую организацию и его товары, сдаваемые им под залог. Поэтому при оформлении нового займа под старый залог программа для ведения учета автоматически заполнит акт приема, как только в окно займа – специальную электронную форму для регистрации сделки – будет добавлен клиент. Клиента, по требованию программы для ведения учета, следует вводить в форму не набором с клавиатуры, а из CRM-системы, в этом случае вместе с его ФИО в систему учета загружается его история отношений с ломбардом, в том числе и перечень залоговых товаров. Учет ломбарда, согласно общеустановленным нормам, требует обязательное наличие акта приема залогового имущества, который автоматически формируется программой по ведению учета после заполнения всех полей в окне займа. На основании этой информации автоматизированная система учета сама составляет очередной договор на выдачу займа, готовит все финансовые документы, в том числе залоговый билет и расходно-кассовый ордер. Учет для ломбарда должен предусматривать смену валютного курса, так как некоторые сделки могут быть оформлены в соотношении с ним, т.е. сумма займа может быть рассчитана в валюте, соответственно, любые курсовые колебания должны быть отражены в размере займа. Поэтому при изменении состояния валютного рынка программа по ведению учета автоматически рассылает клиентам с такими условиями уведомление об изменении суммы платежа, который производится в национальных деньгах. Ведение учета в ломбарде сопровождается регистрацией каждого займа через упомянутое выше окно, все они сохраняются в специально созданной папке, где со временем данные накапливаются, предоставляя интересную для анализа поведения просителей информацию. Все займы имеют собственный статус, который свидетельствует об их сегодняшнем состоянии – они могут быть как действующими, так и просроченными, при этом для визуального разграничения каждый статус имеет свой цвет. Программа по ведению учета при первом рабочем сеансе требует ввода исходной информации о самом ломбарде, сообразно которой будут настроены процедуры учета и расчета суммы залога, включая список собственных отделений и работников, имеющих доступ к программе по ведению учета, перечень продукции, принимаемой в качестве залога, и процентные ставки под каждую ее категорию. Залоги, как и сами клиенты, делятся по категориям, с учетом индивидуальных условий для расчета выдаваемой суммы. Благодаря автоматизированному ведению учета в ломбарде, устанавливается строгий контроль над сроками погашения платежей, условиями хранения залогов, финансовой отчетностью и доходностью ломбарда. Сам процесс ведения учета сводится к вводу работниками ломбарда первичных данных при заполнении учетных электронных форм и внесении своих рабочих данных в отчетные журналы.