Tổ chức công việc dịch vụ thông tin

Video tổ chức công việc dịch vụ thông tin

Video này bằng tiếng Anh. Nhưng bạn có thể thử bật phụ đề bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình.

Để mua chương trình, chỉ cần gọi điện hoặc viết thư cho chúng tôi. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ thống nhất với bạn về cấu hình phần mềm phù hợp, chuẩn bị hợp đồng và hóa đơn thanh toán.

Làm thế nào để mua chương trình?

Việc tổ chức hệ thống thông tin tại doanh nghiệp là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ công ty nào, có thể là công ty thương mại, cơ quan, công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ. Đối với bất kỳ tổ chức nào, giao tiếp và tư vấn khách hàng là quan trọng và thái độ mà người tiêu dùng tiềm năng sẽ đối mặt, khối lượng và chất lượng lời khuyên tham khảo mà anh ta sẽ nhận được, phần lớn sẽ phụ thuộc vào việc anh ta đặt hàng ở công ty này hay tìm kiếm một công ty đáng tin cậy hơn. bàn trợ giúp được cung cấp thông tin. Nếu nhân viên của bộ phận tiếp cận được luồng thông tin hoạt động, nếu họ có đầy đủ thông tin tham khảo thì họ sẽ có thể tư vấn cho khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Không có gì đáng buồn hơn một cuộc gọi của người tiêu dùng đến một tổ chức, nhân viên bộ phận trợ giúp của họ lảm nhảm rằng họ sẽ làm rõ chi phí, tìm hiểu xem sản phẩm có còn hàng hay không và chắc chắn sẽ gọi lại cho bạn. câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của khách hàng, bao gồm cả các đặc tính của sản phẩm mà họ đang tìm kiếm, là niềm mơ ước của mọi tổ chức. Làm thế nào để tổ chức công việc theo nguyên tắc này? Dịch vụ phải có khả năng xử lý các yêu cầu của khách hàng thông qua nhiều kênh. Một số người đưa ra yêu cầu với tổ chức qua điện thoại là thuận tiện, trong khi đối với những người khác thì cảm thấy dễ chịu hơn khi nhận được thông tin tham khảo trên Internet. Cần quan tâm đến khả năng làm việc với số lượng kênh thông tin tối đa để không bị mất hoặc bỏ lỡ một cuộc gọi nào. dịch vụ của nhà điều hành cho những khách hàng có câu hỏi khác với câu hỏi thông thường. Điều này cho phép tổ chức tiết kiệm đáng kể tiền, không phải mở rộng nhân viên của bộ phận trợ giúp và không phải chịu các chi phí liên quan. Người lao động cần có trong tay tất cả các thông tin cơ bản cần thiết - về giờ làm việc, về hàng hóa, dịch vụ, giá cả, chiết khấu, phương thức thanh toán, tính sẵn có của sản phẩm, thời gian giao hàng và thậm chí về đặc tính của hàng hóa. Không nhất thiết phải ép buộc dịch vụ ghi nhớ tất cả những điều này thuộc lòng. Họ sẽ được trợ giúp bằng cách tìm kiếm tức thì dữ liệu cần thiết bằng truy vấn tham chiếu trong cơ sở dữ liệu của tổ chức. Và đối với điều này, công ty phải tự động hóa các quy trình kinh doanh của mình, thực hiện một chương trình có khả năng duy trì hồ sơ hoạt động và cung cấp dữ liệu về bất kỳ nhóm yêu cầu nào - đối với một sản phẩm, đối với một nhóm hàng hóa tương tự, về chi phí, thời gian, tình trạng sẵn có hoặc không trong kho và các vấn đề khác. Với việc sử dụng phần mềm, sẽ dễ dàng tích hợp với các phương tiện truyền thông hiện đại để tổ chức có thể tận dụng tối đa tất cả các cơ hội giao tiếp. Phần mềm giúp kiểm soát công việc của từng bộ phận, bao gồm cả dịch vụ bàn giúp việc. Chương trình đảm bảo truy cập nhanh chóng bất kỳ thông tin - khuyến mãi, giá cả, giảm giá, điều kiện đặc biệt. Khách hàng sẽ có thể đăng ký một chuyến thăm cá nhân đến tổ chức, cũng như đặt hàng trực tiếp qua điện thoại hoặc qua Internet. Nếu các câu hỏi cực kỳ phức tạp, đòi hỏi một giải pháp cá nhân, tổ chức sẽ có thể nhanh chóng nêu ra. lịch sử các cuộc gọi của khách hàng này, mô tả công việc với anh ta và đã ở cấp nhà điều hành của khách hàng tham chiếu sẽ có thể nhận được câu trả lời đủ điều kiện. Nếu dịch vụ hoạt động theo cách này, nó sẽ có ảnh hưởng tốt nhất đến hình ảnh của tổ chức và thậm chí ảnh hưởng tích cực đến sự tăng trưởng doanh số bán hàng. Một trong những chương trình tốt nhất cho dịch vụ tham khảo đã được phát triển bởi USU Software. Với sự trợ giúp của nó, bất kỳ tổ chức nào cũng có thể dễ dàng tạo bộ phận giới thiệu của riêng mình mà không cần tốn tiền thuê bên ngoài. Công việc của dịch vụ tư vấn sẽ dựa trên việc truy cập trực tuyến liên tục vào thông tin hiện tại. USU Software tối ưu hóa toàn diện các hoạt động của tổ chức, bao gồm tất cả các lĩnh vực công việc của tổ chức với kế toán và kiểm soát. Dữ liệu từ bộ phận khách hàng, từ bộ phận kế toán, bộ phận tiếp thị, từ các kho hàng, sẽ chuyển theo thời gian thực vào một không gian chung, có thể được truy cập bởi một chuyên gia trong bộ phận trợ giúp. Một điểm cộng lớn là hiệu suất cao của Phần mềm USU, nhờ đó thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu của tổ chức có thể được thu thập theo đúng nghĩa đen chỉ trong vài giây, mà không khiến người liên hệ với bộ phận trợ giúp phải mòn mỏi chờ đợi khi xếp hàng, nghe những giai điệu đơn điệu. USU Software đăng ký từng yêu cầu, thực hiện công việc phân tích chủ đề của các kháng nghị, theo các truy vấn tham chiếu phổ biến nhất. Với sự trợ giúp của hệ thống, việc chuẩn bị các tài liệu và báo cáo được tự động hóa, giúp tăng tốc độ làm việc của nhân sự trong tổ chức. Với sự trợ giúp của phần mềm, công việc nhanh chóng với lượng thông tin lớn là hoàn toàn có thể. Bạn có thể tích hợp phần mềm với trang web, ghi lại và lưu các bản ghi âm các cuộc gọi đến dịch vụ tư vấn của tổ chức. bộ phận khách hàng của tổ chức, trong sản xuất. USU Software cung cấp các công cụ hữu ích cho công việc của từng chuyên gia. Đây được gọi là tối ưu hóa chung, những lợi ích mà ngay cả những nhà lãnh đạo hoài nghi cũng thường cảm nhận được trong thời gian ngắn nhất có thể. Hệ thống có tiềm năng phân tích mạnh mẽ sẽ hữu ích cho tổ chức, các công cụ lập kế hoạch, giám sát việc thực hiện kế hoạch. Nhờ đó, công việc hiệu quả hơn, mức chi phí sẽ giảm xuống. USU Software áp đặt một giao diện dễ dàng để giúp mỗi nhân viên của tổ chức dễ dàng bắt đầu làm việc trong hệ thống, ngay cả khi không có trải nghiệm người dùng phong phú. một tổ chức đánh giá khả năng của phần mềm một cách cá nhân. Làm việc trong phiên bản được cấp phép không yêu cầu trả phí hàng tháng, điều này tuy nhiên, hầu hết các chương trình tối ưu hóa doanh nghiệp không thể tự hào về nó. Chương trình hợp nhất các phòng ban, chi nhánh và bộ phận của tổ chức thành một mạng thông tin, trong đó các nhà tư vấn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cả cho một cửa hàng cụ thể và cho tất cả các chi nhánh trong một khu vực, thành phố, quốc gia. Trong công việc của mình, các chuyên gia trợ giúp phải có thể sử dụng khả năng truy cập vào bất kỳ nhóm thông tin nào bằng cách truy vấn nhanh theo ngữ cảnh. Dịch vụ cung cấp lời khuyên chính xác và chính xác về chủng loại, tính khả dụng, thời gian và thanh toán, điều kiện, chương trình khuyến mãi. Nếu câu hỏi của khách hàng yêu cầu một câu trả lời chuyên nghiệp, các chuyên gia của bộ phận tư vấn của tổ chức có thể dễ dàng kết nối họ với một chuyên gia chuyên ngành hoặc liên hệ với họ bằng hộp thoại phần mềm để liên lạc nhanh chóng. Việc tích hợp phần mềm với trang web của công ty giúp bao phủ tối đa lượng khách hàng. Nó sẽ trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận khi làm việc với các cuộc gọi và ứng dụng tham chiếu trên Internet, cũng như ở chế độ đa kênh qua điện thoại. Nhân viên dịch vụ dễ dàng trả lời các câu hỏi kỹ thuật phức tạp, vì tất cả thông tin này phải được nhập vào thư mục phần mềm và thẻ với các đặc tính kỹ thuật sẽ có sẵn cho từng sản phẩm. Hệ thống tạo thành cơ sở dữ liệu chi tiết về khách hàng của tổ chức. Nó cũng sẽ bao gồm những người đã yêu cầu lời khuyên. Phân tích lịch sử giao tiếp và giao dịch với từng khách hàng giúp công ty tìm ra cách tiếp cận phù hợp với từng cá nhân, xây dựng công việc tập trung vào nhu cầu và lợi ích của khách hàng. Việc thiết lập nhiệm vụ với thông báo sẽ không cho phép bạn quên bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào, tham khảo tư vấn, cung cấp hóa đơn cho khách hàng, về cuộc họp cá nhân và các nhiệm vụ khác. Mỗi dịch vụ của công ty chỉ nhận được lượng thông tin đó từ hệ thống , mà là do nó. Sự khác biệt này bảo vệ bí mật thương mại và dữ liệu cá nhân của khách hàng khỏi bị rò rỉ và sử dụng sai mục đích. Nhóm phát triển phần mềm của USU triển khai quản lý tài liệu điện tử hoàn toàn, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian thường xuyên, đồng thời cũng giúp công việc với khách hàng hiệu quả hơn và không có lỗi. Công ty phải có thể thực hiện gửi thư tham khảo, thông báo thông tin và quảng cáo trực tiếp từ chương trình kế toán, gửi thông báo cho khách hàng qua SMS, thông báo thoại tự động, cũng như thư bằng e-mail. Các hoạt động của tất cả các dịch vụ của tổ chức và cụ thể của từng nhân viên sẽ được người đứng đầu phân tích chi tiết. Chương trình này sẽ thu thập số liệu thống kê về các hoạt động của từng hoạt động, hiển thị tốt nhất và tự động tính toán khoản thanh toán cho công việc đã thực hiện. Sử dụng công cụ lập lịch tích hợp, sẽ dễ dàng phân phối các nhiệm vụ và mục tiêu, điều chỉnh các vấn đề sử dụng hiệu quả thời gian làm việc. Kiểm soát theo chương trình sẽ được thiết lập trong kho và trong tài chính của tổ chức. Người quản lý sẽ nhận được các báo cáo chi tiết về thu chi tiền mặt, công nợ, tồn kho và bộ phận trợ giúp sẽ có thể nhanh chóng xem được tình trạng còn hàng và bảng giá hiện tại. Người quản lý nhận được các báo cáo cập nhật tự động cho các dịch vụ riêng lẻ cũng như công việc và các chỉ số của toàn công ty. Một tổ chức phải có thể thực hiện công việc dựa trên thông tin tham khảo của khách hàng thường xuyên bằng cách sử dụng các ứng dụng di động được phát triển đặc biệt.