Organizacija dela informacijske službe

Video o organizaciji dela informacijske službe

Ta video je v angleščini. Lahko pa poskusite vklopiti podnapise v svojem maternem jeziku.

Za nakup programa nas pokličite ali nam pišite. Naši strokovnjaki se bodo z vami dogovorili o ustrezni konfiguraciji programske opreme, pripravili pogodbo in račun za plačilo.

Kako kupiti program?

Organizacija informacijskega sistema v podjetju je izredno pomembna za vsako podjetje, naj bo to trgovsko podjetje, agencija ali podjetje, ki deluje v storitvenem sektorju. Za vsako organizacijo so pomembne komunikacije in svetovanje strankam, od odnosa, ki ga bo imel potencialni potrošnik, do obsega in kakovosti referenčnega svetovanja bo v veliki meri odvisno, ali bo naročil v tem podjetju ali bo iskal zanesljivejše podjetje. Služba za pomoč je na voljo z informacijami. Če imajo zaposleni v oddelku dostop do operativnega pretoka informacij, če imajo vse referenčne informacije, bodo stranki lahko natančno in hitro svetovali. Nič ni bolj žalostnega kot poklic potrošnika v organizacijo, katere uslužbenec v zadregi brbota v zadregi, da bodo razjasnili stroške, ugotovili, ali je izdelek na zalogi, in vas bodo zagotovo poklicali nazaj. Storitev, ki je pripravljena takoj odgovori na vsa vprašanja strank, vključno z značilnostmi izdelka, ki ga iščejo, so sanje vsake organizacije. Kako organizirati delo po tem principu? Storitev mora biti sposobna obravnavati zahteve strank po več kanalih. Nekaterim je priročno, da organizacijo zaprosijo po telefonu, drugim pa je prijetnejše prejemanje referenčnih informacij po internetu. Vredno je skrbeti za možnost dela z največjim številom informacijskih kanalov, da ne bi izgubili ali zamudili niti enega klica. Sodobne storitve avtomatizirajo odgovore na pogoste zahteve, za to lahko nastavite samodejni informator in zapustite storitve operaterja za tiste stranke, katerih vprašanje se razlikuje od običajnega. To omogoča organizaciji, da znatno prihrani denar, ne razširi osebja službe za pomoč uporabnikom in ne povzroči s tem povezanih stroškov. Zaposleni bi morali imeti na voljo vse potrebne osnovne informacije - o delovnem času, o blagu, storitvah, cenah, popustih, načini plačila, razpoložljivost izdelkov, roki dobave in celo o tem, kakšne so lastnosti blaga. Ni treba siliti službe, da si vse to zapomni na pamet. Pomagati jim mora takojšnje iskanje potrebnih podatkov po referenčnih poizvedbah v zbirkah podatkov organizacije. In za to mora podjetje avtomatizirati svoje poslovne procese, izvajati program, ki lahko vodi operativne evidence in zagotavlja podatke o vseh skupinah zahtev - za izdelek, za skupino podobnega blaga, za stroške, čas, razpoložljivost ali odsotnost na zalogi in druga vprašanja. Z uporabo programske opreme se bo enostavno integrirati s sodobno komunikacijo, tako da bo organizacija kar najbolje izkoristila vse komunikacijske priložnosti. Programska oprema pomaga nadzirati delo vsakega oddelka, vključno s službo za pomoč uporabnikom. Program zagotavlja hiter dostop do vseh informacij - promocij, cen, popustov, posebnih pogojev. Stranka mora imeti možnost, da se prijavi na osebni obisk v organizaciji in odda naročilo neposredno po telefonu ali prek interneta. Če so vprašanja izjemno zapletena in zahtevajo individualno rešitev, mora organizacija imeti možnost, da zgodovina klicev te stranke, opis dela z njim in že na ravni operaterja referenčne stranke bo lahko prejel kvalificirane odgovore. Če bo storitev delovala na ta način, bo najbolje vplivala na podobo organizacije in celo pozitivno vplivala na rast prodaje. Enega najboljših programov za referenčne storitve je razvila programska oprema USU. S svojo pomočjo lahko katera koli organizacija zlahka ustvari svoj oddelek za napotitve, ne da bi za to porabila denar za zunanje izvajanje naročnin. Delo svetovalne službe bo temeljilo na stalnem spletnem dostopu do aktualnih informacij. Programska oprema USU izčrpno optimizira dejavnosti organizacije in z računovodstvom in nadzorom pokriva vsa področja njenega dela. Podatki iz oddelka za stranke, iz računovodstva, oddelka za trženje in iz skladišč se bodo sproti pretakali v skupni prostor, do katerega lahko dostopa strokovnjak v službi za pomoč. Velik plus je visoka zmogljivost programske opreme USU, zahvaljujoč kateri je mogoče dobiti potrebne informacije iz zbirk podatkov organizacije dobesedno v nekaj sekundah, ne da bi oseba, ki je stopila v stik s službo za pomoč, med čakanjem v vrsti oslabela in poslušala monotone melodije. USU Software registrira vsako zahtevo in opravi analizo predmeta pritožbe v skladu z najpogostejšimi referenčnimi poizvedbami. S pomočjo sistema je avtomatizirana priprava dokumentov in poročil, kar poveča hitrost dela osebja organizacije. S pomočjo programske opreme je možno hitro delo z velikimi količinami informacij. Programsko opremo lahko integrirate s spletnim mestom, posnamete in shranite zvočne posnetke klicev v svetovalno službo organizacije. Sistem je nepogrešljiv asistent za različne strokovnjake - v skladišču in v oddelku za oskrbo, v logistiki in trženju, v naročniški oddelek organizacije, v proizvodnji. Programska oprema USU ponuja orodja, uporabna za delo vsakega strokovnjaka. Temu pravimo splošna optimizacija, katere koristi tudi skeptični voditelji običajno začutijo v najkrajšem možnem času. Sistem ima močan analitični potencial, ki bo koristen za organizacijo, orodja za načrtovanje in spremljanje izvajanja načrtovanega. Zahvaljujoč temu je delo bolj učinkovito, raven stroškov se bo zmanjšala. Programska oprema USU nalaga enostaven vmesnik, s katerim lahko vsak zaposleni v organizaciji olajša začetek dela v sistemu, tudi brez bogate uporabniške izkušnje. Razvijalci nudijo možnost prejema predstavitve na daljavo, prenosa brezplačne predstavitvene različice, ki bo organizacija osebno oceni zmogljivosti programske opreme. Delo v licenčni različici ne zahteva mesečne naročnine, s čimer se žal ne more pohvaliti večina programov za optimizacijo poslovanja. Program združuje različne oddelke, podružnice in oddelke organizacije v eno informacijsko mrežo, v kateri lahko svetovalci zlahka najdejo informacije tako za določeno trgovino kot za vse podružnice v regiji, mestu, državi. Pri svojem delu bi morali strokovnjaki za pomoč uporabiti možnost dostopa do vseh informacijskih skupin s hitro kontekstualno poizvedbo. Storitev zagotavlja natančne in pravilne nasvete o izboru, razpoložljivosti, času in plačilu, pogojih, promocijah. Če naročnikovo vprašanje zahteva strokovni odgovor, ga lahko strokovnjaki svetovalnega oddelka organizacije zlahka povežejo s specializiranim strokovnjakom ali pa se sami obrnejo nanj s pomočjo programskega pogovornega okna za hitro komunikacijo. Integracija programske opreme s spletnim mestom podjetja pomaga pri pokrivanju največjega števila kupcev. Delo z referenčnimi klici in aplikacijami v internetu in v večkanalnem načinu po telefonu bo postalo enostavno in dostopno. Zaposleni v servisu zlahka odgovorijo na zapletena tehnična vprašanja, saj je treba vse te podatke vnesti v imenike programske opreme in na kartico. s tehničnimi značilnostmi bo na voljo za vsak izdelek. Sistem tvori podrobno bazo podatkov o strankah organizacije. Vključeval bo tudi tiste, ki so prosili za nasvet. Analiza zgodovine komunikacije in transakcij z vsako stranko pomaga podjetju najti pravi individualni pristop k vsaki, zgraditi delo s poudarkom na potrebah in interesih strank. Če nastavite naloge z obvestili, ne boste pozabili na nobeno pomembno nalogo, referenčno svetovanje, posredovanje računa stranki, osebni sestanek in druge zadolžitve. Vsaka služba podjetja prejme iz sistema samo toliko informacij , ki je zaradi tega. To razlikovanje ščiti poslovne skrivnosti in osebne podatke strank pred uhajanjem in zlorabo. Skupina za razvoj programske opreme USU izvaja popolnoma elektronsko upravljanje dokumentov, s čimer prihrani veliko časa pri rutini, delo s strankami pa omogoča bolj učinkovito in brez napak. Podjetje bi moralo imeti možnost pošiljanja referenčnih sporočil, informativnih in oglaševalskih obvestil neposredno iz računovodskega programa, pošiljanje obvestil strankam prek sporočil SMS, samodejnih glasovnih obvestil in pisem po elektronski pošti. Dejavnosti vseh služb organizacije in zlasti vsakega zaposlenega bodo na voljo za podrobno analizo vodje. Ta program bo zbiral statistične podatke o dejavnostih vsakega, prikazal najboljše in samodejno izračunal plačilo za opravljeno delo. Z uporabo vgrajenega razporejevalnika bo enostavno razdeliti naloge in cilje, urediti vprašanja učinkovite rabe delovnega časa. Programski nadzor bo vzpostavljen v skladišču in v financah organizacije. Upravitelj bi moral prejeti podrobna poročila o denarnih prejemkih, odhodkih, dolgovih, zalogah, služba za pomoč pa bo lahko hitro videla razpoložljivost blaga in trenutne cenike. Vodja prejema samodejna ažurna poročila tako za posamezne storitve kot za delo in kazalnike celotnega podjetja. Organizacija bi morala biti sposobna izvajati delo na referenčnih informacijah rednih strank, tudi z uporabo posebej razvitih mobilnih aplikacij.