USU  ››  کاروباری آٹومیشن کے لیے پروگرام  ››   ››   ›› 

ایکسل سے درآمد کریں۔

یہ خصوصیات صرف معیاری اور پیشہ ورانہ پروگرام کی ترتیب میں دستیاب ہیں۔

ڈیٹا امپورٹ ونڈو کھولیں۔

ہم ابتدائی بیلنس کے ساتھ پروڈکٹ رینج کو لوڈ کرنے کی ایک مثال پر غور کریں گے۔

ڈائریکٹری کھول رہا ہے۔ "نام" ایک نئی XLSX MS Excel فائل سے پروگرام میں ڈیٹا درآمد کرنے کا طریقہ دیکھنے کے لیے۔

ونڈو کے اوپری حصے میں، سیاق و سباق کے مینو کو کال کرنے کے لیے دائیں کلک کریں اور کمانڈ کو منتخب کریں۔ "درآمد کریں۔" .

ڈیٹا امپورٹ کے لیے ایک موڈل ونڈو ظاہر ہوگی۔

براہ کرم پڑھیں کہ آپ متوازی طور پر ہدایات کو کیوں نہیں پڑھ سکیں گے اور ظاہر ہونے والی ونڈو میں کام کیوں نہیں کر پائیں گے۔

مطلوبہ فائل فارمیٹ کا انتخاب

ایک نیا نمونہ XLSX فائل درآمد کرنے کے لیے، ' MS Excel 2007 ' اختیار کو فعال کریں۔

فائل ٹیمپلیٹ درآمد کریں۔

براہ کرم نوٹ کریں کہ ہم ابتدائی بیلنس کے ساتھ آئٹم کو لوڈ کرنے کے لیے جس فائل کو درآمد کریں گے، اس میں ایسی فیلڈز ہونی چاہئیں۔ پہلے ایکسل فائل کو مطلوبہ فارم پر لائیں۔

سبز سرخیوں والے کالم لازمی ہونے چاہئیں - یہ پروڈکٹ کی حد کے بارے میں اہم معلومات ہے۔ اور اگر آپ چاہتے ہیں کہ قیمت کی فہرست اور پروڈکٹ بیلنس کو اضافی طور پر پُر کیا جائے تو آپ درآمد شدہ فائل میں نیلے ہیڈر والے کالم شامل کر سکتے ہیں۔

فائل کا انتخاب

پھر ایک فائل منتخب کریں۔ منتخب فائل کا نام ان پٹ فیلڈ میں درج کیا جائے گا۔

اب یقینی بنائیں کہ منتخب فائل آپ کے ایکسل پروگرام میں نہیں کھلی ہے۔

' اگلا ' بٹن پر کلک کریں۔

ایکسل فائل کے کالم کے ساتھ پروگرام فیلڈ کا کنکشن

اس کے بعد، مخصوص ایکسل فائل ڈائیلاگ باکس کے دائیں حصے میں کھل جائے گی۔ اور بائیں جانب ' USU ' پروگرام کے فیلڈز درج ہوں گے۔ نیچے سکرول کریں. ہمیں ان فیلڈز کی ضرورت ہوگی جن کے نام ' IMP_ ' سے شروع ہوں۔ وہ ڈیٹا کی درآمد کے لیے بنائے گئے ہیں۔

اب ہمیں یہ دکھانے کی ضرورت ہے کہ یو ایس یو پروگرام کے کس فیلڈ میں ایکسل فائل کے ہر کالم سے معلومات درآمد کی جائیں گی۔

1. پہلے بائیں جانب ' IMP_NAME ' فیلڈ پر کلک کریں۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں پروڈکٹ کا نام محفوظ کیا جاتا ہے۔

2. مزید ہم کالم ' C ' کے کسی بھی مقام پر دائیں طرف کلک کرتے ہیں۔ امپورٹڈ فائل کے اس کالم میں سامان کے نام درج ہیں۔

3. پھر ایک کنکشن بنتا ہے۔ ' [Sheet1]C ' فیلڈ کے نام ' IMP_NAME ' کے بائیں جانب ظاہر ہوگا۔ اس کا مطلب ہے کہ معلومات ایکسل فائل کے ' C ' کالم سے اس فیلڈ میں اپ لوڈ کی جائیں گی۔

تمام شعبوں کا رشتہ

اسی اصول کے مطابق، ہم ' USU ' پروگرام کے دیگر تمام شعبوں کو، ' IMP_ ' سے شروع کرتے ہوئے، ایکسل فائل کے کالموں کے ساتھ جوڑتے ہیں۔ اگر آپ بچا ہوا پروڈکٹ لائن درآمد کر رہے ہیں، تو نتیجہ اس طرح نظر آنا چاہیے۔

اب آئیے معلوم کریں کہ درآمد کے لیے ہر فیلڈ کا کیا مطلب ہے۔

• IMP_BARCODE - بارکوڈ۔

• IMP_CAT - زمرہ۔

• IMP_SUBCAT - ذیلی زمرہ۔

• IMP_NAME - پروڈکٹ کا نام۔

• IMP_SKLAD - گودام۔

• IMP_AMOUNT - سامان کی وہ مقدار جو فی الحال مخصوص گودام میں دستیاب ہے۔

• IMP_UNITS - پیمائش کی اکائیاں۔

• IMP_PRICE_POKUP - خریداری کی قیمت۔

• IMP_PRICE_SALE - فروخت کی قیمت۔

کن لائنوں کو چھوڑنا چاہئے؟

اسی ونڈو میں نوٹ کریں کہ درآمد کے عمل کے دوران آپ کو ایک لائن چھوڑنے کی ضرورت ہے، کیونکہ ایکسل فائل کی پہلی لائن میں ڈیٹا نہیں ہوتا ہے، لیکن فیلڈ ہیڈرز ہوتے ہیں۔

' اگلا ' بٹن پر کلک کریں۔

امپورٹ ڈائیلاگ میں دیگر اقدامات

' مرحلہ 2 ' ظاہر ہوگا، جس میں ڈیٹا کی مختلف اقسام کے لیے فارمیٹس ترتیب دیے گئے ہیں۔ عام طور پر یہاں کچھ بھی تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔

' اگلا ' بٹن پر کلک کریں۔

' مرحلہ 3 ' ظاہر ہوگا۔ اس میں، ہمیں تمام ' چیک بکس ' سیٹ کرنے کی ضرورت ہے، جیسا کہ تصویر میں دکھایا گیا ہے۔

امپورٹ پیش سیٹ کو محفوظ کریں۔

اگر ہم کوئی ایسی درآمد ترتیب دے رہے ہیں جسے ہم وقتاً فوقتاً کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، تو بہتر ہے کہ تمام ترتیبات کو ایک خصوصی سیٹنگ فائل میں محفوظ کر لیا جائے تاکہ انہیں ہر بار سیٹ نہ کیا جائے۔

اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ آپ پہلی بار کامیاب ہوں گے تو درآمد کی ترتیبات کو محفوظ کرنے کی بھی سفارش کی جاتی ہے۔

بٹن ' سانچہ محفوظ کریں ' کو دبائیں.

ہم درآمد کی ترتیبات کے لیے فائل کا نام لے کر آتے ہیں۔ بہتر ہے کہ اسے اسی جگہ محفوظ کر لیا جائے جہاں ڈیٹا فائل موجود ہے، تاکہ سب کچھ ایک جگہ ہو۔

درآمد کا عمل شروع کریں۔

جب آپ امپورٹ کے لیے تمام سیٹنگز بتا دیتے ہیں، تو ہم ' رن ' بٹن پر کلک کر کے خود درآمد کا عمل شروع کر سکتے ہیں۔

خامیوں کے ساتھ نتیجہ درآمد کریں۔

پھانسی کے بعد، آپ نتیجہ دیکھ سکتے ہیں. پروگرام شمار کرے گا کہ پروگرام میں کتنی لائنیں شامل کی گئیں اور کتنی میں خرابی پیدا ہوئی۔

ایک درآمدی لاگ بھی ہے۔ اگر عمل درآمد کے دوران غلطیاں ہوتی ہیں، تو ان سب کو لاگ میں ایکسل فائل کی لائن کے اشارے کے ساتھ بیان کیا جائے گا۔

غلطی کی درستگی

لاگ میں موجود غلطیوں کی تفصیل تکنیکی ہے، اس لیے انہیں ' USU ' پروگرامرز کو دکھانے کی ضرورت ہوگی تاکہ وہ ٹھیک کرنے میں مدد کریں۔ رابطے کی تفصیلات usu.kz ویب سائٹ پر درج ہیں۔

امپورٹ ڈائیلاگ کو بند کرنے کے لیے ' منسوخ کریں' بٹن پر کلک کریں۔

ہم سوال کا جواب اثبات میں دیتے ہیں۔

اگر تمام ریکارڈز غلطی کا شکار نہیں ہوئے ہیں، اور کچھ شامل کیے گئے ہیں، تو دوبارہ درآمد کرنے کی کوشش کرنے سے پہلے، آپ کو مستقبل میں ڈپلیکیٹس کو خارج کرنے کے لیے شامل کردہ ریکارڈز کو منتخب اور حذف کرنے کی ضرورت ہوگی۔

دوبارہ درآمد کرنے کی کوشش کرتے وقت پری سیٹ لوڈ کریں۔

اگر ہم ڈیٹا کو دوبارہ درآمد کرنے کی کوشش کرتے ہیں، تو ہم دوبارہ درآمدی ڈائیلاگ کو کال کرتے ہیں۔ لیکن اس بار اس میں ہم ' لوڈ ٹیمپلیٹ ' کا بٹن دبائیں گے۔

درآمد کی ترتیبات کے ساتھ پہلے سے محفوظ کردہ فائل کو منتخب کریں۔

اس کے بعد ڈائیلاگ باکس میں ہر چیز بالکل اسی طرح بھر جائے گی جس طرح پہلے تھی۔ کسی اور چیز کو ترتیب دینے کی ضرورت نہیں ہے! فائل کا نام، فائل فارمیٹ، ایکسل ٹیبل کے فیلڈز اور کالمز کے درمیان لنکس اور باقی سب کچھ بھر جاتا ہے۔

' اگلا ' بٹن کے ساتھ، آپ ڈائیلاگ کے اگلے مراحل سے گزر سکتے ہیں تاکہ اوپر کی بات کو یقینی بنایا جا سکے۔ یا فوراً ' رن ' بٹن کو دبائیں۔

غلطیوں کے بغیر نتیجہ درآمد کریں۔

اگر تمام غلطیوں کو درست کر دیا گیا ہے، تو ڈیٹا امپورٹ ایگزیکیوشن لاگ اس طرح نظر آئے گا۔

انوائس کی ساخت درآمد کریں۔

اگر کوئی سپلائر آپ کو خریدی ہوئی اشیا کے لیے الیکٹرانک شکل میں مسلسل ایک رسید بھیجتا ہے، تو آپ اسے دستی طور پر داخل نہیں کر سکتے، لیکن آسانی سے درآمد

دیگر مددگار عنوانات کے لیے ذیل میں دیکھیں:

• پروگرام میں ڈیٹا درآمد کرنا
• انوائس کی درآمد
• شروع تک

• انٹرایکٹو ٹریننگ کے ساتھ پروگرام ڈاؤن لوڈ کریں۔