USU  ››  Программы для автоматизации бизнеса  ››  Программа для торговли  ››  Инструкция к программе для торговли  ›› 

Импорт из Excel

Эти возможности есть только в конфигурациях программы Standard и Professional.

Открыть окно импорта данных

Импорт из Excel - это самый популярный формат файлов для импорта. Мы будем рассматривать пример загрузки номенклатуры товара вместе с первоначальными остатками.

Открываем справочник "номенклатуры", чтобы посмотреть, как импортировать данные в программу из файла MS Excel нового образца XLSX.

В верхней части окна правой кнопкой мышки вызываем контекстное меню и выбираем команду "Импорт".

Появится модальное окно для импорта данных.

Прочитайте, пожалуйста, почему далее вы не сможете параллельно читать инструкцию и работать в том окне, которое появится.

Выбор нужного формата файлов

Чтобы импортировать файл нового образца XLSX, включите опцию "MS Excel 2007".

Шаблон импортируемого файла

Обратите внимание, что в файле, который мы будем импортировать для загрузки номенклатуры с первоначальными остатками, должны быть вот такие поля. Предварительно приведите Excel-файл к требуемому виду.

Колонки с зелеными заголовками должны быть обязательно - это основная информация о номенклатуре товара. А колонки синими заголовками можете включить в импортируемый файл, если хотите, чтобы дополнительно заполнился прайс-лист и остатки товара.

Выбор файла

Затем выберите файл. Имя выбранного файла будет вписано в поле ввода.

Теперь убедитесь, что выбранный файл у вас не открыт в программе Excel.

Нажмите кнопку "Далее".

Связь поля программы с колонкой excel-файла

После чего указанный эксель-файл откроется в правой части диалогового окна. А в левой части будут перечислены поля программы "УСУ". Прокрутите их вниз. Нам нужны будут поля, у которых имена начинаются на "IMP_". Именно они предназначены для импорта данных.

Нам требуется сейчас показать, в какое поле программы "УСУ" будет импортироваться информация из каждой колонки Excel-файла.

1. Сначала щелкаем слева на поле "IMP_NAME". Здесь хранится название товара.

2. Далее щелкаем справа в любом месте колонки "C". Именно в этой колонке импортируемого файла перечислены наименования товаров.

3. После чего образуется связь. Слева возле имени поля "IMP_NAME" появится надпись "[Лист1]C". Это значит, что в данное поле информация будет закачиваться именно из колонки "C" эксель-файла.

Связь всех полей

По такому же принципу связываем все остальные поля программы "УСУ", начинающиеся на "IMP_", с колонками excel-файла. Если вы импортируете номенклатуру товара вместе с остатками, результат должен получиться такой.

Теперь разберемся, что означает каждое поле для импорта.

• IMP_BARCODE - штрих-код.

• IMP_CAT - категория.

• IMP_SUBCAT - подкатегория.

• IMP_NAME - наименование товара.

• IMP_SKLAD - склад.

• IMP_AMOUNT - количество товара, которое сейчас есть в наличии на указанном складе.

• IMP_UNITS - единицы измерения.

• IMP_PRICE_POKUP - закупочная цена.

• IMP_PRICE_SALE - продажная цена.

Какие строки нужно пропускать?

Отметьте в этом же окне, что в процессе импорта нужно пропустить одну строку, так как в первой строке excel-файла у нас содержатся не данные, а заголовки полей.

Нажмите кнопку "Далее".

Другие этапы диалога импорта

Появится "Шаг 2", в котором настраиваются форматы для разных типов данных. Здесь ничего менять обычно не требуется.

Нажмите кнопку "Далее".

Появится "Шаг 3". В нем нам нужно выставить все "флажки", как это показано на рисунке.

Сохранить шаблон настроек импорта

Если мы настраиваем импорт, который планируем делать периодически, то все настройки лучше сохранить в специальный файл настроек, дабы не выставлять их каждый раз.

Также рекомендуется сохранить настройки импорта, если вы не уверены, что у вас все получится с первого раза.

Нажимаем кнопку "Сохранить шаблон".

Придумываем имя файла для настроек импорта. Сохранить лучше туда же, где расположен файл с данными, чтобы все было в одном месте.

Начать процесс импорта

Когда все настройки для импорта вы задали, можем начать сам процесс импорта, нажав на кнопку "Выполнить".

Результат импорта с ошибками

После выполнения можно посмотреть на результат. Программа подсчитает, сколько строк было добавлено в программу, а сколько вызвали ошибку.

Еще появляется журнал импорта. Если в процессе выполнения возникли ошибки, то в журнале они все будут описаны с указанием строки excel-файла.

Исправление ошибок

Описание ошибок в журнале техническое, поэтому их нужно будет показать программистам "УСУ", чтобы они помогли с исправлением. Контактные данные указаны на сайте usu.kz.

Нажимаем кнопку "Отмена", чтобы закрыть диалог импорта.

На появляющийся вопрос отвечаем утвердительно.

Если не все записи выпали в ошибку, а некоторые были добавлены, тогда перед повторной попыткой импорта потребуется добавленные записи все выделить и удалить, чтобы исключить в будущем дубликаты.

Загрузить шаблон настроек при повторной попытке импорта

Если мы пытаемся повторно выполнить импорт данных, снова вызываем диалоговое окно для импорта. Но на этот раз в нем нажимаем кнопку "Загрузить шаблон".

Выбираем ранее сохраненный файл с настройками импорта.

После этого в диалоговом окне у нас заполнится все точно также, как было ранее. Ничего больше настраивать уже не потребуется! Имя файла, формат файла, связи полей с колонками excel-таблицы и все остальное становится заполненным.

Посредством кнопки "Далее" можете пройти по следующим этапам диалога, чтобы просто убедиться в вышесказанном. Либо сразу нажимайте кнопку "Выполнить".

Результат импорта без ошибок

Если все ошибки были исправлены, то журнал выполнения импорта данных будет выглядеть вот так.

Импортировать состав накладной

Если какой-то поставщик постоянно высылает вам накладную на приобретаемый товар в электронном виде, ее можно не вносить вручную, а легко импортировать.

Далее посмотрите, пожалуйста, другие полезные темы:

• Импорт данных в программу
• Импорт накладной
• В начало

• Скачать программу с интерактивным обучением