USU ›› Programma's voor bedrijfsautomatisering ›› Programma voor kliniek ›› Instructies voor het medische programma ››

Telefoonboekhouding

Deze functies moeten apart worden besteld.

Boekhouding voor telefoongesprekken is belangrijk voor elk bedrijf. Om de manager te laten zien of er vandaag uitgaande telefoontjes zijn gepleegd of dat operators inkomende oproepen van klanten hebben ontvangen, volstaat het om een speciale module in te voeren. Het kan bijvoorbeeld ' Telefoon ' heten.

Het gegevenszoekformulier wordt geopend, waarmee u telefoongesprekken voor de gewenste periode kunt weergeven.

Menu. Zoekopties voor telefoongesprekken

Daarna verschijnt er direct een lijst met inkomende en uitgaande oproepen voor een bepaalde dag.

Hoe weet je of de oproep van een klant is beantwoord?

In de kolom ' Status ' wordt weergegeven of het gesprek met de cliënt heeft plaatsgevonden. Voor de duidelijkheid verschillen de lijnen in kleur, afhankelijk van de status van het telefoongesprek. En ook heb je een unieke mogelijkheid om visuele afbeeldingen toe te wijzen . Het spijt ons u te moeten meedelen dat niet alle automatische telefooncentrales informatie kunnen doorgeven of de oproep heeft plaatsgevonden.
Facturering programma
De klantoproeprecorder bevat basisinformatie over de datum en tijd van een oproep. Aparte kolommen ' Datum van de oproep ' en ' Tijd van de oproep ' spelen een belangrijke rol, waardoor het erg handig is om de gegevens te filteren en te sorteren . En ook de boekhouding van factureringsklanten stelt u in staat om informatie op datum te groeperen om visueel de oproepen te zien die op een specifieke dag zijn gemaakt.
Accounting voor inkomende gesprekken en uitgaande gesprekken
Het veld ' Richting ' geeft aan of we gebeld hebben of gebeld zijn. Als de oproep ' inkomend ' is, betekent dit dat we een oproep van een klant hebben ontvangen.
Als ' verantwoording van inkomende oproepen ' belangrijker voor je is, kun je, zoals in ons voorbeeld hierboven, dergelijke oproepen markeren met een heldere afbeelding zodat ze opvallen in de algemene lijst. En ' boekhouding voor inkomende oproepen ' is echt belangrijker. Uitgaande gesprekken zijn immers meestal ' werk met ongevraagde oproepen ', waar de klant niet in geïnteresseerd is. Daarom houden ' cold calling records ' weinig kans op een verkoop. En wanneer een klant zelf uw organisatie belt, is dat al een teken van interesse. Als je inkomende oproepen verkeerd beantwoordt, kun je geld verliezen dat 'bijna van jou' is.
Hoe kom ik erachter vanaf welk nummer ze gebeld hebben?
Vervolgens wordt weergegeven ' Welk nummer heeft gebeld ' en ' Welk nummer heeft gebeld '. Als de oproep ' inkomend ' is, dan wordt het nummer van de klant getoond in het veld ' Welk telefoonnummer '. Als het gesprek ' uitgaand ' is, dan staat het telefoonnummer van de klant in het veld ' Welk nummer is er gebeld '.
Om ervoor te zorgen dat de automatische telefooncentrale het nummer van de bellende cliënt kan bepalen, moet u de dienst ' CallerID ' geactiveerd hebben. Betekent ' beller-ID '. Deze dienst is aangesloten door een telefoonaanbieder. Aan wie u betaalt voor een telefoonnummer, die organisatie dient gevraagd te worden naar deze functie. In de volksmond wordt het ook wel ' caller-ID ' genoemd.
Welke medewerker heeft de oproep beantwoord?
Bij het automatiseren van de boekhouding van oproepen naar klanten, kunt u elk klein ding controleren. Bij inkomende oproepen speelt bijvoorbeeld nog steeds een rol welke medewerker de oproep heeft beantwoord. Hiervoor krijgt elke medewerker een ' Toestelnummer ' toegewezen. Het wordt ook weergegeven in een aparte kolom.
Met moderne PBX'en kunt u verschillende scenario's gebruiken die bepalen welke medewerker inkomende oproepen ontvangt. En als deze medewerker om de een of andere reden niet opneemt, wordt de oproep aan andere medewerkers gericht.
Sluit dure gesprekken uit
Hoe lang u al aan de telefoon bent, ziet u in de kolom ' Gespreksduur '. Dit is vooral belangrijk als het gesprek betalend is.
En als het gesprek niet alleen betaald, maar ook duur is, dan zet het slimme programma ' USU ' in de kolom ' Te lang ' een speciaal vinkje. Naast het visueel vormgeven van onaanvaardbaar lange gesprekken, kan onze software ook een notificatie voor de reviewer creëren .
Automatische klantregistratie bij inkomende oproep
ATS houdt geen gegevens bij van klanten. Dit is wat ons moderne programma doet. ' Universal Accounting System ' kan het werk van het personeel van het bedrijf enorm vergemakkelijken. Als u bijvoorbeeld belt vanaf een client die nog niet in de database staat, zal het programma deze zelf kunnen registreren. De naam van de geregistreerde klant wordt weergegeven in de gelijknamige kolom ' Klant '.
Elke persoon in uw uniforme klantendatabase kan een status krijgen die aangeeft of dit een potentiële klant is of al gebruik maakt van uw diensten, of het een problematische klant is of juist een zeer belangrijke klant. Bij het registreren van oproepen kan de status van de klant worden weergegeven in een aparte kolom ' Klanttype '.
Programma voor het opnemen van gesprekken en verder luisteren
En het programma kan ook een gesprek opnemen en later laten beluisteren om de kwaliteit van het werk van operators en managers te controleren. Als het gesprek is gedownload voor de mogelijkheid om verder te luisteren, wordt het speciale veld ' Downloaded the conversation ' aangevinkt.