USU
››
Programmas biznesa automatizācijai
››
Klīnikas programma
››
Norādījumi medicīnas programmai
››
Šīs funkcijas ir jāpasūta atsevišķi.
Programmai ' Universālā grāmatvedības sistēma ' var pasūtīt elektronisko dokumentu pārvaldības moduli. Elektroniskā dokumentu pārvaldība ļauj paātrināt un vienkāršot darbu ar dokumentiem jūsu organizācijā. Vadītājs un atbildīgās personas uzreiz redzēs visu nepieciešamo informāciju uz jebkuriem dokumentiem.
Mēs piedāvājam divas darbplūsmas konfigurācijas. Pirmais ir dokumentu kārtošana. Tas vienlaikus var izsekot daudzām dažādām iespējām. Piemēram, atsauces uz personālu un līgumu atbilstība darījuma partneriem.
Ir arī piegādes konts. To izmanto preču iegādei un ļauj paātrināt visu pirkuma pieprasījumu apstiprināšanas procesu.
Abos gadījumos dokumentiem būs jāiet cauri dažādiem organizācijas darbiniekiem . Pasūtījums un paši darbinieki tiek aizpildīti īpašā direktorijā " Procesi ".
Atvērsim šo rokasgrāmatu. Augšējā modulī varat redzēt biznesa procesa nosaukumu, bet zemāk - posmus, kas šim biznesa procesam ir jāiziet.
Šajā piemērā redzams, ka ' pirkuma pieprasījumu ' parakstīs darbinieks, pēc tam tas pāries uz vadītāja un direktora parakstu. Mūsu gadījumā tā ir viena un tā pati persona. Pēc tam piegādātājs pasūtīs nepieciešamos resursus un nosūtīs informāciju grāmatvedim apmaksai.
Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai šis ir galvenais modulis. Atveriet sadaļu " Moduļi " - " Organizācija " - " Dokumenti ".
Augšējā modulī mēs redzam visus pieejamos dokumentus. Ja nepieciešams meklēt konkrētu ierakstu, varat izmantot filtrus.
Slejās ir daudz noderīgas informācijas. Piemēram, dokumenta pieejamība, tā aktualitāte, dokumenta veids, datums un numurs, darījuma partneris, kuram šis dokuments ir izsniegts, līdz kuram datumam dokuments ir derīgs. Varat arī pievienot citus laukus, izmantojot pogu Kolonnas redzamība .
Izveidosim jaunu dokumentu. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet jebkurā moduļa vietā un atlasiet Pievienot .
Parādīsies logs Pievienot jaunu dokumentu.
Iedomāsimies, ka no darbinieka jāiesniedz pieteikums atvaļinājuma saņemšanai. Atlasiet “ Dokumenta skats ”, noklikšķinot uz pogas ar trim punktiem. Tas mūs aizvedīs uz citu moduli, kurā varēsim izvēlēties vajadzīgo dokumenta veidu. Pēc atlases nospiediet īpašo pogu ' Atlasīt ', kas atrodas saraksta apakšā. Varat arī vienkārši veikt dubultklikšķi uz vajadzīgās rindas.
Pēc atlases programma automātiski atgriež mūs iepriekšējā logā. Tagad aizpildiet pārējos laukus - dokumenta numuru un vēlamo darījuma partneri. Ja nepieciešams, varat aizpildīt arī bloku " Laika kontrole ".
Pēc tam nospiediet pogu Saglabāt :
Modulī ir jauns ieraksts - mūsu jaunais dokuments.
Tagad paskatīsimies uz leju un redzēsim apakšmoduļu logu.
Apskatīsim katru apakšmoduli sīkāk.
' Kustība ' ļauj norādīt dokumenta kustību – kurā nodaļā un šūnā tas nonācis. Lai to izdarītu, konteksta izvēlnē ir jāpievieno ieraksts.
Šodienas datums tiks aizpildīts automātiski. Postenī ' Darījuma partneris ' ir norādīts, kurš piegādā vai paņem dokumentu. Varat arī norādīt daudzumu, piemēram, ja nomājat vairākus eksemplārus vienlaikus. Bloki “ Izdošana/kustība ” un “ Pieņemšana/kustība ” ir atbildīgi par dokumenta izsniegšanu un saņemšanu departamentā. Atbilstošie tabulas elementi arī norāda, kurā nodaļā dokuments tika pieņemts un kurā šūnā tas tika ievietots. Norādīsim, ka mūsu dokuments ir nonācis galvenajā nodaļā šūnā ' #001 ', un nospiedīsim pogu ' Saglabāt '.
Tūlīt pēc tam mēs redzēsim, ka mūsu dokumenta statuss ir mainījies. Dokuments tika ievadīts šūnā, un tagad tas ir pieejams. Statuss mainīsies arī tad, ja programmā augšupielādēsit dokumenta elektronisko kopiju, bet par to vairāk vēlāk.
Tagad apskatīsim otro apakšmoduli - " Atrašanās vieta ":
Tas parādīs, kur atrodas dokumenta fiziskās kopijas. Šajā gadījumā mums ir viena pieņemta kopija, un tā atrodas galvenajā nodalījumā, šūnā #001. Ja mēs izsniedzam dokumentu darījuma partnerim, atrašanās vietas statuss mainīsies un norādīs uz to. Jūs nevarat ievadīt datus šajā tabulā ar roku, tie šeit parādīsies automātiski.
Pārejam uz nākamo cilni Elektroniskās versijas un faili :
Šai tabulai varat pievienot ierakstu par dokumenta elektronisko versiju. Tas tiek darīts, izmantojot jau zināmo konteksta izvēlni un pogu " Pievienot ".
Parādītajā tabulā aizpildiet informāciju. Piemēram, sadaļā “ Dokumenta veids ” tas varētu būt Excel pielikums vai jpg vai pdf formāts. Pats fails ir norādīts zemāk, izmantojot lejupielādes pogu. Varat arī norādīt saiti uz tā atrašanās vietu datorā vai lokālajā tīklā.
Dodamies uz cilni Parametri .
Sadaļā ' Parametri ' ir saraksts ar frāzēm, kuras vēlaties ievadīt programmā, tad šīs frāzes automātiski tiks ievietotas veidnē pareizajās vietās. Pati darbība tiek izpildīta ar pogu " Aizpildīt ", kas atrodas augšpusē.
Cilnē " Automātiskā pabeigšana " tiek parādīts, kuras frāzes pēdējo reizi tika ievadītas, izmantojot iepriekš minēto darbību.
Cilnē Darbi pie dokumenta tiek parādīts plānoto un pabeigto darbu saraksts ar atlasīto dokumentu. Varat pievienot jaunu darbu vai rediģēt esošu darbu, izmantojot konteksta izvēlni.
Pieņemsim, ka jūsu darbinieks ir pieprasījis noteiktas preces no piegādātāja, taču tās nav noliktavā. Šajā gadījumā darbinieks izveido pieprasījumu par nepieciešamo lietu iegādi.
Dosimies uz moduli Lietojumprogrammas .
Vispirms jums ir jāizveido jauns ieraksts. Lai to izdarītu, mēs izmantosim darbību " Izveidot pieprasījumu ".
Tāpat tajos automātiski tiks aizvietoti dati par pretendentu un pašreizējo datumu.
Atlasiet parādīto ierakstu un dodieties uz apakšējo apakšmoduli " Pasūtījuma saturs ".
Sarakstam jau ir pievienota prece, kuras daudzums noliktavā ir mazāks par norādīto minimumu. Ja nepieciešams, varat mainīt šo sarakstu pēc vienumu skaita un nosaukuma. Lai mainītu, izmantojiet konteksta izvēlni, ar peles labo pogu noklikšķinot uz vienuma un atlasiet Rediģēt .
Lai pievienotu jaunu ierakstu, atlasiet ' Pievienot '.
Kad viss nepieciešamais ir pievienots, atlasiet cilni " Darbs pēc pieprasījuma ".
Šeit tiks prezentēts viss plānotais un paveiktais darbs pie dokumenta. Tagad tā ir tukša, jo darbi vēl nav veikti. Parakstiet biļeti, noklikšķinot uz pogas " Darbības " un izvēloties " Parakstīt biļeti ".
Ir parādījies pirmais ieraksts, kura statuss ir " Notiek ".
Mēs redzam arī veicamo darbu aprakstu , izpildes datumu , darbuzņēmēju un citu noderīgu informāciju. Veicot dubultklikšķi uz šī ieraksta, tiks atvērts rediģēšanas logs.
Šajā logā varat mainīt iepriekš minētos vienumus, kā arī atzīmēt uzdevuma izpildi , vienlaikus pierakstot rezultātu vai atzīmēt tā steidzamību . Kļūdu gadījumā varat atgriezt darbu pie pieteikuma kādam no darbiniekiem, piemēram, lai piegādātājs mainītu preču sarakstu vai meklētu zemākas cenas, kuras var norādīt pamatojumā.
Piemēram, pabeigsim šo darbu, atzīmējot izvēles rūtiņu " Gatavs " un ievadot " Rezultāts " un pēc tam noklikšķinot uz pogas " Saglabāt ".
Tagad mēs redzam, ka šis darbs ir saņēmis statusu " Pabeigts ".
Zemāk ir otrs ieraksts, kuram ir cits “ izpildītājs ” — režisors. Atvērsim to.
Iestatīsim šo darbu atgriešanos darbiniekam - Piegādātājam. Laukā ' atgriešanas iemesls ' rakstām, ka dokumentam, piemēram, ir nepareizs maksājuma konts.
Saglabāsim ierakstu vēlreiz.
Tagad redzams, ka dokuments ir atgriezies atpakaļ Pasūtītājam un direktora amata statuss ir “ Atgriezts ”, bet iepirkuma statuss “ Notiek ”. Tagad, lai dokuments atgrieztos pie direktora, piegādātājam ir jāizlabo visas kļūdas. Kad dokuments būs izturējis visas darbības, tas izskatīsies šādi:
Tagad jūs varat izveidot rēķinu piegādātājam. Tas tiek darīts, izmantojot darbību “ Pārdevēja rēķins ”.
Pēc tam pasūtījuma statuss tiks mainīts uz " Gaida piegādi ".
Pēc pasūtīto preču saņemšanas tās var nodot klientam. Lai to izdarītu, izmantojiet darbību “ Izdot preces ”.
Biļetes statuss atkal mainīsies, šoreiz uz “ Pabeigts ”.
Pašu aplikāciju nepieciešamības gadījumā var izdrukāt, izmantojot atskaites pogu.
Izdrukātā lietojumprogramma izskatās šādi:
Citas noderīgas tēmas skatiet tālāk:
Universāla grāmatvedības sistēma
2010 - 2024
Lejupielādējiet programmu ar interaktīvo apmācību