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이러한 기능은 별도로 주문해야 합니다.
' Universal Accounting System ' 프로그램의 경우 전자 문서 관리 모듈을 주문할 수 있습니다. 전자 문서 관리를 통해 조직의 문서 작업 속도를 높이고 단순화할 수 있습니다. 관리자와 책임자는 모든 문서에서 필요한 모든 정보를 즉시 볼 수 있습니다.
우리는 작업 흐름에 대해 두 가지 구성을 제공합니다. 첫 번째는 서류 작업입니다. 그것은 동시에 많은 다른 옵션을 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 직원에 대한 참조 및 상대방에 대한 계약의 관련성.
공급 계정도 있습니다. 상품 구매 에 사용되며 모든 구매 요청의 승인 프로세스를 가속화할 수 있습니다.
두 경우 모두 문서는 조직의 다양한 직원을 거쳐야 합니다. 주문 및 직원 자체는 특수 디렉토리 ' 프로세스 '에 채워집니다.
이 가이드를 열어 보겠습니다. 최상위 모듈에서 비즈니스 프로세스의 이름을 볼 수 있고 아래에서 이 비즈니스 프로세스가 거쳐야 하는 단계를 볼 수 있습니다.
이 예에서는 직원이 ' 구매 요청서 '에 서명한 다음 관리자와 이사의 서명으로 이동하는 것을 볼 수 있습니다. 우리의 경우 이것은 같은 사람입니다. 그 후 공급자는 필요한 자원을 주문하고 지불을 위해 회계사에게 정보를 전송합니다.
전자 문서 관리의 경우 기본 모듈입니다. ' 모듈 ' - ' 조직 ' - ' 문서 '로 이동합니다.
최상위 모듈에는 사용 가능한 모든 문서가 표시됩니다. 특정 레코드를 검색해야 하는 경우 필터를 사용할 수 있습니다.
열에는 유용한 정보가 많이 포함되어 있습니다. 예를 들어 문서의 가용성, 관련성, 문서 유형, 날짜 및 번호, 이 문서가 발행된 상대방, 문서가 유효한 날짜까지입니다. ' 열 가시성 ' 버튼을 사용하여 다른 필드를 추가할 수도 있습니다.
새 문서를 만들어 봅시다. 이렇게 하려면 모듈의 아무 곳이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ' 추가 '를 선택합니다.
새 문서 추가 창이 나타납니다.
직원에게 휴가를 신청해야 한다고 상상해 봅시다. 세 개의 점이 있는 버튼을 클릭하여 ' 문서 보기 '를 선택합니다. 그러면 필요한 문서 유형을 선택할 수 있는 다른 모듈로 이동합니다. 선택 후 목록 하단에 위치한 특수 버튼 ' 선택 '을 누릅니다. 원하는 라인을 더블 클릭하면 됩니다.
선택 후 프로그램은 자동으로 이전 창으로 돌아갑니다. 이제 나머지 필드인 문서 번호와 원하는 상대방을 채우십시오. 필요한 경우 ' 시간 제어 ' 블록도 채울 수 있습니다.
그런 다음 ' 저장 ' 버튼을 누릅니다.
모듈에 새 항목인 새 문서가 있습니다.
이제 아래를 보면 하위 모듈 창이 표시됩니다.
각 하위 모듈을 자세히 살펴보겠습니다.
' 이동 '을 사용하면 문서의 이동을 지정할 수 있습니다 - 어느 부서와 셀에 도착했는지. 이렇게 하려면 상황에 맞는 메뉴를 통해 항목을 추가해야 합니다.
오늘 날짜가 자동으로 입력됩니다. ' 상대방 ' 항목에는 문서를 전달하거나 수령하는 사람이 표시됩니다. 예를 들어 한 번에 여러 부를 대여하는 경우 수량을 지정할 수도 있습니다. ' 발급/이동 ' 블록과 ' 접수/이동 ' 블록은 부서에 문서를 발급하고 받는 역할을 합니다. 테이블의 해당 항목은 문서가 수락된 부서와 배치된 셀도 나타냅니다. 문서가 ' #001 ' 셀의 ' Main Department '에 도착했다고 표시하고 ' 저장 ' 버튼을 누릅니다.
그 직후 문서의 상태가 변경되었음을 알 수 있습니다. 문서가 셀에 입력되었으며 이제 사용할 수 있습니다. 또한 문서의 전자 사본을 프로그램에 업로드하면 상태가 변경되지만 나중에 자세히 설명합니다.
이제 두 번째 하위 모듈인 ' Location '을 살펴보겠습니다.
그러면 문서의 실제 사본이 있는 위치가 표시됩니다. 이 경우 승인된 사본이 하나 있으며 기본 구획의 셀 #001에 있습니다. 상대방에게 문서를 발행하면 위치 상태가 변경되어 이를 가리킵니다. 이 테이블에 데이터를 직접 입력할 수 없으며 여기에 자동으로 표시됩니다.
다음 탭 ' 전자 버전 및 파일 '로 이동합니다.
문서의 전자 버전에 대한 항목을 이 테이블에 추가할 수 있습니다. 이는 이미 알려진 컨텍스트 메뉴와 ' 추가 ' 버튼을 사용하여 수행됩니다.
표시되는 표에 정보를 입력합니다. 예를 들어 ' 문서 유형 '에서 이것은 Excel 첨부 파일이거나 jpg 또는 pdf 형식일 수 있습니다. 파일 자체는 다운로드 버튼을 사용하여 아래에 표시됩니다. 컴퓨터 또는 로컬 네트워크의 위치에 대한 링크를 지정할 수도 있습니다.
' 매개변수 ' 탭으로 이동합니다.
' 매개변수 '에는 프로그램에 입력하려는 문구 목록이 있으며, 이 문구는 템플릿의 올바른 위치에 자동으로 배치됩니다. 액션 자체는 상단에 위치한 ' 채우기 ' 버튼으로 실행됩니다.
' 자동 완성 ' 탭에는 위 작업을 사용하여 마지막으로 입력한 문구가 표시됩니다.
' 문서에 대한 작업 ' 탭에는 선택한 문서에 대한 계획 및 완료된 작업 목록이 표시됩니다. 상황에 맞는 메뉴를 사용하여 새 작업을 추가하거나 기존 작업을 편집할 수 있습니다.
작업자가 공급업체에 특정 품목을 요청했지만 재고가 없다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 직원은 필요한 물건 구매 요청을 작성합니다.
' 응용 프로그램 ' 모듈로 이동합니다.
먼저 새 항목을 만들어야 합니다. 이를 위해 ' 요청 만들기 ' 작업을 사용합니다.
또한 지원자 및 현재 날짜에 대한 데이터가 자동으로 대체됩니다.
표시되는 항목을 선택하고 하단 하위 모듈인 ' 주문 내용 '으로 이동합니다.
목록에 항목이 이미 추가되었으며 창고의 수량이 지정된 최소값보다 적습니다. 필요한 경우 항목의 수와 이름으로 이 목록을 변경할 수 있습니다. 변경하려면 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ' 편집 '을 선택하여 상황에 맞는 메뉴를 사용하십시오.
새 항목을 추가하려면 ' 추가 '를 선택합니다.
필요한 모든 항목을 추가한 후 ' 요청 시 작업 ' 탭을 선택합니다.
문서에 대한 모든 계획 및 완료된 작업이 여기에 표시됩니다. 작업이 아직 수행되지 않았기 때문에 지금은 비어 있습니다. ' 작업 ' 버튼을 클릭하고 ' 티켓 서명 '을 선택하여 티켓에 서명합니다.
상태가 ' 진행 중 '인 첫 번째 항목이 나타났습니다.
또한 수행할 작업에 대한 설명 , 기한 , 계약자 및 기타 유용한 정보를 볼 수 있습니다. 이 항목을 두 번 클릭하면 편집 창이 열립니다.
이 창에서 위의 항목을 변경할 수 있을 뿐만 아니라 작업 완료를 표시하거나 동시에 결과를 기록하거나 긴급성 을 표시할 수 있습니다. 오류가 있는 경우, 예를 들어 공급자가 상품 목록을 변경하거나 이유에 표시될 수 있는 더 낮은 가격을 찾기 위해 직원 중 한 명을 위해 응용 프로그램 작업을 반환 할 수 있습니다.
예를 들어 ' Done ' 체크박스를 체크하고 ' Result '를 입력한 후 ' Save ' 버튼을 클릭하여 이 작업을 완료해 보자.
이제 이 작업이 ' 완료됨 ' 상태를 받은 것을 볼 수 있습니다.
아래는 다른 ' 연기자 '인 감독이 있는 두 번째 항목입니다. 열어봅시다.
이 작업을 ' 직원-공급자에게 반환' 으로 설정합시다. 예를 들어 ' 반품 사유 '에 문서에 잘못된 결제 계정이 있다고 기록합니다.
기록을 다시 저장합시다 .
이제 문서가 Procurer에게 다시 반환되었고 Director의 작업 상태 가 ' Returned '이고 Procurement의 작업 상태가 ' In Progress '임을 알 수 있습니다. 이제 문서가 감독에게 다시 전달되려면 공급자가 모든 오류를 수정해야 합니다. 문서가 모든 단계를 거치면 다음과 같이 표시됩니다.
이제 공급업체에 송장을 생성할 수 있습니다. 이는 ' 공급업체 송장 ' 작업을 사용하여 수행됩니다.
그러면 주문 상태가 ' 배송 대기 중 '으로 변경됩니다.
주문한 상품을 수령한 후 고객에게 양도할 수 있습니다. 이렇게 하려면 ' 상품 발행 ' 조치를 사용하십시오.
티켓 상태가 이번에는 ' 완료됨 '으로 다시 변경됩니다.
필요한 경우 보고서 버튼을 사용하여 응용 프로그램 자체를 인쇄할 수 있습니다.
인쇄된 신청서는 다음과 같습니다.
다른 유용한 주제는 아래를 참조하십시오.
범용 회계 시스템
2010 - 2024
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