USU  ››  პროგრამები ბიზნესის ავტომატიზაციისთვის  ››  პროგრამა კლინიკისთვის  ››  ინსტრუქციები სამედიცინო პროგრამისთვის  ›› 

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

ეს მახასიათებლები ცალკე უნდა შეუკვეთოთ.

" უნივერსალური აღრიცხვის სისტემის " პროგრამისთვის შეგიძლიათ შეუკვეთოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მოდული. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საშუალებას გაძლევთ დააჩქაროთ და გაამარტივოთ მუშაობა თქვენს ორგანიზაციაში არსებულ დოკუმენტებთან. მენეჯერი და პასუხისმგებელი პირები დაუყოვნებლივ ნახავენ ყველა საჭირო ინფორმაციას ნებისმიერ დოკუმენტზე.

სამუშაო ნაკადის სახეები

ჩვენ გთავაზობთ ორ კონფიგურაციას სამუშაო პროცესისთვის. პირველი არის დოკუმენტაცია. მას შეუძლია ერთდროულად აკონტროლოს მრავალი განსხვავებული ვარიანტი. მაგალითად, მითითებები პერსონალისთვის და კონტრაქტების შესაბამისობა კონტრაქტორებისთვის.

ასევე არის მიწოდების ანგარიში. იგი გამოიყენება საქონლის შესაძენად და საშუალებას გაძლევთ დააჩქაროთ ყველა შესყიდვის მოთხოვნის დამტკიცების პროცესი.

ორივე შემთხვევაში საბუთების გავლა მოუწევს ორგანიზაციის სხვადასხვა თანამშრომლებს . შეკვეთა და თავად თანამშრომლები ივსება სპეციალურ დირექტორიაში " პროცესები ".

მოდით გავხსნათ ეს სახელმძღვანელო. ზედა მოდულში შეგიძლიათ იხილოთ ბიზნეს პროცესის დასახელება, ქვემოთ კი - ეტაპები, რომელიც ამ ბიზნეს პროცესმა უნდა გაიაროს.

ამ მაგალითში ჩვენ ვხედავთ, რომ " შესყიდვის მოთხოვნას " ხელს მოაწერს თანამშრომელი, შემდეგ ის გადავა მენეჯერისა და დირექტორის ხელმოწერაზე. ჩვენს შემთხვევაში ეს ერთი და იგივე პიროვნებაა. ამის შემდეგ მიმწოდებელი შეუკვეთავს საჭირო რესურსებს და გადასცემს ინფორმაციას ბუღალტერს გადახდისთვის.

საბუთების აღრიცხვა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვისთვის ეს არის მთავარი მოდული. გადადით " მოდულები " - " ორგანიზაცია " - " დოკუმენტები ".

ზედა მოდულში ჩვენ ვხედავთ ყველა ხელმისაწვდომ დოკუმენტს. თუ თქვენ გჭირდებათ კონკრეტული ჩანაწერის ძებნა, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფილტრები.

სვეტები შეიცავს უამრავ სასარგებლო ინფორმაციას. მაგალითად, დოკუმენტის ხელმისაწვდომობა, მისი აქტუალობა, დოკუმენტის ტიპი, თარიღი და ნომერი, კონტრაგენტი, რომელზედაც გაიცემა ეს დოკუმენტი, რა თარიღამდეა დოკუმენტი ძალაში. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაამატოთ სხვა ველები ღილაკის „ სვეტის ხილვადობის “ გამოყენებით.

მოდით შევქმნათ ახალი ჩანაწერი

მოდით შევქმნათ ახალი დოკუმენტი. ამისათვის დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით მოდულის ნებისმიერ ადგილას და აირჩიეთ " დამატება ".

გამოჩნდება ახალი დოკუმენტის დამატების ფანჯარა.

წარმოვიდგინოთ, რომ შვებულების შესახებ განცხადება უნდა შევიტანოთ თანამშრომლისგან. აირჩიეთ " დოკუმენტის ხედი " სამი წერტილიანი ღილაკის დაჭერით. ეს გადაგვიყვანს სხვა მოდულში, სადაც შეგვიძლია შევარჩიოთ საჭირო დოკუმენტის ტიპი. შერჩევის შემდეგ დააჭირეთ სპეციალურ ღილაკს " არჩევა ", რომელიც მდებარეობს სიის ბოლოში. თქვენ ასევე შეგიძლიათ უბრალოდ ორჯერ დააწკაპუნოთ სასურველ ხაზზე.

შერჩევის შემდეგ პროგრამა ავტომატურად გვიბრუნებს წინა ფანჯარაში. ახლა შეავსეთ დანარჩენი ველები - დოკუმენტის ნომერი და სასურველი კონტრაგენტი. საჭიროების შემთხვევაში, ასევე შეგიძლიათ შეავსოთ ბლოკი " დროის კონტროლი ".

ამის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს " შენახვა ":

მოდულში არის ახალი ჩანაწერი - ჩვენი ახალი დოკუმენტი.

ახლა მოდით შევხედოთ ქვემოთ და დავინახავთ ქვემოდულების ფანჯარას.

მოდით შევხედოთ თითოეულ ქვემოდულს უფრო დეტალურად.

დოკუმენტის მოძრაობა

" მოძრაობა " გაძლევთ საშუალებას მიუთითოთ დოკუმენტის მოძრაობა - რომელ განყოფილებაში და უჯრედში მოხვდა იგი. ამისათვის თქვენ უნდა დაამატოთ ჩანაწერი კონტექსტური მენიუდან.

დღევანდელი თარიღი ავტომატურად შეივსება. პუნქტში " კონტრაგენტი " მითითებულია ვინ აწვდის ან იღებს დოკუმენტს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ რაოდენობა, მაგალითად, თუ ქირაობთ რამდენიმე ეგზემპლარს ერთდროულად. ბლოკები „ გაცემა/გადაადგილება “ და „ მიღება/გადაადგილება “ პასუხისმგებელნი არიან დოკუმენტის განყოფილებაში გაცემასა და მიღებაზე. ცხრილის შესაბამის პუნქტებში ასევე მითითებულია, რომელ განყოფილებაში იქნა მიღებული დოკუმენტი და რომელ უჯრედში იყო განთავსებული. მივუთითოთ, რომ ჩვენი დოკუმენტი მოვიდა " მთავარ განყოფილებაში " უჯრედში " #001 " და დააჭირეთ ღილაკს " შენახვა ".

ამის შემდეგ დაუყოვნებლივ დავინახავთ, რომ ჩვენი დოკუმენტის სტატუსი შეიცვალა. დოკუმენტი შევიდა საკანში და ახლა ის ხელმისაწვდომია. ასევე, სტატუსი შეიცვლება, თუ პროგრამაში ატვირთავთ დოკუმენტის ელექტრონულ ასლს, მაგრამ ამის შესახებ მოგვიანებით.

დოკუმენტის ადგილმდებარეობა

ახლა მოდით შევხედოთ მეორე ქვემოდულს - ' მდებარეობა ':

ეს აჩვენებს სად მდებარეობს დოკუმენტის ფიზიკური ასლები. ამ შემთხვევაში გვაქვს ერთი მიღებული ეგზემპლარი და ის მდებარეობს მთავარ განყოფილებაში #001 უჯრედში. თუ ჩვენ გავცემთ დოკუმენტს კონტრაგენტზე, მაშინ შეიცვლება მდებარეობის სტატუსი და მიუთითებს მასზე. ამ ცხრილში მონაცემების ხელით შეყვანა შეუძლებელია, ისინი აქ ავტომატურად გამოჩნდება.

ელექტრონული ვერსიები

მოდით გადავიდეთ შემდეგ ჩანართზე " ელექტრონული ვერსიები და ფაილები ":

ამ ცხრილში შეგიძლიათ დაამატოთ ჩანაწერი დოკუმენტის ელექტრონული ვერსიის შესახებ. ეს კეთდება უკვე ცნობილი კონტექსტური მენიუს და ღილაკის „ დამატების “ გამოყენებით.

შეავსეთ ინფორმაცია ცხრილში, რომელიც გამოჩნდება. მაგალითად, " დოკუმენტის ტიპში ", ეს შეიძლება იყოს Excel-ის დანართი, ან jpg ან pdf ფორმატი. თავად ფაილი მითითებულია ქვემოთ ჩამოტვირთვის ღილაკის გამოყენებით. თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ ბმული მის მდებარეობაზე კომპიუტერზე ან ლოკალურ ქსელში.

მოდით გადავიდეთ " პარამეტრების " ჩანართზე.

" პარამეტრებში " არის ფრაზების სია, რომლებიც გსურთ შეიყვანოთ პროგრამაში, შემდეგ ეს ფრაზები ავტომატურად განთავსდება შაბლონში სწორ ადგილებში. მოქმედება თავისთავად შესრულებულია ღილაკით " შევსება ", რომელიც მდებარეობს ზედა.

ჩანართი „ ავტომატური დასრულება “ აჩვენებს, თუ რომელი ფრაზები იყო ბოლოს შეყვანილი ზემოთ მოცემული მოქმედების გამოყენებით.

ჩანართი " სამუშაოები დოკუმენტზე " აჩვენებს შერჩეულ დოკუმენტზე დაგეგმილი და დასრულებული სამუშაოების ჩამონათვალს. შეგიძლიათ დაამატოთ ახალი სამუშაო ან შეცვალოთ არსებული სამუშაო კონტექსტური მენიუს გამოყენებით.

შესყიდვის რეკვიზიტების დამტკიცება და ხელმოწერა

ვთქვათ, თქვენმა თანამშრომელმა მოითხოვა გარკვეული ნივთები მომწოდებლისაგან, მაგრამ ისინი არ არის მარაგში. ამ შემთხვევაში თანამშრომელი ქმნის მოთხოვნას საჭირო ნივთების შეძენის შესახებ.

მოდით გადავიდეთ " აპლიკაციების " მოდულზე.

მოდით შევქმნათ ახალი ჩანაწერი

პირველ რიგში, თქვენ უნდა შექმნათ ახალი ჩანაწერი. ამისათვის ჩვენ გამოვიყენებთ მოქმედებას " მოთხოვნის შექმნა ".

ასევე, მასში ავტომატურად შეიცვლება მონაცემები განმცხადებლის შესახებ და მიმდინარე თარიღი.

აპლიკაციის შემადგენლობის დამატება და შეცვლა

აირჩიეთ ჩანაწერი, რომელიც გამოჩნდება და გადადით ქვედა ქვემოდულზე " შეკვეთის შინაარსი ".

ჩამონათვალს უკვე დაემატა ნივთი, რომლის რაოდენობა საწყობში დადგენილ მინიმუმზე ნაკლებია. საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ შეცვალოთ ეს სია ნივთების რაოდენობისა და სახელის მიხედვით. შესაცვლელად გამოიყენეთ კონტექსტური მენიუ, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით და აირჩიეთ " რედაქტირება ".

ახალი ჩანაწერის დასამატებლად აირჩიეთ " დამატება ".

მას შემდეგ რაც ყველაფერი რაც თქვენ გჭირდებათ დაემატება, აირჩიეთ ჩანართი " მუშაობა მოთხოვნით ".

იმუშავეთ მოთხოვნით

დოკუმენტზე დაგეგმილი და დასრულებული სამუშაოები აქ იქნება წარმოდგენილი. ახლა ის ცარიელია, რადგან სამუშაო ჯერ არ ჩატარებულა. ხელი მოაწერეთ ბილეთს ღილაკზე „ მოქმედებები “ დაწკაპუნებით და „ ბილეთის ხელმოწერა “ არჩევით.

გამოჩნდა პირველი ჩანაწერი, რომელსაც აქვს სტატუსი " მიმდინარეობს ".

ჩვენ ასევე ვხედავთ შესასრულებელი სამუშაოს აღწერას , ვადის გასვლას , კონტრაქტორს და სხვა სასარგებლო ინფორმაციას. თუ ამ ჩანაწერზე ორჯერ დააწკაპუნებთ, რედაქტირების ფანჯარა გაიხსნება.

ამ ფანჯარაში შეგიძლიათ შეცვალოთ ზემოაღნიშნული ელემენტები, ასევე მონიშნოთ დავალების დასრულება , ერთდროულად ჩაწეროთ შედეგი ან მონიშნოთ მისი გადაუდებლობა . ნებისმიერი შეცდომის შემთხვევაში, შეგიძლიათ დააბრუნოთ სამუშაო განაცხადზე ერთ-ერთი თანამშრომლისთვის, მაგალითად, იმისათვის, რომ მომწოდებელმა შეცვალოს საქონლის სია ან მოძებნოს უფრო დაბალი ფასები, რაც შეიძლება მითითებული იყოს მიზეზში.

მოდით, მაგალითად, დავასრულოთ ეს ნამუშევარი, მონიშნეთ ჩამრთველი „ შესრულებულია “ და შეიყვანეთ „ შედეგი “ და შემდეგ დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ შენახვა “.

ახლა ჩვენ ვხედავთ, რომ ამ ნამუშევარმა მიიღო სტატუსი " დასრულებულია ".

ქვემოთ არის მეორე ჩანაწერი, რომელსაც ჰყავს განსხვავებული " შემსრულებელი " - რეჟისორი. მოდით გავხსნათ.

მოდით დავაყენოთ ეს სამუშაო ' დაუბრუნდით თანამშრომელს - მიმწოდებელს. " დაბრუნების მიზეზში " ვწერთ, რომ დოკუმენტს, მაგალითად, აქვს არასწორი ანგარიში გადახდისთვის.

ისევ შევინახოთ ჩანაწერი.

ახლა ჩვენ ვხედავთ, რომ დოკუმენტი დაუბრუნდა შემსყიდველს და დირექტორის სამუშაო სტატუსი არის „ დაბრუნებული “, ხოლო შესყიდვის სტატუსი არის „ მიმდინარეობს “. ახლა, იმისათვის, რომ დოკუმენტი დაუბრუნდეს დირექტორს, მომწოდებელმა უნდა გამოასწოროს ყველა შეცდომა. მას შემდეგ რაც დოკუმენტი გაივლის ყველა საფეხურს, ასე გამოიყურება:

ახლა თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ინვოისი მიმწოდებელთან. ეს კეთდება " მიმწოდებლის ინვოისის " მოქმედების გამოყენებით.

შეკვეთის სტატუსი შეიცვლება " მიწოდების მოლოდინში ".

შეკვეთილი ნივთების მიღების შემდეგ შესაძლებელია მათი გადაცემა მომხმარებლისთვის. ამისათვის გამოიყენეთ აქცია „ საქონლის გამოშვება “.

ბილეთის სტატუსი კვლავ შეიცვლება, ამჯერად " შესრულებულია ".

თავად აპლიკაციის დაბეჭდვა შესაძლებელია, საჭიროების შემთხვევაში, ანგარიშის ღილაკის გამოყენებით.

დაბეჭდილი აპლიკაცია ასე გამოიყურება:

სხვა სასარგებლო თემებისთვის იხილეთ ქვემოთ:

• სამედიცინო საქონლის აღრიცხვა
• დასაწყისამდე

• ჩამოტვირთეთ პროგრამა ინტერაქტიული ტრენინგით