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Queste caratteristiche devono essere ordinate separatamente.
Per il programma ' Universal Accounting System ', è possibile ordinare un modulo di gestione elettronica dei documenti. La gestione elettronica dei documenti ti consente di velocizzare e semplificare il lavoro con i documenti nella tua organizzazione. Il responsabile e gli incaricati vedranno immediatamente tutte le informazioni necessarie su eventuali documenti.
Offriamo due configurazioni per il flusso di lavoro. Il primo è il lavoro di ufficio. Può tenere traccia di molte opzioni diverse contemporaneamente. Ad esempio, le referenze per il personale e la rilevanza dei contratti per le controparti.
C'è anche un conto di fornitura. Viene utilizzato per l'acquisto di beni e consente di velocizzare il processo di approvazione di tutte le richieste di acquisto.
In entrambi i casi, i documenti dovranno passare attraverso vari dipendenti dell'organizzazione. L'ordine e gli stessi dipendenti vengono compilati in una directory speciale " Processi ".
Apriamo questa guida. Nel modulo superiore, puoi vedere il nome del processo aziendale e, sotto, le fasi che questo processo aziendale deve attraversare.
In questo esempio, vediamo che la ' richiesta di acquisto ' sarà firmata dal dipendente, quindi andrà alla firma del manager e del direttore. Nel nostro caso, questa è la stessa persona. Successivamente, il fornitore ordinerà le risorse necessarie e trasferirà le informazioni al contabile per il pagamento.
Per la gestione elettronica dei documenti, questo è il modulo principale. Vai a ' Moduli ' - ' Organizzazione ' - ' Documenti '.
Nel modulo superiore vediamo tutti i documenti disponibili. Se devi cercare un record specifico, puoi utilizzare i filtri.
Le colonne contengono molte informazioni utili. Ad esempio, la disponibilità di un documento, la sua rilevanza, il tipo di documento, la data e il numero, la controparte per la quale questo documento è emesso, fino a quale data è valido il documento. Puoi anche aggiungere altri campi utilizzando il pulsante " Visibilità colonna ".
Creiamo un nuovo documento. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del modulo e seleziona " Aggiungi ".
Apparirà la finestra Aggiungi nuovo documento.
Immaginiamo di dover presentare una domanda di congedo da un dipendente. Selezionare ' Vista documento ' facendo clic sul pulsante con tre puntini. Questo ci porterà a un altro modulo in cui possiamo selezionare il tipo di documento richiesto. Dopo la selezione, premere l'apposito pulsante ' Seleziona ', situato in fondo all'elenco. Puoi anche semplicemente fare doppio clic sulla riga desiderata.
Dopo la selezione, il programma ci riporta automaticamente alla finestra precedente. Ora compila il resto dei campi: il numero del documento e la controparte desiderata. Se necessario, puoi anche compilare il blocco ' Controllo orario '.
Successivamente, premi il pulsante " Salva ":
C'è una nuova voce nel modulo: il nostro nuovo documento.
Ora guardiamo in basso e vedremo la finestra dei sottomoduli.
Diamo un'occhiata a ciascuno dei sottomoduli in modo più dettagliato.
' Movimento ' consente di specificare il movimento del documento - in quale reparto e cella è arrivato. Per fare ciò, è necessario aggiungere una voce tramite il menu contestuale.
La data odierna verrà compilata automaticamente. Alla voce ' Controparte ' è indicato chi consegna o ritira il documento. Puoi anche specificare la quantità, ad esempio, se stai noleggiando più copie contemporaneamente. I blocchi ' Emissione/Movimento ' e ' Ricezione/Movimento ' sono responsabili dell'emissione e della ricezione del documento al dipartimento. Le corrispondenti voci della tabella indicano anche in quale reparto è stato accettato il documento e in quale cella è stato collocato. Indichiamo che il nostro documento è arrivato nel ' Dipartimento principale ' nella cella ' #001 ' e premiamo il pulsante ' Salva '.
Subito dopo, vedremo che lo stato del nostro documento è cambiato. Il documento è entrato nella cella e ora è disponibile. Inoltre, lo stato cambierà se carichi una copia elettronica del documento nel programma, ma ne parleremo più avanti.
Ora diamo un'occhiata al secondo sottomodulo - ' Posizione ':
Questo mostrerà dove si trovano le copie fisiche del documento. In questo caso, abbiamo una copia accettata e si trova nello scomparto principale, nella cella #001. Se emettiamo un documento a una controparte, lo stato della posizione cambierà e indicherà ad esso. Non puoi inserire manualmente i dati in questa tabella, appariranno qui automaticamente.
Passiamo alla scheda successiva " Versioni e file elettronici ":
È possibile aggiungere a questa tabella una voce relativa alla versione elettronica del documento. Questo viene fatto utilizzando il menu contestuale già noto e il pulsante ' Aggiungi '.
Inserisci le informazioni nella tabella che appare. In " Tipo di documento ", ad esempio, potrebbe trattarsi di un allegato Excel o in formato jpg o pdf. Il file stesso è indicato di seguito utilizzando il pulsante di download. È inoltre possibile specificare un collegamento alla sua posizione su un computer o su una rete locale.
Andiamo alla scheda ' Parametri '.
In ' Parametri ' c'è un elenco di frasi che vuoi inserire nel programma, quindi queste frasi verranno automaticamente inserite nel modello nei posti giusti. L'azione stessa viene eseguita dal pulsante " Riempi " situato in alto.
La scheda " Completamento automatico " mostra quali frasi sono state inserite per ultime utilizzando l'azione precedente.
La scheda ' Lavori sul documento ' visualizza l'elenco dei lavori pianificati e completati sul documento selezionato. Puoi aggiungere un nuovo lavoro o modificare un lavoro esistente utilizzando il menu contestuale.
Supponiamo che il tuo lavoratore abbia richiesto determinati articoli a un fornitore, ma sono esauriti. In questo caso, il dipendente crea una richiesta per l'acquisto delle cose necessarie.
Andiamo al modulo ' Applicazioni '.
Per prima cosa devi creare una nuova voce. Per fare ciò, utilizzeremo l'azione ' Crea una richiesta '.
Inoltre, i dati sul richiedente e la data corrente verranno automaticamente sostituiti al suo interno.
Seleziona la voce che appare e vai al sottomodulo in basso ' Contenuto dell'ordine '.
All'elenco è già stato aggiunto un articolo la cui quantità in magazzino è inferiore al minimo specificato. Se necessario, puoi modificare questo elenco in base al numero e al nome degli elementi. Per modificare, utilizzare il menu contestuale facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento e selezionare ' Modifica '.
Per aggiungere una nuova voce, seleziona ' Aggiungi '.
Dopo aver aggiunto tutto ciò di cui hai bisogno, seleziona la scheda " Lavoro su richiesta ".
Tutto il lavoro pianificato e completato sul documento sarà presentato qui. Ora è vuoto, perché il lavoro non è stato ancora eseguito. Firma il ticket cliccando sul pulsante ' Azioni ' e selezionando ' Firma ticket '.
È apparsa la prima voce, che ha lo stato ' In corso '.
Vediamo anche una descrizione del lavoro da svolgere, la data di scadenza , l'appaltatore e altre informazioni utili. Se fai doppio clic su questa voce, si aprirà la finestra di modifica.
In questa finestra è possibile modificare gli elementi di cui sopra, nonché contrassegnare il completamento dell'attività, annotando contemporaneamente il risultato o contrassegnarne l' urgenza . In caso di eventuali errori, è possibile restituire il lavoro sull'applicazione per uno dei dipendenti, ad esempio affinché il fornitore modifichi l'elenco delle merci o cerchi prezzi più bassi, che possono essere indicati nella causale.
Ad esempio, completiamo questo lavoro spuntando la casella di controllo ' Fatto ' e inserendo ' Risultato ', quindi facendo clic sul pulsante ' Salva '.
Ora possiamo vedere che questo lavoro ha ricevuto lo stato ' Completato '.
Di seguito è riportata una seconda voce che ha un " esecutore " diverso: il regista. Apriamolo.
Impostiamo questo lavoro ' ritorno al dipendente - Fornitore. In ' motivo del reso ' scriviamo che il documento, ad esempio, ha un conto di pagamento errato.
Salviamo di nuovo il record.
Ora possiamo vedere che il documento è tornato al procuratore e lo stato del lavoro del direttore è ' Restituito ' e quello dell'approvvigionamento è ' In corso '. Ora, affinché il documento torni al direttore, il fornitore deve correggere tutti gli errori. Dopo che il documento avrà eseguito tutti i passaggi, sarà simile a questo:
Ora puoi generare una fattura per il fornitore. Questo viene fatto utilizzando l'azione ' Fattura fornitore '.
Lo stato dell'ordine cambierà quindi in " In attesa di consegna ".
Dopo che gli articoli ordinati sono stati ricevuti, possono essere trasferiti al cliente. Per fare ciò, usa l'azione ' Emetti merce '.
Lo stato del ticket cambierà di nuovo, questa volta in " Completato ".
L'applicazione stessa può essere stampata, se necessario, utilizzando il pulsante di report.
L'applicazione stampata ha questo aspetto:
Vedi sotto per altri argomenti utili:
Sistema di contabilità universale
2010 - 2024
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