USU
››
Program untuk otomatisasi bisnis
››
Program untuk klinik
››
Instruksi untuk program medis
››
Fitur-fitur ini harus dipesan secara terpisah.
Untuk program ' Universal Accounting System ', Anda dapat memesan modul manajemen dokumen elektronik. Manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda mempercepat dan menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen di organisasi Anda. Manajer dan orang yang bertanggung jawab akan segera melihat semua informasi yang diperlukan pada dokumen apa pun.
Kami menawarkan dua konfigurasi untuk alur kerja. Yang pertama adalah dokumen. Itu dapat melacak banyak opsi berbeda pada saat yang bersamaan. Misalnya, referensi untuk personel dan relevansi kontrak untuk rekanan.
Ada juga akun persediaan. Ini digunakan untuk pembelian barang dan memungkinkan Anda mempercepat proses persetujuan semua permintaan pembelian.
Dalam kedua kasus tersebut, dokumen harus melalui berbagai karyawan organisasi. Urutan dan karyawan itu sendiri diisi dalam direktori khusus ' Proses '.
Mari kita buka panduan ini. Di modul atas, Anda dapat melihat nama proses bisnis, dan di bawah - tahapan yang harus dilalui proses bisnis ini.
Dalam contoh ini, kita melihat bahwa ' permintaan pembelian ' akan ditandatangani oleh karyawan, kemudian akan masuk ke tanda tangan manajer dan direktur. Dalam kasus kami, ini adalah orang yang sama. Setelah itu, pemasok akan memesan sumber daya yang diperlukan dan mentransfer informasi ke akuntan untuk pembayaran.
Untuk manajemen dokumen elektronik, ini adalah modul utama. Buka ' Modul ' - ' Organisasi ' - ' Dokumen '.
Di modul atas kita melihat semua dokumen yang tersedia. Jika Anda perlu mencari rekaman tertentu, Anda dapat menggunakan filter.
Kolom berisi banyak informasi berguna. Misalnya, ketersediaan dokumen, relevansinya, jenis dokumen, tanggal dan nomor, rekanan yang menerbitkan dokumen ini, hingga tanggal berlakunya dokumen tersebut. Anda juga dapat menambahkan kolom lain menggunakan tombol ' Visibilitas Kolom '.
Mari buat dokumen baru. Untuk melakukannya, klik kanan di mana saja dalam modul dan pilih ' Tambah '.
Jendela Tambah Dokumen Baru akan muncul.
Bayangkan kita perlu membuat aplikasi cuti dari seorang karyawan. Pilih ' Tampilan Dokumen ' dengan mengklik tombol dengan tiga titik. Ini akan membawa kita ke modul lain di mana kita dapat memilih jenis dokumen yang diperlukan. Setelah pemilihan, tekan tombol khusus ' Pilih ', yang terletak di bagian bawah daftar. Anda juga dapat mengklik dua kali pada baris yang diinginkan.
Setelah pemilihan, program secara otomatis mengembalikan kita ke jendela sebelumnya. Sekarang isi kolom lainnya - nomor dokumen dan rekanan yang diinginkan. Jika perlu, Anda juga dapat mengisi blok ' Kontrol waktu '.
Setelah itu, tekan tombol ' Simpan ':
Ada entri baru di modul - dokumen baru kami.
Sekarang mari kita lihat ke bawah dan kita akan melihat jendela submodules.
Mari kita lihat masing-masing submodul lebih detail.
' Gerakan ' memungkinkan Anda menentukan pergerakan dokumen - di departemen dan sel mana dokumen itu tiba. Untuk melakukan ini, Anda perlu menambahkan entri melalui menu konteks.
Tanggal hari ini akan terisi secara otomatis. Pada item ' Rekanan ', disebutkan siapa yang mengantarkan atau mengambil dokumen. Anda juga bisa menentukan jumlahnya, misalnya jika Anda menyewa beberapa eksemplar sekaligus. Blok ' Masalah/Pergerakan ' dan ' Penerimaan/Pergerakan ' bertanggung jawab untuk mengeluarkan dan menerima dokumen ke departemen. Item yang sesuai dalam tabel juga menunjukkan di departemen mana dokumen itu diterima dan di sel mana dokumen itu ditempatkan. Mari tunjukkan bahwa dokumen kita tiba di ' Departemen Utama ' di sel ' #001 ' dan tekan tombol ' Simpan '.
Segera setelah itu, kita akan melihat bahwa status dokumen kita telah berubah. Dokumen memasuki sel dan sekarang tersedia. Selain itu, statusnya akan berubah jika Anda mengunggah salinan elektronik dari dokumen tersebut ke program, tetapi lebih dari itu nanti.
Sekarang mari kita lihat submodul kedua - ' Lokasi ':
Ini akan menampilkan di mana salinan fisik dokumen berada. Dalam hal ini, kami memiliki satu salinan yang diterima dan terletak di kompartemen utama, di sel #001. Jika kami menerbitkan dokumen ke rekanan, maka status lokasi akan berubah dan akan mengarah ke sana. Anda tidak dapat memasukkan data ke dalam tabel ini secara manual, data akan muncul di sini secara otomatis.
Mari buka tab berikutnya ' Versi dan file elektronik ':
Anda dapat menambahkan entri tentang versi elektronik dokumen ke tabel ini. Ini dilakukan dengan menggunakan menu konteks yang sudah dikenal dan tombol ' Tambah '.
Isikan informasi pada tabel yang muncul. Dalam ' Jenis Dokumen ', misalnya, ini bisa berupa lampiran Excel, atau format jpg atau pdf. File itu sendiri ditunjukkan di bawah menggunakan tombol unduh. Anda juga dapat menentukan tautan ke lokasinya di komputer atau di jaringan lokal.
Mari kita pergi ke tab ' Parameter '.
Di ' Parameter ' terdapat daftar frase yang ingin Anda masukkan ke dalam program, kemudian frase tersebut secara otomatis akan ditempatkan pada template di tempat yang tepat. Tindakan itu sendiri dijalankan oleh tombol ' Isi ' yang terletak di bagian atas.
Tab ' Pelengkapan Otomatis ' menampilkan frasa mana yang terakhir dimasukkan menggunakan tindakan di atas.
Tab ' Bekerja pada dokumen ' menampilkan daftar pekerjaan yang direncanakan dan diselesaikan pada dokumen yang dipilih. Anda dapat menambahkan pekerjaan baru atau mengedit pekerjaan yang ada menggunakan menu konteks.
Katakanlah pekerja Anda telah meminta barang tertentu dari pemasok, tetapi stoknya habis. Dalam hal ini, karyawan membuat permintaan untuk membeli barang-barang yang diperlukan.
Mari kita pergi ke modul ' Aplikasi '.
Pertama, Anda perlu membuat entri baru. Untuk melakukan ini, kami akan menggunakan tindakan ' Buat permintaan '.
Juga, data tentang pelamar dan tanggal saat ini akan diganti secara otomatis ke dalamnya.
Pilih entri yang muncul dan buka submodule ' Pesan Isi ' di bagian bawah.
Item telah ditambahkan ke daftar, yang jumlahnya di gudang kurang dari jumlah minimum yang ditentukan. Jika perlu, Anda dapat mengubah daftar ini dengan nomor dan nama item. Untuk mengubah, gunakan menu konteks dengan mengklik kanan item dan pilih ' Edit '.
Untuk menambahkan entri baru, pilih ' Tambah '.
Setelah semua yang Anda butuhkan ditambahkan, pilih tab ' Work on request '.
Semua pekerjaan yang direncanakan dan diselesaikan pada dokumen akan disajikan di sini. Sekarang kosong, karena pekerjaan belum dilakukan. Tandatangani tiket dengan mengklik tombol ' Tindakan ' dan pilih ' Tanda tangani tiket '.
Entri pertama telah muncul, yang berstatus ' In progress '.
Kami juga melihat deskripsi pekerjaan yang harus diselesaikan, tanggal jatuh tempo , kontraktor , dan informasi berguna lainnya. Jika Anda mengklik dua kali entri ini, jendela pengeditan akan terbuka.
Di jendela ini, Anda dapat mengubah item di atas, serta menandai penyelesaian tugas, sekaligus menuliskan hasilnya , atau menandai urgensinya . Jika terjadi kesalahan, Anda dapat mengembalikan pekerjaan pada aplikasi untuk salah satu karyawan, misalnya agar pemasok mengubah daftar barang atau mencari harga yang lebih rendah, yang dapat ditunjukkan dengan alasannya.
Misalnya, selesaikan pekerjaan ini dengan mencentang kotak ' Selesai ' dan memasukkan ' Hasil ', lalu mengklik tombol ' Simpan '.
Sekarang kita dapat melihat bahwa pekerjaan ini telah menerima status ' Selesai '.
Di bawah ini adalah entri kedua yang memiliki ' penampil ' berbeda - sang sutradara. Mari kita buka.
Mari kita atur pekerjaan ini ' kembali ke karyawan - Pemasok. Dalam ' alasan pengembalian ' kami menulis bahwa dokumen tersebut, misalnya, memiliki akun pembayaran yang salah.
Mari kita menyimpan catatan lagi.
Sekarang kita dapat melihat bahwa dokumen tersebut telah dikembalikan kembali ke Pengadaan, dan status pekerjaan Direktur adalah ' Dikembalikan ' dan Pengadaan adalah ' Dalam Proses '. Sekarang, agar dokumen tersebut kembali ke direktur, pemasok perlu memperbaiki semua kesalahan. Setelah dokumen melewati semua langkah, akan terlihat seperti ini:
Sekarang Anda dapat membuat faktur ke pemasok. Ini dilakukan dengan menggunakan tindakan ' Faktur vendor '.
Status pesanan kemudian akan berubah menjadi ' Awaiting Delivery '.
Setelah barang pesanan diterima, barang tersebut dapat ditransfer ke pelanggan. Untuk melakukannya, gunakan tindakan ' Menerbitkan barang '.
Status tiket akan berubah lagi, kali ini menjadi ' Selesai '.
Aplikasi itu sendiri dapat dicetak, jika perlu, menggunakan tombol laporan.
Aplikasi yang dicetak terlihat seperti ini:
Lihat di bawah untuk topik bermanfaat lainnya:
Sistem Akuntansi Universal
2010 - 2024
Unduh program dengan pelatihan interaktif