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ये सुविधाएँ केवल मानक और व्यावसायिक प्रोग्राम कॉन्फ़िगरेशन में उपलब्ध हैं।
हम प्रारंभिक शेष राशि के साथ उत्पाद श्रेणी को लोड करने के एक उदाहरण पर विचार करेंगे।
निर्देशिका खोलना "नामपद्धति" एक नई XLSX MS Excel फ़ाइल से प्रोग्राम में डेटा आयात करने का तरीका देखने के लिए।
विंडो के ऊपरी भाग में, संदर्भ मेनू को कॉल करने के लिए राइट-क्लिक करें और कमांड का चयन करें "आयात" .
डेटा आयात के लिए एक मोडल विंडो दिखाई देगी।
कृपया पढ़ें कि आप समानांतर में निर्देशों को क्यों नहीं पढ़ पाएंगे और दिखाई देने वाली विंडो में काम क्यों नहीं कर पाएंगे ।
एक नया नमूना XLSX फ़ाइल आयात करने के लिए, ' MS Excel 2007 ' विकल्प को सक्षम करें।
कृपया ध्यान दें कि जिस फ़ाइल में हम आइटम को प्रारंभिक शेष राशि के साथ लोड करने के लिए आयात करेंगे, उसमें ऐसे फ़ील्ड होने चाहिए। सबसे पहले एक्सेल फाइल को जरूरी फॉर्म में लाएं।
हरे रंग के शीर्षक वाले कॉलम अनिवार्य होने चाहिए - यह उत्पाद श्रेणी के बारे में मुख्य जानकारी है। और यदि आप मूल्य सूची और उत्पाद शेष को अतिरिक्त रूप से भरना चाहते हैं तो आप आयातित फ़ाइल में नीले हेडर वाले कॉलम शामिल कर सकते हैं।
फिर एक फाइल चुनें। चयनित फ़ाइल का नाम इनपुट फ़ील्ड में दर्ज किया जाएगा।
अब सुनिश्चित करें कि चयनित फ़ाइल आपके एक्सेल प्रोग्राम में नहीं खुली है।
' अगला ' बटन पर क्लिक करें।
उसके बाद, डायलॉग बॉक्स के दाहिने हिस्से में निर्दिष्ट एक्सेल फाइल खुल जाएगी। और बाईं ओर, ' USU ' कार्यक्रम के क्षेत्र सूचीबद्ध होंगे। नीचे स्क्रॉल करें। हमें उन क्षेत्रों की आवश्यकता होगी जिनके नाम ' IMP_ ' से शुरू होते हैं। वे डेटा आयात के लिए अभिप्रेत हैं।
अब हमें यह दिखाने की जरूरत है कि यूएसयू कार्यक्रम के किस क्षेत्र में एक्सेल फाइल के प्रत्येक कॉलम से जानकारी आयात की जाएगी।
सबसे पहले बाईं ओर ' IMP_NAME ' फ़ील्ड पर क्लिक करें। यह वह जगह है जहां उत्पाद का नाम संग्रहीत किया जाता है।
आगे हम ' C ' कॉलम के किसी भी स्थान पर दायीं ओर क्लिक करते हैं। आयातित फ़ाइल के इस कॉलम में माल के नाम सूचीबद्ध हैं।
फिर एक कनेक्शन बनता है। ' [पत्रक1]सी ' फ़ील्ड नाम ' IMP_NAME ' के बाईं ओर दिखाई देगा। इसका मतलब है कि एक्सेल फाइल के ' सी ' कॉलम से इस फील्ड में जानकारी अपलोड की जाएगी।
इसी सिद्धांत से, हम ' USU ' प्रोग्राम के अन्य सभी क्षेत्रों को ' IMP_ ' से शुरू करते हुए, एक्सेल फ़ाइल के कॉलम से जोड़ते हैं। यदि आप बचे हुए उत्पादों के साथ एक उत्पाद लाइन आयात कर रहे हैं, तो परिणाम इस तरह दिखना चाहिए।
अब आइए जानें कि आयात के लिए प्रत्येक फ़ील्ड का क्या अर्थ है।
IMP_BARCODE - बारकोड।
IMP_CAT - श्रेणी।
IMP_SUBCAT - उपश्रेणी।
IMP_NAME - उत्पाद का नाम।
IMP_SKLAD - गोदाम।
IMP_AMOUNT - माल की वह मात्रा जो वर्तमान में निर्दिष्ट वेयरहाउस में उपलब्ध है।
IMP_UNITS - माप की इकाइयाँ।
IMP_PRICE_POKUP - खरीद मूल्य।
IMP_PRICE_SALE - बिक्री मूल्य।
उसी विंडो में ध्यान दें कि आपको आयात प्रक्रिया के दौरान एक पंक्ति को छोड़ना होगा, क्योंकि एक्सेल फ़ाइल की पहली पंक्ति में डेटा नहीं है, लेकिन फ़ील्ड हेडर हैं।
' अगला ' बटन पर क्लिक करें।
' चरण 2 ' दिखाई देगा, जिसमें विभिन्न प्रकार के डेटा के लिए प्रारूप कॉन्फ़िगर किए गए हैं। आमतौर पर यहां कुछ भी बदलने की जरूरत नहीं होती है।
' अगला ' बटन पर क्लिक करें।
' स्टेप 3 ' दिखाई देगा। इसमें, हमें सभी ' चेकबॉक्स ' सेट करने होंगे, जैसा कि चित्र में दिखाया गया है।
यदि हम एक आयात स्थापित कर रहे हैं जिसे हम समय-समय पर करने की योजना बना रहे हैं, तो सभी सेटिंग्स को एक विशेष सेटिंग्स फ़ाइल में सहेजना बेहतर है ताकि उन्हें हर बार सेट न किया जा सके।
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप पहली बार सफल होंगे, तो आयात सेटिंग्स को सहेजने की भी सिफारिश की जाती है।
' टेम्पलेट सहेजें ' बटन दबाएं।
हम आयात सेटिंग्स के लिए एक फ़ाइल नाम के साथ आते हैं। इसे उसी स्थान पर सहेजना बेहतर है जहां डेटा फ़ाइल स्थित है, ताकि सब कुछ एक ही स्थान पर हो।
जब आपने आयात के लिए सभी सेटिंग्स निर्दिष्ट कर दी हैं, तो हम ' रन ' बटन पर क्लिक करके स्वयं आयात प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं।
निष्पादन के बाद, आप परिणाम देख सकते हैं। प्रोग्राम यह गिनेगा कि प्रोग्राम में कितनी लाइनें जोड़ी गईं और कितनों ने त्रुटि पैदा की।
एक आयात लॉग भी है। यदि निष्पादन के दौरान त्रुटियां होती हैं, तो उन सभी को लॉग में एक्सेल फ़ाइल की लाइन के संकेत के साथ वर्णित किया जाएगा।
लॉग में त्रुटियों का विवरण तकनीकी है, इसलिए उन्हें ठीक करने में मदद करने के लिए उन्हें ' USU ' प्रोग्रामर्स को दिखाना होगा। संपर्क विवरण वेबसाइट usu.kz पर सूचीबद्ध हैं।
आयात संवाद बंद करने के लिए ' रद्द करें ' बटन पर क्लिक करें।
हम प्रश्न का उत्तर सकारात्मक में देते हैं।
यदि सभी रिकॉर्ड त्रुटि में नहीं आते हैं, और कुछ जोड़े गए हैं, तो फिर से आयात करने का प्रयास करने से पहले, आपको भविष्य में डुप्लिकेट को बाहर करने के लिए जोड़े गए रिकॉर्ड्स को चुनने और हटाने की आवश्यकता होगी।
यदि हम डेटा को पुन: आयात करने का प्रयास करते हैं, तो हम आयात संवाद को फिर से कॉल करते हैं। लेकिन इस बार हम इसमें ' लोड टेम्प्लेट ' बटन दबाते हैं।
आयात सेटिंग्स के साथ पहले से सहेजी गई फ़ाइल का चयन करें।
उसके बाद डायलॉग बॉक्स में सब कुछ ठीक उसी तरह भरा जाएगा जैसे पहले था। कुछ और कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता नहीं है! फ़ाइल का नाम, फ़ाइल प्रारूप, एक्सेल टेबल के फ़ील्ड और कॉलम के बीच लिंक और बाकी सब कुछ भर जाता है।
' अगला ' बटन के साथ, आप केवल उपरोक्त के बारे में सुनिश्चित करने के लिए संवाद के अगले चरणों के माध्यम से जा सकते हैं। या तुरंत ' रन ' बटन दबाएं।
यदि सभी त्रुटियों को ठीक कर दिया गया है, तो डेटा आयात निष्पादन लॉग इस तरह दिखेगा।
यदि कोई आपूर्तिकर्ता आपको इलेक्ट्रॉनिक रूप में खरीदे गए सामान के लिए लगातार चालान भेजता है, तो आप इसे मैन्युअल रूप से दर्ज नहीं कर सकते, लेकिन आसानी से 
आयात ।
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