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Diese Features müssen separat bestellt werden.
Für das Programm „ Universal Accounting System “ können Sie ein Modul zur elektronischen Dokumentenverwaltung bestellen. Mit der elektronischen Dokumentenverwaltung können Sie die Arbeit mit Dokumenten in Ihrer Organisation beschleunigen und vereinfachen. Der Manager und die verantwortlichen Personen sehen sofort alle erforderlichen Informationen zu allen Dokumenten.
Wir bieten zwei Konfigurationen für den Workflow an. Der erste ist Papierkram. Es kann viele verschiedene Optionen gleichzeitig verfolgen. Zum Beispiel Referenzen für Personal und die Relevanz von Verträgen für Gegenparteien.
Es gibt auch ein Versorgungskonto. Es wird für den Kauf von Waren verwendet und ermöglicht es Ihnen, den Genehmigungsprozess aller Kaufanfragen zu beschleunigen.
In beiden Fällen müssen die Dokumente verschiedene Mitarbeiter der Organisation durchlaufen. Der Auftrag und die Mitarbeiter selbst werden in ein spezielles Verzeichnis ' Prozesse ' eingetragen.
Lassen Sie uns diese Anleitung öffnen. Im obersten Modul sehen Sie den Namen des Geschäftsprozesses und darunter die Phasen, die dieser Geschäftsprozess durchlaufen muss.
In diesem Beispiel sehen wir, dass die „ Bestellanforderung “ vom Mitarbeiter unterschrieben wird, dann geht es an die Unterschrift des Managers und Direktors. In unserem Fall ist dies dieselbe Person. Danach bestellt der Lieferant die erforderlichen Ressourcen und übermittelt Informationen zur Zahlung an den Buchhalter.
Für das elektronische Dokumentenmanagement ist dies das Hauptmodul. Gehen Sie zu „ Module “ – „ Organisation “ – „ Dokumente “.
Im obersten Modul sehen wir alle verfügbaren Dokumente. Wenn Sie nach einem bestimmten Datensatz suchen müssen, können Sie Filter verwenden.
Die Spalten enthalten viele nützliche Informationen. Zum Beispiel die Verfügbarkeit eines Dokuments, seine Relevanz, Art des Dokuments, Datum und Nummer, Gegenpartei, für die dieses Dokument ausgestellt wurde, bis zu welchem Datum das Dokument gültig ist. Sie können auch andere Felder hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche „ Spaltensichtbarkeit “ verwenden.
Lassen Sie uns ein neues Dokument erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Modul und wählen Sie „ Hinzufügen “.
Das Fenster Neues Dokument hinzufügen wird angezeigt.
Stellen wir uns vor, wir müssen einen Urlaubsantrag von einem Mitarbeiter stellen. Wählen Sie „ Dokumentansicht “, indem Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken. Dadurch gelangen wir zu einem weiteren Modul, in dem wir den erforderlichen Dokumententyp auswählen können. Drücken Sie nach der Auswahl die spezielle Schaltfläche „ Auswählen “, die sich am Ende der Liste befindet. Sie können auch einfach auf die gewünschte Zeile doppelklicken.
Nach der Auswahl kehrt das Programm automatisch zum vorherigen Fenster zurück. Füllen Sie nun die restlichen Felder aus - die Dokumentennummer und die gewünschte Gegenpartei. Bei Bedarf können Sie auch den Block „ Zeitsteuerung “ ausfüllen.
Drücken Sie danach die Schaltfläche „ Speichern “:
Es gibt einen neuen Eintrag im Modul - unser neues Dokument.
Schauen wir jetzt nach unten und wir sehen das Submodulfenster.
Sehen wir uns die einzelnen Submodule genauer an.
' Bewegung ' ermöglicht es Ihnen, die Bewegung des Dokuments anzugeben - in welcher Abteilung und Zelle es angekommen ist. Dazu müssen Sie über das Kontextmenü einen Eintrag hinzufügen.
Das heutige Datum wird automatisch eingetragen. In der Position „ Gegenpartei “ wird angegeben, wer das Dokument liefert oder abholt. Sie können auch die Menge angeben, wenn Sie beispielsweise mehrere Exemplare auf einmal mieten. Die Blöcke „ Ausgabe/Bewegung “ und „ Empfang/Bewegung “ sind für die Ausgabe und den Empfang des Dokuments an die Abteilung zuständig. Die entsprechenden Positionen in der Tabelle geben außerdem an, in welcher Abteilung das Dokument angenommen und in welche Zelle es gelegt wurde. Lassen Sie uns angeben, dass unser Dokument in der ' Hauptabteilung ' in der Zelle ' #001 ' angekommen ist und die Schaltfläche ' Speichern ' drücken.
Unmittelbar danach sehen wir, dass sich der Status unseres Dokuments geändert hat. Das Dokument wurde in die Zelle eingegeben und ist jetzt verfügbar. Außerdem ändert sich der Status, wenn Sie eine elektronische Kopie des Dokuments in das Programm hochladen, aber dazu später mehr.
Werfen wir nun einen Blick auf das zweite Submodul – ‚ Location ‘:
Dadurch wird angezeigt, wo sich die physischen Kopien des Dokuments befinden. In diesem Fall haben wir eine akzeptierte Kopie und sie befindet sich im Hauptfach, in Zelle Nr. 001. Wenn wir ein Dokument an eine Gegenpartei ausstellen, ändert sich der Standortstatus und weist darauf hin. In diese Tabelle können Sie keine Daten von Hand eingeben, sie erscheinen hier automatisch.
Gehen wir zum nächsten Reiter „ Elektronische Versionen und Dateien “:
Sie können dieser Tabelle einen Eintrag über die elektronische Version des Dokuments hinzufügen. Dies geschieht über das bereits bekannte Kontextmenü und die Schaltfläche „ Hinzufügen “.
Tragen Sie die Informationen in die angezeigte Tabelle ein. Bei „ Dokumenttyp “ könnte dies beispielsweise ein Excel-Anhang oder das JPG- oder PDF-Format sein. Die Datei selbst wird unten mit dem Download-Button angezeigt. Sie können auch einen Link zu seinem Speicherort auf einem Computer oder in einem lokalen Netzwerk angeben.
Gehen wir zur Registerkarte „ Parameter “.
In ' Parameter ' gibt es eine Liste von Phrasen, die Sie in das Programm eingeben möchten, dann werden diese Phrasen automatisch an den richtigen Stellen in der Vorlage platziert. Die Aktion selbst wird durch die Schaltfläche „ Ausfüllen “ oben ausgeführt.
Auf der Registerkarte „ Autocomplete “ wird angezeigt, welche Sätze zuletzt mit der obigen Aktion eingegeben wurden.
Die Registerkarte „ Arbeiten am Dokument “ zeigt die Liste der geplanten und abgeschlossenen Arbeiten am ausgewählten Dokument. Über das Kontextmenü können Sie einen neuen Job hinzufügen oder einen bestehenden Job bearbeiten.
Angenommen, Ihr Mitarbeiter hat bestimmte Artikel bei einem Lieferanten angefordert, die jedoch nicht vorrätig sind. In diesem Fall erstellt der Mitarbeiter eine Anfrage zum Kauf der notwendigen Dinge.
Gehen wir zum Modul „ Anwendungen “.
Zuerst müssen Sie einen neuen Eintrag erstellen. Dazu verwenden wir die Aktion „ Anfrage erstellen “.
Außerdem werden die Daten über den Bewerber und das aktuelle Datum automatisch ersetzt.
Wählen Sie den erscheinenden Eintrag aus und gehen Sie in das unterste Submodul „ Order Contents “.
Der Liste wurde bereits ein Artikel hinzugefügt, dessen Menge im Lager unter dem angegebenen Minimum liegt. Bei Bedarf können Sie diese Liste nach Anzahl und Bezeichnung der Artikel ändern. Verwenden Sie zum Ändern das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und „ Bearbeiten “ auswählen.
Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, wählen Sie „ Hinzufügen “.
Nachdem alles, was Sie benötigen, hinzugefügt wurde, wählen Sie die Registerkarte „ Arbeiten auf Anfrage “.
Alle geplanten und abgeschlossenen Arbeiten an dem Dokument werden hier vorgestellt. Jetzt ist es leer, weil die Arbeiten noch nicht durchgeführt wurden. Unterzeichnen Sie das Ticket, indem Sie auf die Schaltfläche „ Aktionen “ klicken und „ Ticket unterschreiben “ auswählen.
Der erste Eintrag ist erschienen, der den Status ' In Bearbeitung ' hat.
Wir sehen auch eine Beschreibung der auszuführenden Arbeiten , das Fälligkeitsdatum , den Auftragnehmer und andere nützliche Informationen. Wenn Sie auf diesen Eintrag doppelklicken, öffnet sich das Bearbeitungsfenster.
In diesem Fenster können Sie die oben genannten Elemente ändern sowie den Abschluss der Aufgabe markieren und gleichzeitig das Ergebnis aufschreiben oder ihre Dringlichkeit markieren . Im Falle von Fehlern können Sie die Arbeit auf dem Antrag für einen der Mitarbeiter zurückgeben , z. B. damit der Lieferant die Warenliste ändert oder nach niedrigeren Preisen sucht, was im Grund angegeben werden kann.
Lassen Sie uns beispielsweise diese Arbeit abschließen, indem Sie das Kontrollkästchen „ Fertig “ aktivieren, „ Ergebnis “ eingeben und dann auf die Schaltfläche „ Speichern “ klicken.
Jetzt können wir sehen, dass diese Arbeit den Status ' Abgeschlossen ' erhalten hat.
Unten ist ein zweiter Eintrag, der einen anderen „ Darsteller “ hat – den Regisseur. Lass es uns öffnen.
Lassen Sie uns diese Arbeit einstellen ' zurück zum Mitarbeiter - Lieferant. In ' Rücksendegrund ' schreiben wir, dass das Dokument zum Beispiel ein falsches Konto für die Zahlung hat.
Lassen Sie uns den Datensatz erneut speichern .
Jetzt können wir sehen, dass das Dokument an den Beschaffer zurückgesendet wurde und der Auftragsstatus des Direktors „ Zurückgegeben “ und der Auftragsstatus der Beschaffung „ In Bearbeitung “ ist. Damit das Dokument an den Direktor zurückgeschickt werden kann, muss der Lieferant nun alle Fehler korrigieren. Nachdem das Dokument alle Schritte durchlaufen hat, sieht es so aus:
Jetzt können Sie eine Rechnung an den Lieferanten erstellen. Dies erfolgt über die Aktion „ Lieferantenrechnung “.
Der Bestellstatus ändert sich dann zu „ Warten auf Lieferung “.
Nach Erhalt der bestellten Artikel können diese an den Kunden übermittelt werden. Verwenden Sie dazu die Aktion ' Ware ausgeben '.
Der Status des Tickets ändert sich erneut, diesmal auf „ Abgeschlossen “.
Der Antrag selbst kann bei Bedarf über den Melden-Button ausgedruckt werden.
Der ausgedruckte Antrag sieht so aus:
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