USU  ››  ব্যবসা অটোমেশন জন্য প্রোগ্রাম  ››  ক্লিনিকের জন্য প্রোগ্রাম  ››  মেডিকেল প্রোগ্রামের জন্য নির্দেশাবলী  ›› 

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা

এই বৈশিষ্ট্য পৃথকভাবে আদেশ করা আবশ্যক.

' ইউনিভার্সাল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ' প্রোগ্রামের জন্য, আপনি একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট মডিউল অর্ডার করতে পারেন। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের নথিগুলির সাথে কাজকে গতি বাড়ানো এবং সহজ করতে দেয়। ম্যানেজার এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তিরা অবিলম্বে যেকোনো নথিতে প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য দেখতে পাবেন।

কর্মপ্রবাহের ধরন

আমরা কর্মপ্রবাহের জন্য দুটি কনফিগারেশন অফার করি। প্রথমটি হল কাগজপত্র। এটি একই সময়ে বিভিন্ন বিকল্প ট্র্যাক করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মীদের জন্য রেফারেন্স এবং প্রতিপক্ষের জন্য চুক্তির প্রাসঙ্গিকতা।

একটি সরবরাহ অ্যাকাউন্টও রয়েছে। এটি পণ্য ক্রয়ের জন্য ব্যবহৃত হয় এবং আপনাকে সমস্ত ক্রয়ের অনুরোধের অনুমোদন প্রক্রিয়াকে দ্রুততর করতে দেয়।

উভয় ক্ষেত্রেই, নথিগুলি সংস্থার বিভিন্ন কর্মচারীর মাধ্যমে যেতে হবে। অর্ডার এবং কর্মচারীরা নিজেরাই একটি বিশেষ ডিরেক্টরিতে ভরা হয় ' প্রসেস '।

চলুন এই গাইড খুলুন. উপরের মডিউলে, আপনি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার নাম দেখতে পারেন এবং নীচে - এই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াটি যে পর্যায়ে যেতে হবে।

এই উদাহরণে, আমরা দেখতে পাই যে ' ক্রয় রিকুইজিশন ' কর্মচারী দ্বারা স্বাক্ষরিত হবে, তারপর এটি ম্যানেজার এবং পরিচালকের স্বাক্ষরে যাবে। আমাদের ক্ষেত্রে, এই একই ব্যক্তি. এর পরে, সরবরাহকারী প্রয়োজনীয় সংস্থানগুলি অর্ডার করবে এবং অর্থ প্রদানের জন্য অ্যাকাউন্ট্যান্টের কাছে তথ্য স্থানান্তর করবে।

নথি অ্যাকাউন্টিং

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার জন্য, এটি প্রধান মডিউল। ' মডিউল ' - ' অর্গানাইজেশন ' - ' ডকুমেন্টস'- এ যান।

উপরের মডিউলে আমরা সমস্ত উপলব্ধ নথি দেখতে পাই। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট রেকর্ড অনুসন্ধান করতে চান, আপনি ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন.

কলামগুলিতে প্রচুর দরকারী তথ্য রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, একটি নথির প্রাপ্যতা, এর প্রাসঙ্গিকতা, নথির ধরন, তারিখ এবং সংখ্যা, প্রতিপক্ষ যার জন্য এই নথিটি জারি করা হয়েছে, নথিটি কত তারিখ পর্যন্ত বৈধ। আপনি ' কলাম দৃশ্যমানতা ' বোতাম ব্যবহার করে অন্যান্য ক্ষেত্র যোগ করতে পারেন।

এর একটি নতুন এন্ট্রি তৈরি করা যাক

আসুন একটি নতুন নথি তৈরি করি। এটি করার জন্য, মডিউলের যেকোনো জায়গায় ডান-ক্লিক করুন এবং ' যোগ করুন ' নির্বাচন করুন।

Add New Document উইন্ডো আসবে।

আসুন কল্পনা করি যে আমাদের একজন কর্মচারীর কাছ থেকে ছুটির জন্য একটি আবেদন করতে হবে। তিনটি বিন্দু সহ বোতামে ক্লিক করে ' ডকুমেন্ট ভিউ ' নির্বাচন করুন। এটি আমাদের অন্য একটি মডিউলে নিয়ে যাবে যেখানে আমরা প্রয়োজনীয় নথির প্রকার নির্বাচন করতে পারি। নির্বাচনের পরে, তালিকার নীচে অবস্থিত বিশেষ বোতাম ' নির্বাচন ' টিপুন। এছাড়াও আপনি পছন্দসই লাইনে ডাবল ক্লিক করতে পারেন।

নির্বাচন করার পরে, প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমাদের পূর্ববর্তী উইন্ডোতে ফিরিয়ে দেয়। এখন বাকি ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন - নথি নম্বর এবং পছন্দসই প্রতিপক্ষ। প্রয়োজনে ' টাইম কন্ট্রোল ' ব্লকও পূরণ করতে পারেন।

এর পরে, ' সংরক্ষণ করুন ' বোতাম টিপুন:

মডিউলে একটি নতুন এন্ট্রি আছে - আমাদের নতুন নথি।

এখন নিচের দিকে তাকাই এবং আমরা সাবমডিউল উইন্ডো দেখতে পাব।

আসুন আরও বিশদে প্রতিটি সাবমডিউল দেখুন।

নথি আন্দোলন

' আন্দোলন ' আপনাকে নথির গতিবিধি নির্দিষ্ট করতে দেয় - এটি কোন বিভাগে এবং কক্ষে এসেছে। এটি করার জন্য, আপনাকে প্রসঙ্গ মেনুর মাধ্যমে একটি এন্ট্রি যোগ করতে হবে।

আজকের তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা হবে. ' কাউন্টারপার্টি ' আইটেমে, এটি নির্দেশিত হয় কে নথিটি সরবরাহ করে বা তুলে নেয়। আপনি পরিমাণও নির্দিষ্ট করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একবারে বেশ কয়েকটি কপি ভাড়া নিচ্ছেন। ' ইস্যু/আন্দোলন ' এবং ' অভ্যর্থনা/আন্দোলন ' ব্লকগুলি বিভাগকে নথি প্রদান এবং গ্রহণের জন্য দায়ী। টেবিলের সংশ্লিষ্ট আইটেমগুলিও নির্দেশ করে যে নথিটি কোন বিভাগে গৃহীত হয়েছিল এবং কোন কক্ষে এটি স্থাপন করা হয়েছিল। আসুন ইঙ্গিত করি যে আমাদের নথিটি সেল ' #001' -এর ' প্রধান বিভাগে ' এসেছে এবং ' সংরক্ষণ করুন ' বোতাম টিপুন।

এর পরপরই, আমরা দেখতে পাব যে আমাদের নথির অবস্থা পরিবর্তিত হয়েছে। নথিটি ঘরে প্রবেশ করেছে এবং এখন এটি উপলব্ধ। এছাড়াও, যদি আপনি প্রোগ্রামে নথির একটি বৈদ্যুতিন অনুলিপি আপলোড করেন তবে স্থিতিটি পরিবর্তিত হবে, তবে পরে আরও কিছু।

নথির অবস্থান

এখন দ্বিতীয় সাবমডিউলটি দেখে নেওয়া যাক - ' অবস্থান ':

এটি নথির প্রকৃত কপিগুলি কোথায় অবস্থিত তা প্রদর্শন করবে৷ এই ক্ষেত্রে, আমাদের কাছে একটি গৃহীত অনুলিপি রয়েছে এবং এটি প্রধান বগিতে, সেল #001-এ অবস্থিত। যদি আমরা একটি কাউন্টারপার্টির কাছে একটি নথি ইস্যু করি, তাহলে অবস্থানের স্থিতি পরিবর্তন হবে এবং এটিকে নির্দেশ করবে। আপনি হাত দিয়ে এই টেবিলে ডেটা প্রবেশ করতে পারবেন না, সেগুলি এখানে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে।

ইলেকট্রনিক সংস্করণ

চলুন পরবর্তী ট্যাবে যাই ' ইলেক্ট্রনিক সংস্করণ এবং ফাইল ':

আপনি এই টেবিলে নথির বৈদ্যুতিন সংস্করণ সম্পর্কে একটি এন্ট্রি যোগ করতে পারেন। এটি ইতিমধ্যে পরিচিত প্রসঙ্গ মেনু এবং ' অ্যাড ' বোতাম ব্যবহার করে করা হয়।

প্রদর্শিত টেবিলে তথ্য পূরণ করুন। ' ডকুমেন্ট টাইপ' -এ, উদাহরণস্বরূপ, এটি একটি এক্সেল সংযুক্তি, বা jpg বা pdf ফর্ম্যাট হতে পারে। ফাইল নিজেই ডাউনলোড বোতাম ব্যবহার করে নীচে নির্দেশিত হয়. আপনি কম্পিউটারে বা স্থানীয় নেটওয়ার্কে এর অবস্থানের একটি লিঙ্কও নির্দিষ্ট করতে পারেন।

চলুন ' প্যারামিটার ' ট্যাবে যাই।

' প্যারামিটার' -এ আপনি প্রোগ্রামে প্রবেশ করতে চান এমন বাক্যাংশগুলির একটি তালিকা রয়েছে, তারপর এই বাক্যাংশগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক জায়গায় টেমপ্লেটে স্থাপন করা হবে। ক্রিয়াটি নিজেই উপরে অবস্থিত ' ফিল ' বোতাম দ্বারা সম্পাদিত হয়।

' স্বয়ংসম্পূর্ণ ' ট্যাব উপরের ক্রিয়াটি ব্যবহার করে শেষবার কোন বাক্যাংশগুলি প্রবেশ করানো হয়েছিল তা প্রদর্শন করে।

' নথিতে কাজ করে ' ট্যাবটি নির্বাচিত নথিতে পরিকল্পিত এবং সম্পন্ন কাজের তালিকা প্রদর্শন করে। আপনি একটি নতুন চাকরি যোগ করতে পারেন বা প্রসঙ্গ মেনু ব্যবহার করে একটি বিদ্যমান চাকরি সম্পাদনা করতে পারেন।

ক্রয়ের অনুরোধের অনুমোদন এবং স্বাক্ষর

ধরা যাক আপনার কর্মী একটি সরবরাহকারীর কাছ থেকে নির্দিষ্ট আইটেমগুলির জন্য অনুরোধ করেছেন, কিন্তু সেগুলি স্টক নেই৷ এই ক্ষেত্রে, কর্মচারী প্রয়োজনীয় জিনিস কেনার জন্য একটি অনুরোধ তৈরি করে।

চলুন ' অ্যাপ্লিকেশন ' মডিউলে যাই।

এর একটি নতুন এন্ট্রি তৈরি করা যাক

প্রথমে আপনাকে একটি নতুন এন্ট্রি তৈরি করতে হবে। এটি করার জন্য, আমরা ' একটি অনুরোধ তৈরি করুন ' অ্যাকশনটি ব্যবহার করব।

এছাড়াও, আবেদনকারীর তথ্য এবং বর্তমান তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে এতে প্রতিস্থাপিত হবে।

অ্যাপ্লিকেশনের রচনা যোগ করা এবং পরিবর্তন করা

প্রদর্শিত এন্ট্রি নির্বাচন করুন এবং নীচের সাবমডিউল ' অর্ডার কন্টেন্ট' -এ যান।

তালিকায় ইতিমধ্যেই একটি আইটেম যোগ করা হয়েছে, গুদামে যার পরিমাণ নির্দিষ্ট ন্যূনতম থেকে কম। প্রয়োজনে, আপনি আইটেম সংখ্যা এবং নাম দ্বারা এই তালিকা পরিবর্তন করতে পারেন. পরিবর্তন করতে, আইটেমটিতে ডান-ক্লিক করে প্রসঙ্গ মেনু ব্যবহার করুন এবং ' সম্পাদনা ' নির্বাচন করুন।

একটি নতুন এন্ট্রি যোগ করতে, ' যোগ করুন ' নির্বাচন করুন৷

আপনার প্রয়োজনীয় সবকিছু যোগ করার পরে, ' অনুরোধে কাজ করুন ' ট্যাবটি নির্বাচন করুন।

অনুরোধে কাজ করুন

নথিতে সমস্ত পরিকল্পিত এবং সম্পন্ন কাজ এখানে উপস্থাপন করা হবে। এখন এটি খালি, কারণ কাজটি এখনও করা হয়নি। ' অ্যাকশন ' বোতামে ক্লিক করে এবং ' সাইন টিকেট ' নির্বাচন করে টিকিটে স্বাক্ষর করুন।

প্রথম এন্ট্রি হাজির হয়েছে, যার স্ট্যাটাস রয়েছে ' প্রগতিতে '।

আমরা করণীয় কাজের বিবরণ , নির্ধারিত তারিখ , ঠিকাদার এবং অন্যান্য দরকারী তথ্যও দেখতে পাই। আপনি এই এন্ট্রিতে ডাবল-ক্লিক করলে, সম্পাদনা উইন্ডো খুলবে।

এই উইন্ডোতে, আপনি উপরের আইটেমগুলি পরিবর্তন করতে পারেন, সেইসাথে টাস্কের সমাপ্তি চিহ্নিত করতে পারেন, একই সাথে ফলাফল লিখতে পারেন, বা এর জরুরিতা চিহ্নিত করতে পারেন। কোনও ত্রুটির ক্ষেত্রে, আপনি একজন কর্মচারীর জন্য আবেদনে কাজটি ফেরত দিতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, সরবরাহকারীকে পণ্যের তালিকা পরিবর্তন করার জন্য বা কম দামের সন্ধান করার জন্য, যা কারণ হিসাবে নির্দেশিত হতে পারে।

আসুন, উদাহরণস্বরূপ, ' সম্পন্ন ' চেকবক্সটি চেক করে এবং ' ফলাফল ' লিখুন এবং তারপর ' সংরক্ষণ ' বোতামে ক্লিক করে এই কাজটি সম্পূর্ণ করি৷

এখন আমরা দেখতে পাচ্ছি যে এই কাজটি ' সম্পূর্ণ ' মর্যাদা পেয়েছে।

নীচে একটি দ্বিতীয় এন্ট্রি রয়েছে যার একটি ভিন্ন ' পারফর্মার ' - পরিচালক। এটা খুলি.

আসুন এই কাজটি সেট করি ' কর্মচারী - সরবরাহকারীর কাছে ফিরে যাই । ' রিটার্নের কারণ' -এ আমরা লিখি যে নথিতে, উদাহরণস্বরূপ, অর্থপ্রদানের জন্য একটি ভুল অ্যাকাউন্ট রয়েছে।

এর রেকর্ড আবার সংরক্ষণ করা যাক .

এখন আমরা দেখতে পাচ্ছি যে নথিটি প্রকিউয়ারের কাছে ফিরে এসেছে, এবং পরিচালকের চাকরির অবস্থা ' রিটার্নড ' এবং প্রকিউরমেন্টের ' প্রগতিতে '। এখন, নথিটি পরিচালকের কাছে ফিরে পাওয়ার জন্য, সরবরাহকারীকে সমস্ত ত্রুটি সংশোধন করতে হবে। নথিটি সমস্ত পদক্ষেপের মধ্য দিয়ে যাওয়ার পরে, এটি দেখতে এরকম হবে:

এখন আপনি সরবরাহকারীর কাছে একটি চালান তৈরি করতে পারেন। এটি ' ভেন্ডার ইনভয়েস ' অ্যাকশন ব্যবহার করে করা হয়।

অর্ডার স্ট্যাটাস তারপর ' ডেলিভারির অপেক্ষায় ' এ পরিবর্তিত হবে।

অর্ডার করা আইটেমগুলি পাওয়ার পরে, সেগুলি গ্রাহকের কাছে স্থানান্তর করা যেতে পারে। এটি করতে, ' ইস্যু পণ্য ' অ্যাকশনটি ব্যবহার করুন।

টিকিটের অবস্থা আবার পরিবর্তন হবে, এবার ' সম্পূর্ণ ' হয়ে যাবে।

প্রয়োজনে রিপোর্ট বোতাম ব্যবহার করে অ্যাপ্লিকেশন নিজেই প্রিন্ট করা যেতে পারে।

মুদ্রিত অ্যাপ্লিকেশন এই মত দেখায়:

অন্যান্য সহায়ক বিষয়গুলির জন্য নীচে দেখুন:

• চিকিৎসা পণ্য জন্য অ্যাকাউন্টিং
• শুরুতে

• ইন্টারেক্টিভ প্রশিক্ষণ সহ প্রোগ্রামটি ডাউনলোড করুন