Разработка программы для автоматизации транспортной компании «КаргоТрансСервис»
Отзыв транспортной компании «КаргоТрансСервис» об Универсальной Системе Учета
Частное предприятие «КаргоТрансСервис» на рынке грузоперевозок уже с 2007 года, в первое время не было необходимости в постоянном учете и систематизации базы данных, но при больших загрузках и объемах, мы поняли, что не справляемся и начинается путаница в документах и идет потеря потенциальных клиентов. На этом этапе мы осознали, что нужно оптимизировать свой бизнес и нужна CRM-система.
Мы стали искать программное обеспечение, которое нам поможет следить за заказами, бюджетом и клиентами. Из многих вариантов в поисковой выдаче нам показалось особенно привлекательным предложение программы УСУ (Универсальная Система Учета), ознакомившись с демо-версией и видео обучением, мы поняли, что это то, что нам нужно. В свою очередь программа обладает рядом преимуществ – это довольно привлекательная цена, подход в обслуживании, недорогие дополнительные часы обслуживания, безналичная форма оплаты, приветливые и тактичные программисты. Программа имеет достаточно простой, интуитивный интерфейс, никогда не вылетает, не занимает много времени для заполнения форм. Рекомендую всем, кто хочет повысить уровень обслуживания и желает следить за клиентами и финансовыми потоками.
Директор: Шарипенко Д.О.
А у вас уже есть автоматизация?
Описание процесса автоматизации
Наше плодотворное сотрудничество с транспортной компанией «КаргоТрансСервис», которая находится в далекой и теплой Белоруссии началось летом этого года. Ребята изначально были настроены на плодотворный результат совместной работы. Развитие фирмы шло быстрыми темпами и прежние способы управления перевозками уже не устраивали руководителей. Привычный учет Excel уже не помогал, а просто путал всех. Невозможно было быстро осуществить поиск клиентов по таблице учета в Excel, посмотреть, что было заказано, какие поставки и в какое время планируются, а о четком и понятном контроле за финансовыми операциями можно было только мечтать. В общем и целом, представители руководящего состава подумали и решили, что с них хватит путаницы, которая отрицательно сказывалась на сервисе и, соответственно, на развитии бизнеса, и начали поиск софта управление логистикой Требовалась полная автоматизация бизнеса.
Цель: установление точного контроля за финансовым развитием предприятия, организация системы внутреннего контроля, полная автоматизация логистики, привлечение и удержание клиентов, осуществление успешного управления деятельностью предприятия.
У заказчика развитие компании осуществлялось быстрыми темпами и из программы для ведения грузоперевозок по городу и области планировалось расширение до уровня программы доставки грузоперевозок в разные города, а далее был в проекте международный формат. Необходимо было в первую очередь работать над комплексным контролем за качеством предоставляемых услуг и следить за учетом доставки. Для клиентов всегда важна скорость доставки, сохранность груза. Когда есть это простое понимание, то не возникает вопрос: «Как найти новых клиентов?». Они сами Вас найдут. Но как все это обеспечить, если здесь и сейчас ты не можешь найти необходимые сведения во всем этих непонятных закладках таблицы учета заказов в Excel, когда нет и в помине автоматизации бизнеса? Ответ прост: необходима разработка программного обеспечения.
Руководители все обсудили, ударили по рукам, подписали договор, и наши специалисты приступили к доработкам в программе транспорт, т.к. у представителя фирмы были персональные пожелания. Базовая конфигурация уже была написана, поэтому корректировки программы управления транспортом заняли минимальное количество времени, что очень обрадовало заказчика.
Итак, в софте организации и управления перевозок были произведены следующие доработки:
- Разграничение прав доступа пользователей в системе контроля сотрудников. В компании штат сотрудников уже был серьезный и руководству важно было, чтобы работники могли оперировать только теми данными, которые входят в круг их должностных обязанностей. В разработке программного обеспечения были созданы отдельные логины для бухгалтеров, кладовщиков, административного и управленческого блока сотрудников;
- Настройка фильтров управления логистикой, диапазонов значений, группировок категорий и т.д. Для мобильной работы организации необходимо быстро ориентироваться и находить актуальную информацию- теперь достаточно ввести начальные буквы названия или ФИО и система управления доставкой найдет сведения в рамках заданных параметров за считанные секунды;
- Формирование в учете перевозок шаблонов бланка заказа, коммерческого предложения и договора, путевых листов. Это значительно сокращает время установления деловых контактов с клиентом, подписание договора и его обслуживания. Все в одном разделе – необходимо только внести реквизиты контрагента;
- Создание баз данных и импортирование всех сведений из софта учета в таблице эксель в систему учета грузоперевозок. Это было не просто, т.к. вся информация была разрозненной, неточной, неполной. Например, один и от же контрагент мог быть записан по-разному, что создавало огромную путаницу в ведении и контроле дел;
- Регулирование аналитического раздела контроля за финансовым развитием предприятия: фиксация прихода, расхода и перемещения денежных средств. Широкие возможности этого блока предоставляют исчерпывающую информацию по всем финансовым операциям и сделкам компании – ни одна денежная единица не проходит мимо кассы, все фиксировано, точно, без ошибок. По каждому движению средств можно создать примечание, например, «Оплачено столько-то, остаток оплатят такого-то числа». Данная возможность программы транспорт делает работу персонала быстрой и комфортной.
Довольный клиент оставил отзыв о системе управления предприятием, который Вы можете прочитать ниже на странице, и отметил следующие положительные тенденции в развитии бизнеса:
- Установление точного контроля за финансовым развитием предприятия – теперь владелец и руководители с легкостью могут отследить передвижения любой суммы, даже самой незначительной;
- Система внутреннего контроля позволяет не только видеть уровень подготовки и отдачи работников, но и повысить качество предоставляемых услуг;
- Менеджерам нет необходимости заниматься поиском клиентов – они сами обращаются в компанию за услугами;
- Развитие бизнеса осуществляется еще большими темпами, не смотря на экономическую ситуацию в мире.
Это всего лишь несколько пунктов, которые имеют огромное значение для компании, которая намерена достигать новых вершин в результативности компании и ее развитии. Управляйте бизнесом правильно!