Разработка программы для автоматизации компании «Atlant translations»
Отзыв компании «Atlant translations» об Универсальной Системе Учета
Программа «УСУ – Универсальная Система Учета» имеет очень удобный в использовании интерфейс. Благодаря программе, менеджеры, ответственные за тот или иной отдел, могут держать нужную информацию о клиентской базе или о базе сотрудников в поле зрения и управлять ею: есть возможность экспортировать из базы или импортировать ее в базу. Программа также помогает при составлении инвойсов для клиентов и отчетов для руководства по каждому отдельному сотруднику.
Благодарим разработчиков!
Директор ООО «Atlant Translations»: Фатуллаев Джейхун
А у вас уже есть автоматизация?
Описание процесса автоматизации
Сотрудничество с бюро переводов «Atlant Translations» началось в сентябре 2015 года, когда к нам обратилась сотрудница фирмы. Она проживает в солнечном Баку, соответственно организация собственного бизнеса налажена там же. Расстояние для ведения переговоров и внедрения программы ее не пугало. Решение было принято не сразу - предварительно велся долгий диалог. Заказчица четко понимала, что ей необходимо для дальнейшего успешного развития фирмы. Было множество вопросов по функциональным возможностям автоматизации переводов, после чего возникли определенные требования к разработке программного обеспечения. Базовая конфигурация программы для бюро переводов у нас уже была, но в соответствии с пожеланиями клиентки учет центра переводов нуждался в серьезных доработках.
Цель: тотальная автоматизация бизнеса, полная финансовая отчетность и статистическая отчетность, организация контроля и надзора за действиями сотрудников, т.к. многие из них работали по системе freelance удаленно.
После подписания договора и оплаты счета наши специалисты приступили к доработкам учета переводов. Были осуществлены следующие корректировки:
1. Аналитический блок контроля переводов. Убрали ненужные поля в статистической отчетности, детализировали финансовую отчетность. Теперь в программе для бюро переводов можно точно рассчитать ставку сотрудникам freelance. Детализирование полной отчетности организации. Системы контроля и учета точно показывает какие заказы были сделаны за определенный период, все ли успели или по определенным договорам еще остались не выполненные до конца обязательства. Также автоматизация бизнеса отображает какой тип услуг пользуется наибольшем спросом у заказчиков: письменные переводы текстов, документов, сайтов; редактирование текстов; устный синхронный и последовательный перевод; перевод частных документов и т.д. Бюро переводов контроль позволяет отслеживать деятельность работников freelance – кто, в какое время выполнял ту или иную деятельность и на сколько эффективно это было. В учете работы отображается активность каждого сотрудника в виде графиков и диаграмм;
2. Системы контроля были настроены таким образом, чтобы руководитель мог без труда координировать деятельность сотрудников. Для этого настроили полные права пользователя для владелицы. Теперь в программе лингвистического центра можно видеть всю информацию по клиентам, заказам, текущим делам, сотрудникам, контрагентам, финансовым операциям. Остальным сотрудникам были предоставлены ограниченные права пользования. Тотальный контроль и надзор за всем рабочим процессом позволяет добиться лучших результатов работы.
3. Корректировка профессиональной базы данных. Ведение клиентской базы и базы заказов очень важно в любом деле. Поэтому в разработке программного обеспечения были сделаны определенные настройки. Для заказчицы было не важно фото клиента, но крайне важна полная информация о нем. Были отрегулированы следующие фильтры: возможность поиска по ФИО, дате рождения, № паспорта/удостоверения, начальным буквам, № заявки, типу услуги, дате обращения. Оперативность и точность – залог успеха развития компании. Также важен каждый звонок от потенциального клиента, каждое его обращение. Для этого был осуществлен коннект с мини-АТС, что позволило автоматически фиксировать дату звонка и номер с которого звонили. Работникам остается только внести ФИО в профессиональную базу данных, и потенциальный клиент уже не потеряется из поля зрения.
После установки управленческого программного обеспечения плодотворное сотрудничество продолжается – мы предоставляем техническую поддержку программы в рамках купленных часов обслуживания.
После некоторого времени работы с системой учета заказчица отметила следующие плюсы в развитие фирмы:
1. Мобильность. Это позволяет добиться лучших результатов работы, осуществляя своевременно все обязательства по договорам перед клиентами;
2. Точность. Четкость в порядке организации работы позволяет предоставлять сервис высочайшего качества: все без задержек и проволочек, ни одно слово из текста-оригинала не пропущено, ни один заказ не перепутан, ни одна оплата не прошла мимо кассы;
3. Простота. Понятный интерфейс и простое меню позволяют легко и быстро ориентироваться, при этом регулирующие системы не позволят допустить ошибку или удалить нужную информацию.