Возможности системы электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота стремительно растут в современном мире цифровых технологий, как и значительно расширяются границы применения во всех сферах деятельности. Разработчики УСУ помогут внедрить программное обеспечение для автоматизации документооборота в организациях с любым видом деятельности, возможности которого помогут автоматизировать многие бизнес-процессы и вывести организационную деятельность компании на новый уровень. Если организация часто сталкивается с такими проблемами как частые утери документов, высокая загруженность персонала, большое количество просроченных заданий, трудности в поиске нужного документа, то внедрение системы электронного документооборота позволит решить эти задачи. Рассмотрим основные возможности системы документооборота, которые помогут автоматизировать работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с другими видами документации (бухгалтерская, кадровая, складская, архивная и т.д.).

С помощью возможностей системы документооборота создается единая платформа данных. На стадии формирования любого документа имеется возможность создать в системе электронный шаблон часто используемых документов и задать дальнейший его «маршрут». Использование шаблона существенно сэкономит время на создание документа, так как достаточно будет заполнить необходимые данные или текст, поможет исключить ошибки грамматические, орфографические и по содержанию обязательно требуемой информации (реквизиты, адресат, таблицы, логотип, исполнитель, юридический адрес и т.д.). Возможно, также разработать шаблоны, которые будут заполняться автоматически, т.е.

данные будут интегрироваться с других систем или сайтов. Затем, пользуясь возможностями документооборота, можно направлять документацию напрямую в отделы исполнителей. Есть возможность отправки готового бланка (задания) сразу по электронной почте, адресат получит его незамедлительно с всплывающим уведомлением о поступлении письма. Если на отработку задания требуется несколько сотрудников, подписантов или его нужно согласовать еще с кем то, то возможно выстроить этот маршрут передачи и бланк будет автоматически поступать от сотрудника к сотруднику до завершения.

Можно создать «срочные» задания, указав время подготовки. Пользуясь электронным документооборотом можно проконтролировать все производимые действия с бланком, при необходимости возвратить на доработку или исправление. Согласование в электронном виде значительно экономит время, не требуется распечатывать несколько экземпляров для всех согласующих, благодаря возможностям удаленного доступа сотрудник может не находиться на рабочем месте, но согласовать или отклонить задание не затягивая весь процесс. Готовую и подписанную документацию нет возможности корректировать.

Для ознакомления персонала достаточно направить информацию в электронном виде, не прибегая к распечатке. Применение системы обеспечит классификацию документации по группам для оперативного ее поиска в кратчайшие сроки. Одной из возможностей документооборота является автоматический регистрационный контроль входящей и исходящей корреспонденции, присваивается номер и фиксируется дата, что сократит риск утери, фиксация даты также позволит контролировать своевременность отработки поручений. База данных может содержать коммерческую тайну либо доступ к ней должны иметь определенные сотрудники, поэтому каждому пользователю присваиваются данные для аутентификации с определенным правом доступа. Для анализа деятельности организации в системе предусмотрены специализированные отчеты по заданным критериям. Отчеты помогут провести аналитику статистических данных, контролировать работу подчиненных и количество затраченного ими времени, анализ деятельности организации путем сравнения данных за аналогичные прошлые периоды, текучесть кадров и т.д. Всю документацию можно хранить в едином электронном хранилище, создав электронный архив, который имеет массу преимуществ: оперативный поиск необходимого документа, сохранность, резервное копирование.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?