Учет в архиве

Учет в архиве

Учет в архиве осуществляется по принятым нормам и правилам в государстве. Как и на любой другой учетный процесс в законодательстве прописаны свои правила и нормы. Но каждое предприятие может вносить свои незначительные отклонения и коррективы в этот процесс. Итак, давайте рассмотрим, как проводится учет в архиве в обычном предприятии.

Каждый отдел или структурное подразделение ведет свою деятельность и по мере этой деятельности организуется свой документооборот. Некоторые бланки обладают высокой степенью важности, другие не так важны, например, внутренняя документация. Но тем не менее все бланки должны регистрироваться и оставаться в папках подчиненных, это особенно актуально если в компании нет автоматизации, в которой сохраняются бланки в электронном виде. Как только папки заполняется, как правило, это может происходить по истечении одного рабочего месяца, квартала или года, документы проверяются, извлекаются ненужные копии, черновики, остаются лишь оригиналы документов и передаются сотруднику, ответственному за архив.

Этот сотрудник начинает предварительный просмотр документов, он их осматривает, выявляет недочеты, если, например, не хватает каких-либо бумаг, затем проводят опись пакета документов. В этой описи указывается какое количество документов было принято, сколько листов и другая информация. Опись прикрепляется, как лицевой лист всего пакета документов. Как только прошивается папка на лицевую часть прикрепляется титульный лист, на котором отображается наименование пакета, за какой период они собраны, реквизиты организации и другое.

Как только папочка сформирована, ее комплектуют в коробки. Коробки можно комплектовать в зависимости от сфер учета, например, бухгалтерская документация будет храниться в отдельных коробках, юридическая в других, кадровая в других. Но, если деятельность соприкасается в одной коробке можно укомплектовать папки разных подразделений. Архивное помещение должно быть оснащено стеллажами.

В помещении должна быть возможность для перемещения ответственного сотрудника. В архиве не должно быть электрических щитов, архив должен быть оснащен охраной, иметь качественную дверь, замки и ключи, которые будут храниться у ответственного сотрудника. Учет архива будет осуществлять, например, отдел кадров или офис-менеджер. Если компания большая, то выделяется отдельная единица и называться должность будет архивариус.

Для того, чтобы правильно расставить коробки в помещении нужно продумать маршрут и адресное хранение данных — это лучше всего осуществлять специальной программе. Так будет экономится время сотрудника архива, он будет знать где находится та или иная коробка или папка. Учет архива легко осуществлять в специальной программе от компании «Универсальная Система Учета». Программа современная, настраивается на нужные функции для предприятия, некоторую документацию, например, внутреннюю, можно сохранять в электронном виде и доступ к ней может быть обеспечен в короткие сроки.

Также легко по таким данным осуществлять поиск, применять различные выборки, формировать отчеты. Также в программе УСУ можно продумать адресное хранение документов по учету архива, ответственный сотрудник сможет создать целую информационную базу по хранящимся документам, присваивать определенные номера, выделять ответственных лиц, а также планировать сроки хранения документов. В программе можно настроить мониторинг по учету и хранению документов, например, некоторую документацию можно хранить год или два, другие документы хранятся от 5 до 7 лет, есть документы, которые хранятся в 75 лет. В программном ресурсе произвести соответствующие настройки не составит большого труда, УСУ можно использовать и для других важных операций. Мы предлагаем вам познакомиться с пробной версией системы и оценить по достоинству преимущества использования. «Универсальная Система Учета» - программа учет архива и других важных операций вы сможете осуществлять очень качественно, быстро и эффективно.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?