Типовые документы и документооборот

Типовые документы и документооборот

Типовые документы и документооборот занимают важное место в обеспечении жизнедеятельности любой коммерческой организации или государственного учреждения. В зависимости от сферы деятельности различается набор типовых документов компании, следовательно объем документооборота сильно различается. В судах, органах внутренних дел и различных министерствах типовых документов колоссальное количество, а документооборот впечатляет своими масштабам. Неисчислимые заявления, приказы, справки, иски, постановления и распоряжения.

По большей части все эти документы являются типовыми, то есть их оформление и заполнение осуществляется по определенным стандартам. Строго регламентированы места нахождения заголовка, подписи и печати. Соблюден должен быть даже размер полей. Несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота началось уже давно, полностью отказаться от бумажных носителей не получится еще довольно долго.

Однако, упростить жизнь сотрудникам учреждения или предприятия можно уже сейчас, приняв решение перевести типовые документы и работу с ними в систему электронного документооборота. По некоторым статистическим данным сотрудники в среднем тратят на обработку документов от 30 до 60% рабочего времени. Большая часть этого времени расходуется на поиск и ожидание поступления документов, утверждение и согласование задания, а также на передачу файлов внутри организации. Еще часть времени отнимает составление отчетов по завершенным рабочим процессам.

При этом, как правило, задания по типовым документам тоже стандартные, не вызывающие особых затруднений в повседневной работе. Но так как процесс поиска и длительного согласования поставленных задач занимает слишком много времени, сами задания зачастую выполняются некачественно, а и то вообще откладываются на потом. Потом, когда найдется еще какой-нибудь нужный документ. Потом, когда коллега наконец-то исправит свои ошибки.

А может, и не придется ничего делать, потому что сроки обозначены неясно, а начальник уже и забыл о своем распоряжении. По статистике, около 20% типовых заданий не выполнятся сотрудниками. "Универсальная Система Учета" предлагает совершенно иную организацию документооборота в компании. Вам больше не придется тратить время на поиски нужной информации.

Вся документация будет храниться в электронном архиве, а поиск файлов займет считанные секунды. Искать можно не только но номеру и дате, а также по фрагменту текста, ключевым словам или типовой форме. Например, "приказ", "распоряжение", "расписка" и так далее. Совершать какие-либо внешние действия с файлами можно напрямую.

Сразу отправлять на печать, а не копировать предварительно на компьютер. Главные инструменты программы по работе с типовым документами находятся в блоке "Модули". Там можно заранее создать шаблоны по однотипным заданиям, а потом использовать в работе с разной документацией. Если нужно, можно добавлять задания вручную в случае необходимости выполнения какой-то нетиповой задачи.

В этом же блоке назначаются конкретные исполнители и устанавливаются точные сроки завершения работы. В ходе процесса можно менять исполнителей, переключать задания между ними, пропускать определенный этап или возвращать документ на доработку. О приближающемся дедлайне система напомнит специальным уведомлением, так что больше не получится нечаянно или преднамеренно забыть о распоряжении директора. Еще одним важным инструментом в работе с типовой документацией в "Универсальной Системе Учета" является модуль "Отчеты". Там автоматически формируется детальная аналитика по всем завершенным бизнес-процессам. Как только последний сотрудник в цепочке исполнителей завершает итоговый этап, система создает комплекс подробных отчетов о затраченном времени и всех действиях работников. Так как у персонала изначально ограниченный доступ к функционалу программы, эта аналитика открывается только руководящему составу, у которых учетные записи с полными правами доступа.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?