Системы баз документов

Системы баз документов

Система баз документов – это необходимый инструмент в организации успешной деятельности компаний с большим информационным объемом. Базы данных позволяют упорядоченно хранить документы, а с нашим приложением вы также сможете разместить их в эффективной системе, где легко осуществляется поиск. Базы таким образом будут упорядочены и классифицированы для вашего удобства. В каждой организации есть необходимость хранить и работать с документацией и ее базой, такой как счета, заказ-наряды, квитанции, договора и многие другие документы.

Рассмотрим основные проблемы систем баз документов, которые имеют большинство компаний. Одной из основных проблем многих лет была хранение информации и документов без качественной базы, но с приходом компьютерных технологий и программных обеспечений, проблема почти полностью была решена введением систем. Теперь рассмотрим главную проблему нашего времени, а именно работа с документами в базах. Такая простая с первого взгляда проблема состоит из многих частей связанных с передачей, контроля, проверки, подписания и одобрения документации.

Рассмотрим каждую по отдельности. Передача документов между членами проекта или сотрудниками компании является одной из главных причин быстро действенного рабочего процесса. Передача также может влиять на продвижения работы, проекта или заказа на следующие этапы работ. Потеря документов из базы, не выполнения работ или заказов в срок могут нанести вред не только финансово, но и ухудшить отношению к вашей компании клиентов или иных лиц, с которыми вы ведете дела.

В борьбе с данной проблемой нужно вести контроль над документацией компании. В современное время этот процесс возможно автоматизировать через автоматизированные системы. Такая система также может помочь с проверкой работ и документации. Это может быть реализовано разными способами: через подтверждение выполненных работ и проверки результата, который может быть описан сотрудником; через прикрепления заполненного документа (файла) в систему.

это может быть отсканированное изображение счета, подписанного акта или файл .doc, .xlsx, .pdf или другого формата. В систему можно загрузить любой файл; или иным способом, который может быть добавлен или настроен по критериям или специфики вашей компании. В процессах можно настроить порядок выполнения работ, заказов, заполнения, проверки документации. Указать исполнителя или проверяющего.

Человеческий фактор - проблема, которая может возникнуть в любой компании, так как всегда есть шанс ошибочного внесения неправильной или неверной информации при работе сотрудников. С данной проблемой можно бороться через шаблонное заполнение информации и обязательных параметров для учета системы. Также данная проблема может возникать при заполнении документации. Это может создать большой ущерб, если это важная информация, к примеру: реквизиты, расчеты или условия соглашения.

С решением данной проблемы может помощь автоматическое заполнение документов по готовому, настроенному шаблону. Информация при заполнении такого шаблона может быть любой, которая используется в системе. Также системой в реальном времени может производиться автоматический расчет цен или стоимости товаров и услуг. Для централизованной работы сотрудников система объединяет рабочие места и видимость информации в базах между всеми пользователями программы.

Так можно объединить локально все рабочие места или целые филиалы в базу через облако (сервер). В таком случае доступ к системе может быть предоставлен не только через офис, но и с любого места. Это может быть домашнее устройство (удобно при удаленной работы), ноутбук или телефон (может быть использовано при мобильной работе или проверки работ, задач удаленно). Это производиться через RDP подключение к облаку (серверу) с помощью Интернет-соединения. Для подключения нужно только знать данные облака/сервера и учетную информацию к которой у вас есть доступ. Сервером может выступать виртуальное облако или специально настроенный физический сервер.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?