Система регистрации ЭДО

Система регистрации ЭДО

Система регистрации ЭДО - начальный этап безбумажного делопроизводства. Да и бумажного тоже. Ведь документы не могут просто сваливаться в кучу без систематизации. Различные категории документации упорядочиваются по разным принципам для быстрого поиска и дальнейшей работы.

Стройная система регистрации документов в ЭДО является основой успешного функционирования всего документарного массива. И именно электронный документооборот устраняет главные ошибки бумажного делопроизводства, при котором документы часто дублируются или вообще теряются. Регистрацию в системе ЭДО проходят все учетные документы, вращающиеся в деловом круговороте предприятия. Как правило, не регистрируется внутренняя переписка между сотрудниками, но она также хранится в электронном архиве, и при необходимости может быть оттуда извлечена.

Поступившие документы регистрируются в системе в день поступления, вновь создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документов в другой филиал они не проходят регистрацию повторно, но им может быть присвоен внутренний номер подразделения. В зависимости от специфики электронного документооборота за регистрацию документов в системе может быть назначен ответственным один сотрудник, а может быть задействован целый отдел. И чем совершеннее система ЭДО, тем меньше персонала требуется на рутинные действия, отнимающие много времени. Если в программе есть функции распознавания текста, автозаполнения реквизитов и форм, а также поиск дублей при регистрации, - этот софт увеличит производительность труда и повысит скорость бизнес-процессов в кратчайшие сроки. Правильная регистрация в системе ЭДО практически полностью исключает вероятность дублирования файлов.

Система регистрации документов в ЭДО

Вследствие этой распространенной ошибки один и тот же документ "гуляет" в системе под разными номерами или разными датами. Система ЭДО просто не позволит невнимательному сотруднику произвести повторную регистрацию файла с одинаковыми реквизитами, и сразу выдаст ошибку. В зависимости от типа документа, при регистрации в системе ЭДО можно указать различные реквизиты, используемые в дальнейшем для его поиска в архиве. Так, могут быть указаны: вид и наименование, количество листов, срок исполнения и конкретизирующие указания по работе, непосредственно исполнители, дата регистрации в системе и порядковый номер, отметка об ограничении доступа и другие параметры.

Все необходимые инструменты для регистрации в системе ЭДО есть в "Универсальной Системе Учета", разработчики которой учли наиболее распространенные потребности пользователей. Программа работает со всеми современными цифровыми форматами документов, поэтому их ввод и регистрация происходит очень быстро. При первоначальной настройке программы нужно заполнить модуль "Справочники" и создать наиболее часто используемые в работе шаблоны маршрутов документов. Все остальное "Универсальная Система Учета" сделает за вас.

Как только документ проходит регистрацию, ему можно сразу назначить исполнителей и установить сроки выполнения работ. Встроенные уведомления напомнят медлительным сотрудникам о приближающемся дедлайне, а автоматически формируемые отчеты покажут все перемещения документации. В нашей системе ЭДО возможна регистрация неограниченного количества документов и параллельная работа персонала с фиксацией всех действий и передвижений файлов. Можно прикреплять файлы в современных цифровых форматах и работать с ними напрямую: отправлять на печать и пересылать по почте. После регистрации в ЭДО и завершения рабочих процессов все документы остаются в электронном архиве, и всегда доступны для поиска и работы. В учетной карточке фиксируются исполнители, вид совершенных ими действий и время работы. Таким образом, даже через несколько лет можно будет найти нужные файлы и узнать, кто с ними взаимодействовал.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?