Система хранения информации и документов

Система хранения информации и документов

Система хранения информации и документов чрезвычайно важна для продуктивной работы любых предприятий и компаний. Поэтому в каждой компании практически первостепенной задачей ставится создание надежной системы хранения всей информации и бумаг, что является далеко не самым простым делом. Сложность здесь представляет хранение информации не только внутренних дел предприятия, но и дел, созданных за пределами этой компании. И поэтому общее количество всех ценных бумаг составляет огромное количество, и поэтому нужна целая система для обработки и структурирования всех документов.

Для этого есть специальные электронные программы системы хранения данных, где есть варианты обеспечения каждому работнику компании возможности быстрых операций с актами, договорами и бумагами. У каждого специалиста имеются индивидуальные права доступа к системе, чтобы он мог видеть только определенную информацию, соответствующую его должностным правам. Можно создавать отдельные права, доступы как для руководителей, так и для рядовых сотрудников, что является очень удобной функцией. Также в программе системы хранения есть важная функция – это возможность освободить максимально рабочие места, полочки в офисе от огромных стопок бумаг, и вместо этого хранить всю информацию в электронном варианте.

Такой вариант надежнее, ведь это дает возможность избежать неразумных потерь в системе хранения информации – то есть избежать случайных или намеренных ошибок и изменений, совершенных людьми, а также это помогает оптимизировать работу всех сотрудников, ускорив формирование всех необходимых документов: накладных, бланков и выписок. Однако в первую очередь в системе хранения документации составляется номенклатура дел, это специальный систематизированный список или перечень всех деловых документов, которые участвуют и функционируют в обороте дел компании. Как правило, заполняются сроки хранения и количество документов по общему регламенту составления документации. Поскольку номенклатура позволяет на своей основе видеть весь рост и развитие компании, выделять особо ценные данные, проектировать и планировать дальнейшие шаги, то очень важна скорость заполнения сведений и их обработки в системе.

В современном мире все общество постепенно переходит на технологические возможности, поэтому для компаний сейчас особо важно перейти на электронный вариант системы учета. Программа системы хранения информации и документов устанавливается и появляется на любом компьютере, и как правило, запрашивает при входе логин и пароль, ее составляют три главных блока: модули, справочники и отчеты. Основная операция проходит в отделе модулей – в нем сразу появляется окно поиска сведений, и поэтому, когда данных много, можно установить себе специальное автоматическое заполнение и шаблон поиска по дате, периоду, по данным нужного сотрудника, выбирая определенный критерий, что облегчает работу и поиск в системе. Все нужные записи в таблице можно настроить именно для определенной задачи, вручную вводя видимость колонок по признакам, используя фильтры для сортировки системы.

При добавлении и регистрации нового документа указывается дата, имя и обоснование с предложением. Модуль системы хранения нужен для прикрепления к документу файлов, сканов, и поэтому все нужные бумаги всегда будут систематизированы, что позволяет в любой момент их распечатывать, просматривать или отправлять по почте. Также благодаря электронной системе хранения информации и документов руководство может назначать и утверждать рабочие задачи и процессы, тем самым ускоряя процесс делопроизводства. Делается это в блоке системы служебных работ, где отведен специальный модуль для планирования процесса делопроизводства сотрудников, для передачи по определенным этапам процесса и контроля исполнений всех задач.

Задание для сотрудников можно указывать вручную в системе, например, указать этапы, сотрудника, либо же использовать уже настроенные шаблоны, где можно указывать точные даты исполнения, приоритет задания и сроки выполнения. Когда специалист подтверждает свое участие, автоматически создается задание для следующего сотрудника. В случае выполненной задачи, в служебной работе системы меняется статус, а у создавшего пользователя появляется оповещение. С помощью такого блока можно вести отчет по хранению информации в системе, и далее можно отправлять его в электронном формате или же распечатывать. Для анализа работы всей организации используется комплекс отчета, а план работ выведет все задания для всего отдела или для сотрудника. Этот отчет интерактивный, нажав на нужную кнопку, пользователь сразу же переходит на нужную систему. С помощью этой аналитики персонал может регулировать свой процесс и этапы выполнения всех операций, а руководство оценивать выполненные задачи.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?