Система хранения документов в офисе

Система хранения документов в офисе

Система хранения документов в офисе должна быть продуманной и исключать порчу документации. В законодательстве любой страны закреплены определенные правила по архивации документации. При этом не имеет значение формы собственности, численность работников и другие особенности бизнеса. На руководителя возлагается ответственность за сохранность документации и ее хранение.

В настоящее время учет и хранение документов может осуществляться в бумажном и электронном виде. Система хранения документов в офисе подразделяется на следующие важные области: оперативное, краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное хранение. К оперативному хранению относятся бланки по исполнительной работе, и те документы которые находятся в процессе исполнения. Как правило, подобная документация хранится во временных папках офиса.

Краткосрочное хранение, к нему относятся документы, которые нужно сохранять до пяти лет. К таковым относятся: бухгалтерские, банковские бланки, табеля по учету рабочего времени, налоговые декларации, договора с контрагентами. Сначала эти документы хранятся в папках офиса, затем передаются в архив для описи и хранения. Среднесрочное хранение, к нему относится документация, которая должна сохраняться в организации до двадцати пяти лет.

Это может быть: проектно-сметная документация, планы, договора, заключения, технические разрешения от государственных служб на проведение каких-либо работ, методические и экспертные заключения. Долгосрочному хранению подвергаются документы, которые должны храниться свыше семидесяти пяти лет. К ним относится: учредительная документация, лицензии, карточки, протоколы, связанные с организацией деятельности, годовые отчеты, планы и другое. Оформление документов для хранения требует соблюдения определенного порядка.

Папки с личными делами помещаются в определенные коробки. Также для организации хранения понадобится и подручные материалы в виде: бумаги, специальных ниток, шило и другого. В офисном хранилище коробки по материалу могут состоять из гофрокартона. Архивное помещение важно правильно оснастить стеллажами, чтобы было бы удобно размещать коробки.

На коробках должны быть опознавательные признаки, из них должно быть ясно, какая документация находится в них. Как правило, корешок приклеивается на видимую сторону, чтобы было легко опознать коробку. Из вышесказанного видно, что хранить документы в офисе таким образом это очень хлопотное дело и нужно много времени выделять на обслуживание архива, на содержание комнаты. Например, поддерживать нужную температуру, чтобы не было порчи документов, также нужно приобретать расходные материалы, коробки, папки и другое; выделять время для формирования описи и еще много других рутинных процессов.

И как только офис выделен, архив скомплектован, его нужно правильно ввести, наладить корректную выдачу дел, следить за тем, чтобы сохранялся порядок и папки оставались на своих местах. Современные условия позволяют использовать электронный документооборот и хранить в нем важную коммерческую информацию. В чем преимущество? В том, что вы экономите пространство офиса, экономите время ваших сотрудников, время на поиски документов и обслуживание архивного помещения.

Как внедряется ЭДО? Посредством специального программного обеспечения, например такого, как «Универсальная система учета». В программе можно вести электронный документооборот и сохранять важную информацию. В архиве, который будет доступен круглосуточно поиск, можно наладить по нужным для вашей компании алгоритмам.

Систему можно использовать для учетных, контрольных, аналитических функций, для планирования, организационных функций. Программа простая, но уникальная, позволяет совмещать управление, контроль и анализ. На заказ мы предлагаем много дополнительных функций. Чтобы выбрать свой пакет функционала, вам нужно обратиться к нам, мы обязательно подберем для вас лучшее программное решение. Также вы можете ознакомиться с пробной бесплатной версией, которая действует ограниченный период. «Универсальная система учета» - мы способны облегчить и оптимизировать вашу деятельность.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?