Программа организации электронного документооборота

Программа организации электронного документооборота

В статье рассмотрим одну из программ УСУ – универсальной системы учета по автоматизации рабочих процессов, которая называется «Программа организации электронного документооборота». Начнем с того, что программа организации электронного документооборота очень проста в использовании, и освоить ее может каждый. Устанавливаться она может как на обычный домашний компьютер, так и на современный высокотехнологичный ноутбук. Программа запускается с ярлыка на рабочем столе, кликнув на которое появляется окно входа в систему для введения логина и пароля доступа.

У каждого сотрудника организации есть свой индивидуальный логин и пароль, который определяют доступные функции и возможности всей программы. Отдельные права могут быть настроены как для руководителей, так и для рядовых служащих организации. В программе организации электронного документооборота очень простое управление. А главное меню состоит только из трех основных пунктов, которые необходимы для каждодневной работы – Справочники, Модули и Отчеты.

Для того чтобы начать пользоваться программой электронного документооборота, вам необходимо будет заполнить справочники. В них регистрируются все сотрудники. Можно указать, в каком отделе они закреплены, их контактные данные, должность в организации и другие данные для автоматического заполнения документов. Также там есть графа, где можно указывать, кто замещает данного рабочего.

Этот справочник позволяет вести детальный аудит всех подчиненных, работающих в системе под своим логином. В справочниках хранится вся информация о вашей организации. Система построена так, что все внесенные ранее сведения сохраняются, и при повторном вводе их можно просто выбирать из уже готовых таблиц и автоматически заполнять документы. Если внести в программу организации электронного документооборота данные о сотрудниках, то пользователь под MAIN сможет отслеживать их действия.

Справочник «процессы» используется для автоматизации перехода по всем этапам бизнес-процесса от сотрудника к сотруднику. По каждому этапу вы можете указать как определенного сотрудника, так и любого человека, работающего на определенном этапе. Вся основная работа в программе организации электронного документооборота происходит во втором блоке Модули – в разделе «Служебки». При входе в этот модуль появляется окно поиска данных.

Когда у вас будет много записей, вы сможете сразу вывести их за нужный период, или по данным нужного человека. Для вывода всей информации нужно оставить все поля пустыми и выбрать ПОИСК. Внесенные данные отображаются в программе, визуально они разделены по статусу: исполнено или в работе. Записи в этой таблице можно настроить именно для вашей деятельности.

Здесь можно регулировать видимость колонок, группировать по одному из признаков и использовать различные фильтры и сортировки для удобного пользования. В основной рабочей области отображаются записи и сведения, которые были внесены ранее. Любой новый документ очень легко зарегистрировать, для этого необходимо просто нажать правую кнопку мыши на любое свободное место монитора, а потом выбрать пункт «Добавить» в появившемся меню. Там указывается дата документа, на чье имя он зарегистрирован и обоснование с предложением по дальнейшей организации работы.

После заполняются обязательные поля, и вся запись о сохраняется в программе организации электронного документооборота для дальнейшего использования. Модуль «Приложения к Служебке» используется для прикрепления любых файлов. Таким образом, необходимые сканы и документы в современных электронных форматах всегда будут систематизированы, и их можно будет легко найти и тут же распечатать или переслать по почте. В модуле «Работа по Служебке» будут отображены задания по документу, которые необходимо сделать.

Он используется для планирования деятельности, для передачи документов по этапам процесса и контроля исполнения организации рабочего процесса. В нем можно добавлять задания вручную, для этого указывайте вид деятельности и служащего, который будет ее выполнять. Или же вы можете использовать одни из уже настроенных процессов документооборота с помощью специального действия «создать Служебку». При необходимости можно указать точный срок исполнения, приоритет задания, и когда нужно будет напомнить о нем сотруднику с помощью специального уведомления, которое будет появляться у него в левом нижнем углу монитора.

Как только определенный работник подтверждает выполнение своего этапа по документу, автоматически создается задание для следующего сотрудника на следующем этапе. Также здесь можно указать возврат на предыдущие данные, распоряжение не передавать дальше или пропустить. Как только, все процессы будут завершены у «Служебки» поменяется статус, а создавший его пользователь получит оповещение. Для анализа функционирования всей организации в программе используется комплекс отчетов.

С помощью отчета «Служебки» можно также распечатать сам документ или же отправить его в одном из электронных форматов. «План работ» – выведет задания для определенного сотрудника или отдела. Этот отчет интерактивный – нажав на нужную задачу из списка, пользователь сразу же переходит на нужную «Служебку». С помощью этой аналитики ваш персонал сможет планировать свою деятельность, а руководство оценивать сроки исполнения. С помощью отчета «затянутая работа» руководство сможет узнать, на какой этап тратится больше всего времени. На основе чего сможет легко принять необходимые управленческие решения и оптимизировать процесс. Анализ выполненных заданий по определенному сотруднику за выбранный период предоставит подробную информацию по выполненным заданиям и затраченному времени, сравнит эти показатели со средними значениями и покажет другую информацию для контроля за персоналом.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?