Организация необходимого документооборота

Организация необходимого документооборота

Организация необходимого документооборота - один из ключевых компонентов успешной работы предприятия или учреждения. Как и любой процесс, организация делопроизводства нуждается в четкой регламентации, иначе в компании наступит хаос и неразбериха. А в некоторых случаях, - и уголовная ответственность, поскольку исполнение некоторых документов должно быть закончено в строго определенный законом срок. Поэтому независимо от того, бумажный или электронный документооборот, правильная его организация необходима.

Бумажному документообороту требуется больший контроль и централизация. Такое делопроизводство более трудоемкое, и весь путь документа в организации должен происходить по определенным правилам. Обязательно должен быть сотрудник (или отдельное подразделение), ответственный за прием и отправку документов. Именно с него начинаются делопроизводственные операции: регистрация и учет документов, отправление исходящей корреспонденции и многие другие.

Необходимо разделять документопотоки: внутренние, исходящие и входящие. У них разные назначения и маршруты. Если все смешать в кучу, срок движения документов в организации будет затягиваться, а потери важных актов станут постоянным явлением. Поэтому необходимые правила документооборота должны учитывать все особенности маршрутизации бумаг в компании, и при необходимости их нужно менять и дорабатывать.

В настоящее время бумажное делопроизводство приемлемо разве что в совсем мелких организациях, где путь документа легко отследить и проконтролировать. Документооборот крупных предприятий совершенно немыслим без цифровизации бизнес-процессов и использования надежных электронных систем. Несмотря на то, что организация необходимого документооборота в электронном формате несколько отличается от бумажного делопроизводства, электронные документы проходят такие же стадии жизненного цикла, как и бумажные. Разница лишь в том, что многие рутинные процессы автоматизируются и упрощаются, благодаря чему повышается производительность труда и перераспределяется рабочее время.

"Универсальная Система Учета" позволяет проводить все стандартные операции: принимать, регистрировать документы и отправлять их внешним адресатам, направлять акты для исполнения, получать в любой момент детальную информацию о состоянии и местонахождении файлов. УСУ содержит все необходимые функциональные модули для организации электронного документооборота в компании. Их всего три, поэтому разобраться с программой нетрудно даже неопытному пользователю ПК. Для всех клиентов наши технические специалисты проводят обучение и консультируют по всем возникающим вопросам.

Организация необходимого документооборота с использованием нашего программного обеспечения начинается с заполнения модуля "Справочники". Туда вносится персональная информация о сотрудниках с указанием отдела и должности. Там же указываются сведения о замещении. При регистрации в программе каждый пользователь получает учетную запись с логином и паролем.

Можно настроить индивидуальные права доступа для каждой учетной записи в соответствии с должностью и компетенцией сотрудника. Вся основная работа происходит в блоке "Модули". Там содержится множество инструментов для конструирования маршрутов документов между исполнителями. Создав несколько шаблонов заданий, в дальнейшем можно их использовать с разными документами, меняя исполнителей. Одно из главных преимуществ "Универсальной Системы Учета": возможность в любой момент посмотреть, на какой стадии исполнения находится задание, и у какого пользователя оно сейчас в работе. По достоинству руководитель оценит модуль "Отчеты", где формируется подробная аналитика по всем происходящим процессам в системе. Традиционное делопроизводство никогда не даст желаемой прозрачности и полного контроля действий персонала, поэтому о поставленных задачах очень легко "забыть", а важные акты потерять. "Универсальная Система Учета" избавит вас от большинства стандартных проблем бумажного документооборота и автоматизирует рутинные делопроизводственные процессы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?