Организация документооборота хранения и использования документов

Организация документооборота хранения и использования документов

Организация документооборота хранения и использования документов - один из самых важных вопросов в любой компании. Потребность в документообороте в том или ином виде присутствует в любой организации. Если в маленьком офисе в ходу в основном локальные нормативные акты, то в крупной организации или каком-либо министерстве в работе огромные массивы документов. А есть фирмы, основная деятельность которых заключается в обработке нормативно-правовых актов органов государственной власти.

И там зачастую очень сложно наладить эффективную и простую организацию документооборота хранения и использования документов. Во многих организациях хранение и использование документации превращается в неповоротливый и растянутый процесс. Как правило, у руководителей разных уровней есть отдельный реестр документов, а хранение осуществляется на разных носителях. Какие-то файлы в общем доступе, какие-то только у руководителя, часть в использовании у сотрудников.

При такой организации документооборота руководитель большой компании не может самостоятельно и быстро отследить весь процесс работы, особенно если в нем задействовано несколько исполнителей. Также затруднительно контролировать использование документов, если их хранение осуществляется на разных компьютерах. Ситуации, когда важный приказ затерялся в процессе многократной пересылки с почты на почту хорошо всем знакомы, и их повторения никто не желает. Наше программное обеспечение наладит в вашей компании эффективную и четкую организацию документооборота хранения и использования документов.

Программа очень простая и не требует каких-либо специальных знаний. Она может быть установлена как на компьютер, так и на ноутбук, и запускается с ярлыка на рабочем столе. "Универсальная Система Учета" имеет интуитивно-понятный интерфейс и состоит из трех блоков: справочники, модули и отчеты. В справочники заносится вся информация по сотрудникам организации: личные данные, должность и другие сведения на усмотрение руководителя.

Каждый зарегистрированный в системе пользователь получает личную учетную запись с логином и паролем. Программа позволяет настроить разный уровень доступа: руководитель видит и контролирует весь документооборот организации, а рядовые служащие будут совершать только те действия, которые входят в их компетенцию. Основная работа происходит в разделе "модули". Там можно создавать однотипные шаблоны, можно добавлять задания вручную.

Хранение всех нужных файлов по степени приоритетности также осуществляется в "Универсальной Системе Учета". Организация документооборота чрезвычайно упрощается: нужно всего лишь внести задание по конкретному документу в систему, назначить исполнителей и установить сроки завершения работы. Сотрудник, завершая свой этап работы, отмечает это в программе, и задание переходит к следующему исполнителю. Для особо забывчивых есть функция напоминания специальным уведомлением.

Когда задание по документу полностью выполнено, все задействованные в нем сотрудники завершили свои этапы в системе, программа присылает руководителю комплекс отчетов по выполненной работе. В отчетах подробно изложено, сколько времени было затрачено в целом на выполнение задания, кто из персонала работал быстро, а кто затягивал процесс. Если у вас настроен удаленный рабочий стол, то с помощью нашей программы электронного документооборота все управленческие решения можно принимать дома! "Универсальная Система Учета" позволяет контролировать использование документов, распределение рабочего времени в организации, а также четко и быстро реагировать на возникающие проблемы.

Помимо непосредственного документооборота внутри компании, наша программа выполняет функцию архивного хранения и использования документации. Она поддерживает все современные форматы, файлы можно быстро находить, распечатывать и отправлять по почте. Они никуда не потеряются и не исчезнут, как это бывает при разбросе информации по разным местам хранения. С нашим программным обеспечением документооборот хранения и использования документов в вашей организации станет быстрым, прозрачным и четким. Вам всего лишь нужно установить программу и начать в ней работать!

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?