Как вести учет документов в организации

Как вести учет документов в организации

Как вести учет документов в организации - такой вопрос задает каждый руководитель. Ответ, конечно, очевиден, вести учет документов в организации надо на платформе «Универсальная Система Учета»! Этой программой пользуются тысячи компаний, ее оценила интеллектуальная элита. В современных условиях электронное ведение учета документации – это самый эффективный и актуальный способ.

Организация имеет несколько отделов и подразделений, и насколько быстро взаимодействуют сотрудники между собой, тем и продуктивнее работает компания. Программа устроена так, что позволяет всем сотрудникам организации наладить качественную работу согласно своим профессиональным обязанностям, а руководители имеют возможность вести контроль над действиями подчиненных. Настройки программы доступны и понятны каждому работнику организации. Автоматическому электронному учету подлежат все документы, поступающие в организацию.

Большим преимуществом использования УСУ является значительное сокращение затрат на хранение офисной документации. Все документы хранятся в системе учета. Программу загружают на рабочий стол компьютера. Каждый сотрудник – участник системы имеет индивидуальный логин и защищенный пароль.

Документация доступно только менеджерам организации. По своему желанию каждый может поменять языковую панель, цветовой фон и дизайн рабочей заставки. Также Вы сможете установить логотип организации на экран монитора. Программа «Универсальная Система Учета» подойдет для каждого пользователя ПК.

Настройки программы таковы, что и опытный управленец, и начинающий менеджер с легкостью освоится и по достоинству оценит функциональные возможности. В программу входит три блока: «Модули», «Справочники», «Отчеты». Учету подлежат все документы, поступающие в организацию. Поэтому, сначала надо заполнить разделы блока «Справочники».

В специальные тематические ячейки вносятся контактные данные сотрудников, наименование должностей, распределение обязанностей, кто кого может заменить, настройка рабочих уведомлений. Регистрации и учету подвергаются все документы. С ними ведется работа в блоке «Модули». Входящая исходящая и внутренняя документация, многочисленные приложения и дополнения вносятся при оформлении и учете.

При учете ведутся записи о дате поступления документов, устанавливаются контакты исполнителей и сроки выполнения заданий. Также система автоматически, а по необходимости вручную можно указать сроки выполнения задания, установить соответствующие уведомления. Кстати сказать, все участники информируются о ходе выполнения заданий. Такая организация труда способствует созданию деловой атмосферы в коллективе, что, в конечном счете, влияет на производительность труда всей организации!

Основная работа с документами проводится в разделе «Служебки». Это очень удобная функция программы. Она организует взаимосвязь менеджеров компании, при помощи ее ведется внутренний учет документов. Например, при отправке письма можно в специальной графе дать краткое описание отправляемого документа, в отдельной графе прикрепить дополнительные приложения и соглашения, сканированные копии документов и так далее.

Учету и регистрации в режиме онлайн подвергается вся офисная документация. Также имеется функция, такая как, настройка уведомлений! Автоматически все участники системы оповещаются об изменениях в работе, сроках выполнения заказов. Каждый сотрудник самостоятельно может установить данную настройку.

Любого новичка ввести в курс дел компании очень легко с помощью УСУ! Большой блок «Отчеты», с помощью которого возможно создание любых отчетов: о проделанной работе всей организации, отдела или конкретного сотрудника; Документы находятся под контролем и подлежат доскональному учету. Так все же, как вести учет документов в организации? Каждый руководитель организации или владелец бизнеса должен четко понимать, что грамотное ведение производственных процессов начинается с учета и контроля документов, поступающих в организацию.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?