Информационная система процесса документооборота

Информационная система процесса документооборота

Информационная система процесса документооборота представляет собой автоматизированные процессы, связанные с обработкой электронной документации. Для эффективного управления документопотоками стоит уделить особое внимание правильному построению документооборота, т.е. автоматизировать все функции путем внедрения специализированного программного обеспечения. Такие системы могут отличаться друг от друга, иметь функциональные особенности в зависимости от рода деятельности организации, но основные базовые функции схожи.

Информационная система процесса документооборота позволяет организовать оперативную обработку документа: прием, создание, однократная регистрация, согласование, подписание, хранение, поиск, причем возможно параллельное выполнение ряда операций с одним документом несколькими пользователями. С помощью такой информационной системы можно отследить все этапы выполнения сотрудниками возложенных на них задач тем самым повысить контроль исполнения. Эффективность работы такой программы достигается благодаря функционированию всего делопроизводства в едином информационном пространстве, особенно при наличии у компании территориально отдаленных структурных подразделений. Немаловажным фактором является возможность удаленного доступа к информационной системе.

Также основными аспектами информационной системы являются расширяемость и масштабируемость, способные продолжать работу при увеличении нагрузки. Расширяемость обозначает возможность добавления пользователей, подразделений, компьютерной техники, а масштабируемость – наращивать узлы из-за добавления ресурсов, при этом работа сети не ухудшается. Современная информационная система включает в себя обязательную авторизацию, идентификацию и аутентификацию пользователей, что обеспечит полную защиту от несанкционированного доступа к данным. Также обязательным условием допуска к процессу является разграничение прав доступа, т.к.

каждому сотруднику или целому отделу предоставляются определенные права в пределах их компетенции. Организация делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Всю документацию можно разделить на три основных документопотока: входящая, исходящая, внутренняя. Основной задачей документооборота является создание кратчайших маршрутов бумагам в максимально короткие сроки через наименьшее количество пользователей, а также исключить их возврат на предыдущие ступени.

После того как создан проект с помощью встроенных шаблонов его необходимо согласовать и подписать, обеспечив движение по заранее заданным маршрутам. Использование шаблонов повысит оперативность подготовки проектов, снизит количество возможных ошибок сотрудников. Автоматизированный процесс согласования проектов не требует распечатки нескольких экземпляров для каждого согласующего, оперативность достигается моментальной отправкой. Согласование может быть как последовательным, так и параллельным.

При последовательном согласовании бланк поступает следующему получателю только после положительного одобрения предыдущим согласующим. При параллельном согласовании проект поступает заинтересованным лицам одновременно. При наличии возражений можно отклонить и вернуть бланк для доработки, но необходимо предотвратить одновременное редактирование несколькими пользователями. Преимуществом обладает тот сотрудник, который первым открыл документ, остальным же он доступен только к просмотру, при этом во всплывающем уведомлении указано кто работает с документом.

Классификация всех данных в документообороте обеспечивает результативный поиск нужного файла при наличии о нем минимальной информации. Юридическую значимость такому документообороту придает подписание документации с помощью электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись позволяет подтвердить авторство, подлинность данных. Также эта подпись обеспечит информационную безопасность данным от несанкционированного доступа. После подписания документа отсутствует возможность внести изменения или корректировки. Создание электронного архива также имеет ряд преимуществ, в первую очередь не требует специализированных помещений для хранения бумаги. Вся информация надежно защищена, восстанавливаема, обеспечен минутный поиск нужного документа. В один клик выгружается вся отчетность системы, позволяющая контролировать движение документопотоков на каждом их этапе.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?