Документооборот в офисе

Документооборот в офисе

Программа «Документооборот в офисе» от разработчиков УСУ – это перевод в электронный формат всего процесса обмена информацией, т.е. автоматизация документооборота. В данном случае подразумевается работа с корреспонденцией (внутренней, внешней), документацией организационно-распорядительного и информационно-справочного характера. Автоматизация документооборота помогает офису значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, свести к минимуму затраты и повысить качество системы управления в целом.

Для работы в единой системе документооборота каждый пользователь должен иметь логин и пароль с правом полного или частичного доступа на усмотрение руководителя офиса, что обеспечит безопасность и конфиденциальность обмена информацией. Для подписания документов требуется наличие электронной цифровой подписи. Внедрение программы «Документооборот в офисе» позволит оптимизировать и автоматизировать процесс работы с документацией на всех его этапах. Значительно ускорит процесс создания заданий разработка шаблонов (бланков, контрольных форм) по каждому виду часто используемых документов.

В организации их можно подразделить по месту составления (внутренние, внешние) и по виду деятельности (организационно-распорядительные, информационно-справочные). Исходя из этого, готовые шаблоны будут содержать требуемую информацию, и соответствовать утвержденной в организации форме: Исходящая корреспонденция должна оформляться на фирменном бланке, который содержит логотип, адрес и контакты для обратной связи, адресат, фамилию и инициалы исполнителя. В автоматическом режиме присваивается регистрационный номер и дата;

Бланки приказов и распоряжений содержат полное наименование компании и вида документа, заголовок, регистрационный номер и дату; Протоколы совещаний имеют к обязательному заполнению следующие реквизиты: вид, место проведения, тема, дата, председатель, секретарь, приглашенные, присутствовали, повестка дня, принятые решения и т.д. Таким образом, документ формируется в электронном виде и автоматически по заданной цепочке, будет поступать от сотрудника к сотруднику для исполнения, согласования, ознакомления или подписания. Есть возможность указать дату исполнения, основную задачу, прикрепив имеющиеся приложения.

Пользуясь электронным документооборотом также можно настроить автоматическое распределение разной документации сразу в те отделы офиса, которые их обрабатывают. К адресату информация поступает сразу после отправки с уведомлением о входящем письме. Лицо, создавшее задание, также получает уведомления обо всех произведенных с ним действиях. Внедрение программы электронного документооборота позволит отследить статус движения бланка на любом этапе, а также в один клик вернуть задание на предыдущий этап для доработки или корректировки, но внести исправления в уже отработанное и готовое задание нет возможности.

При получении сообщения на согласование задания также имеется возможность отклонить его с указанием причины возврата. После подписания документации ответственным лицом с помощью ЭЦП ее также можно направить сотрудникам в электронном виде для ознакомления без прав доступа на редактирование. Перевод работы офиса в электронный формат поможет идентифицировать и классифицировать все информационные носители системы для их быстрого поиска по заданным критериям (датировка, заголовок, исполнитель), которые можно распечатать или переслать нужному адресату или организации. Для контроля движения документооборота на каждом этапе, количества затраченного времени каждым исполнителем, а также соблюдения сроков, установленных законодательством или офисом, используется ряд специализированных отчетов программы «Документооборот в офисе». При несвоевременной подготовке поручений есть возможность определить наиболее затяжные моменты исполнения для современного принятия мер к сотрудникам.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?