Делопроизводство и документооборот в учреждении

Делопроизводство и документооборот в учреждении

Делопроизводство и документооборот в учреждении – эти два понятия имеют непосредственную связь, т.к. одно без другого не существует. Делопроизводство – это деятельность, связанная с процессом создания документов и организующая работу с ними. Документооборот – это движение документа с момента создания или получения до окончательного исполнения или отправки.

В современном мире количество используемых в каждой компании документов стремительно растет, поэтому возникает потребность в эффективной организации работы с ними и совершенствовании делопроизводства и документооборота. Организация документооборота включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания до завершения исполнения и передачи в архив. Делопроизводство и документооборот в учреждении могут быть централизованным, децентрализованным или смешанным. Организацией работы с документацией может заниматься отдельное структурное подразделение учреждения (канцелярия) или назначенный ответственный работник (секретарь, офис-менеджер), которые в своей работе руководствуются положением о структурном подразделении, должностными инструкциями, где прописаны права, обязанности, ответственность, и инструкциями о ведении делопроизводства, в которых определен порядок оформления, учета, контроля, хранения и т.д.

Но не стоит упускать тот факт, что в случае внесения изменений в законодательство, правовые акты, организационную структуру, штатное расписание организации положение и инструкции требуют актуализации. Всю документацию учреждения можно поделить на три потока: входящая, исходящая, внутренняя. Входящая – это корреспонденция, созданная в других организациях и учреждениях, поступившая по почте, на сайт либо доставленная курьером или их представителями (заявления, претензии, коммерческие предложения, письма и т.д.). Исходящая – это корреспонденция, созданная этим учреждением для отправки за ее пределы, в другие организации, юридическим или физическим лицам (ответы, письма, претензии, счета на оплату, акты сверок и т.д.).

Внутренняя – это документация, созданная в этом учреждении и используемая в управленческом процессе (приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы, положения, инструкции, реестры и т.д.). Делопроизводство можно поделить на три этапа: Протоколирование информации на бумаге или ином носителе; Организация движения и учета (документооборот);

Хранение. Основные цели делопроизводства: прием или создание документов, протоколирование их на бумажном или электронном носителях, предварительное рассмотрение, регистрация, передача для их последующего исполнения, исполнение, отправка, архивация. Вся документация регистрируется один раз, входящая – в день поступления до конца рабочего дня. Регистрация позволяет вести полный учет, исключить утерю, контролировать выполнение.

Перечень нерегистрируемых бумаг прописан во внутренних инструкциях учреждения по делопроизводству, чаще всего это – поздравительные письма, рекламные буклеты, книги, газеты, открытки, пригласительные. Принятые решения, необходимость постановки на контроль, принятия к сведению, сроки исполнения, исполнители, ответственные за контроль устанавливаются в резолюции руководителя (если это входящая корреспонденция) или в тексте (если это исходящая корреспонденция или внутренняя документация). Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания или поступления. Ответы готовятся в установленные законодательством сроки. Правильно организованный документооборот должен обеспечить документу кратчайший «путь» через наименьшее количество инстанций или исполнителей в максимально сжатые сроки. Для совершенствования делопроизводства и документооборота с целью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения процессов создания, движения и обработки данных возникает необходимость внедрения системы электронного документооборота. Пользуясь электронным документооборотом можно автоматизировать весь процесс обмена информацией и организовать его перевод в электронный формат.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?