Ведение учета организации ярмарки

Ведение организации ярмарки

Итак, ведение учета организации ярмарки. Ведение организации ярмарки требует внимательного профессионального отношения. Современный рынок товаров и услуг стремительно меняется, и таких условиях ярмарка или выставка становится одним из лучших способов представить свою продукцию, создать имидж компании. Интерес к участию в ярмарках растет, что налагает на организаторов большую ответственность. Организация выставки или ярмарки осуществляется согласно формату мероприятия, но в целом и для региональных, и для международных проектов принципы действуют идентичные и цель одна — создание максимально комфортных условий для участников и посетителей, повышение экономического эффекта от мероприятия.

Правильной организацией этого довольно легко можно добиться. При ведении этой работы следует придерживаться установленных правил, четко планировать мероприятие еще на стадии подготовки, вежливо и оперативно работать с экспонентами, создавать привлекательные условия для посетителей. Если ведением и организацией ярмарок заниматься правильно, то экспозиция непременно будет успешной. Слабые же ярмарки — источник убытков для организаторов и потери времени и потенциальных покупателей для участников.

Календарь выставок на предстоящий период — лишь общий план, по каждой ярмарке требуется четкое планирование и ведение контроля выполнения при организации мероприятия. Об экспозиции нужно рассказать, дать рекламу, чтобы как можно больше потенциальных участников смогли ознакомиться с информацией. Из собственной базы данных организация должна выбрать те компании, которым могло бы быть интересно участие. Для этого уделяют внимание ведению выборки — по профилю работы фирмы, по виду ее продукции, по требуемым площадям для участия и другим критериям.

Организаторы занимаются ведением рассылок информации, получением и обработкой заявок, составлением документации для каждого участника, финансовыми взаиморасчетами с ними. Одновременно с этим организация проводит переговоры и заключает договоры с подрядчиками, например, для обеспечения питания на ярмарке, охраны, обучающих семинаров, пресс-конференций. Сегодня устроители торгово—выставочных мероприятий нередко предлагают большой перечень дополнительных услуг своим клиентам. Они занимаются ведением рекламных кампаний, помогают в подготовке и монтаже стендов и конструкций, предлагают в аренду мебель.

А потому такие ресурсы и услуги подлежат учету в организации, их нужно распределить так, чтобы каждому из участников было выделено все необходимое, что он запросит. Если участник ярмарки предпочитает установить собственные стенды, следует заранее согласовать их дизайн и размеры, технические особенности. Персонал, которому предстоит работать в выставочном зале, должен быть обучен, проинструктирован. Он будет регулировать основные вопросы при ведении мероприятия, регулировать взаимоотношения участников, на нем лежит большая ответственность.

Сотрудники организации должны отлично ориентироваться в расположении павильонов и стендов, знать, где кто расположился со своей продукцией. После ярмарки непременно подводятся ее итоги, оценивается большое количество показателей — от финансовых и хозяйственных до оценки ведения организационных вопросов. На этом этапе возникает необходимость в предоставлении детальных отчетов для вышестоящего руководства, в органы власти, профильные министерства, а также спонсорам ярмарки, которые приняли активное финансовое участие в организации. Сделать ведение всех перечисленных направлений работы более легким и точным помогает специальный софт.

Времена бумажного учета прошли, и подобная организация уже не может считаться ни эффективной, ни точной. Ведение работы в компьютерной программе, специально разработанной для ярмарочной деятельности в торговле, всегда более успешно. Программа облегчает ведение планирования, автоматизирует работу с адресными клиентскими реестрами, помогает оповещать участников, регистрирует заявки, учитывает распределение выставочных мест. Программное обеспечение берет на себя ведение контроля за финансами и материальными запасами организации.

С помощью программы легко координировать действия персонала, автоматизировать документооборот. Итоги ярмарки программа подведет автоматически, обеспечив нужной отчетностью. Программный подход не позволит при ведении организационной работы забыть ни об одном важном поручении, направлении, клиенте. Уведомления системы напомнят сотрудникам организации, чем им следует заняться в первую очередь.

Оптимизация касается всех уровней деятельности, и это удобно, современно и выгодно. Для компаний, которые занимаются ведением ярмарок и торговых экспозиций, организация «Универсальная Система Учета» предлагает именно такую программу. «УСУ» - информационная система с большими функциональными возможностями. Программа может заниматься ведением любых форм учета, оптимизировать крупные и небольшие организации.

В системе одновременно можно заниматься устроением и ведением любого количества экспозиций, что весьма полезно для компаний, у которых интенсивный выставочный план расписан на пару лет вперед. Информационная система имеет простой интерфейс, понятный и доступный, не обремененный лишним. «УСУ» не требует внесения обязательной абонентской платы и не завышает стоимости лицензии. Чтобы оценить возможности и перспективы ведения работы в системе, можно скачать и установить бесплатную демонстрационную версию или сделать запрос к разработчикам на проведение презентации. Особенным организациям с нестандартными потребностями «УСУ» разработает уникальную версию программы для ярмарок и выставок.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?