Учет участников ярмарки

Учет участников ярмарки

Учет участников ярмарки — обязательное условие при организации торгово-выставочной деятельности. Действия по учету ведут на всех стадиях мероприятия. При подготовке всех желающих принять участие в ярмарке следует учитывать по предварительной записи, чтобы выделенных мест хватило, и ни один предприниматель не остался без возможности представить свою продукцию. Каждый участник для точного учета заполняет специальную анкету, с каждым заключается договор, в котором описаны условия предоставления места на ярмарке.

Учет важен и в том случае, если участники платят за право получить выставочное место, и тогда, когда ярмарка носит бесплатный, благотворительный или социальный характер. При учете организатор должен четко определить, какие дополнительные услуги участникам выставки-продажи он готов оказать, какими будут издержки с этим связанные. Отсюда происходит перечень дополнительных услуг, например, охрана, уборка выставочного места по окончании рабочего дня, предоставление в аренду стендов или мебели, осветительных приборов. Также учет издержек помогает установить обоснованные цены на участие в ярмарке для каждого участника.

Учет участников носит и стратегический характер. Он помогает понять, пользуется ли ярмарка спросом, интересна ли она как площадка для продвижения товаров клиентам, что в таком формате можно улучшить, усовершенствовать на будущее. При учете рекомендуется вести индивидуальную работу с каждым клиентом, чтобы максимально точно обеспечивать потребности участников ярмарки во всем, что необходимо для проведения мероприятия. По окончании ярмарки данные учета становятся основной сразу нескольких отчетов.

Они демонстрируют престиж мероприятия — по количеству участников, по их географии. Отчеты показывают прибыль, полученную от предоставления мест, а также затраты, которых потребовала организация мероприятия. Данные учета являются основной для работы с клиентами на предстоящие мероприятия, ведь многие участники с удовольствием готовы принять участие в следующих выставках и ярмарках. Вести такой учет от руки, в гроссбухах или других бумажных источниках — не эффективно и вредно.

Во-первых, данные учета сложно будет систематизировать. Во-вторых, в них могут быть ошибки, которые сотрудники допустили при регистрации участников, и это осложнит дальнейшую работу с предпринимателями. Третья причина отказаться от бумажного учета — сложность при маркетинговом планировании следующих мероприятий. Использование специальной компьютерной программы, облегчающей и автоматизирующей учет, является более правильным решением данной задачи.

В программе легко вести базу данных участников выставочных мероприятий, не нужно много времени для поиска определенного участника ярмарки, установления деталей сотрудничества. Программный учет позволяет исключить бумажную рутину при заполнении анкет, при составлении договоров. Бланк анкеты можно из программы направить по электронной почте, получить заполненный вариант и автоматически импортировать в базу. Современные программные решения позволяют установить учет не только в части основной деятельности, но и в дополнительных услугах, например, в предоставлении стеллажей и стендов для участников экспозиции, в уборке территории ярмарки, охране, рекламном сопровождении мероприятия.

Программа учета из категории желаемого и предпочтительного переходит в разряд необходимости, если компания проводит не одну ярмарку в год, а имеет довольно большой план мероприятий на предстоящий период. В этом случае одновременно приходится работать с большим количеством участников, удерживая под контролем все необходимые действия. Программа напомнит о задачах в отношении каждого участника, покажет, кому пришла пора предоставить документы на оплату, кому — нужно направить приглашение на ярмарку. Если программу для учета выбрать успешно и правильно, то такому софту под силу будет облегчить привлечение новых предпринимателей.

Работа с участниками выставочной деятельности станет легкой, понятной, простой. Репутация ярмарок и экспозиций начнет укрепляться, и организатор будет иметь ощутимые конкурентные преимущества. Для организации и проведения ярмарок, торговых выставок, экономических форумов создана специальная программа - «Универсальная Система Учета». Эта компания — опытный и профессиональный участник рынка информационных технологий, имеющий солидный опыт разработки программ автоматизации бизнеса.

Представленная «УСУ» программа отличается внушительным функционалом. Она будет вести учет участников мероприятий, формировать реестры и базы данных, помогать в планировании и маркетинговой работе, продвижении ярмарок, а также вести учет финансовых потоков, обеспечивать надежное складирование и логистику. В отличие от многих других систем учета, «УСУ» разумна по стоимости, отсутствует абонентская плата. Для знакомства с системой можно запросить презентацию или бесплатную демонстрационную версию. Если функционал по каким-то причинам покажется избыточным или недостаточным, разработчики могут сформировать уникальную программу в соответствии с теми потребностями в учете, которые имеются в организации. «УСУ» позволит работать с участниками международных ярмарок без языковых барьеров — система настраивается для работы на любом языке, с любыми валютами, на нескольких языках одновременно. Пользовательский интерфейс доступен для понимания пользователями любого уровня, а потому процесс внедрения программы учета не станет ни обременительным по срокам, ни тяжелым испытанием для персонала. Все будет легко и просто.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?