Система для управления транспортными документами

Система для управления транспортными документами

Система для управления транспортными документами – составная часть программного обеспечения «Универсальная Система Учета», которое автоматизирует управление многими бизнес процессами, включая формирование транспортных документов. Под управлением автоматизированной системы оказываются вообще все документы, не только транспортные, поскольку она сама составляет их, свободно оперируя всей информацией и бланками, вложенными для заполнения в соответствии с назначением. Комплект шаблонов удовлетворит любой запрос, все документы имеют официальный формат, который всегда актуален, ведь за ним следит сама система для управления транспортными документами – в нее вложена регулярно обновляемая нормативно-справочная база отрасли, где есть все правила заполнения и последние правки к отраслевой документации, транспортной в том числе. Отчетные документы готовятся под управлением встроенного планировщика заданий – функции времени, которая следит за сроками старта автоматически выполняемых системой работ, у каждой есть свое расписание.

К таким работам относится еще резервное копирование служебных данных, что обеспечивает им сохранность. Преимущество автоматически составленной документации – готовность всегда в срок и отсутствие ошибок, что очень важно для транспортной организации, так как любая неточность в документах вызовет задержку в пути. Если говорить непосредственно о транспортных документах, то они находятся под управлением системы немного в ином «образовательном» поле. Их составление идет не заданным расписанием срокам, а по мере поступления заявок на перевозку, когда менеджер заполняет специальную форму – окно заказа, оформляя таким способом заявку.

При вводе данных о перевозке и грузах в такое окно идет формирование транспортных документов и параллельно расчет стоимости перевозки, если точнее по времени – после выбора системой для управления транспортными документами транспорта, наиболее подходящего по своим параметрам для этого заказа. У каждого транспортного средства своя стоимость работы, свои разрешения на ее выполнение, поэтому составление транспортных документов начинается с момента его выбора, как и расчет стоимости транспортировки, тоже выполняемый автоматически и без ошибок. Как только заявка заполнена, менеджер получает полный пакет транспортных документов для водителя и иные для других служб – предписание для автопарка, отчет по учету для бухгалтерии, счет на оплату для клиента. Система для управления транспортными документами формирует все виды накладных, включая транспортные, таможенные декларации, если предстоит пересечение границ, проверяет на срок действия разрешительные документы транспортного средства, выбранного для перевозки.

Под ее управлением находятся сведения, имеющие отношение к дорожным и климатическим условиям, при которых планируется перемещение транспорта, сводка о заторах по маршруту, даже есть карта, встроенная в систему для управления, на которой автоматически фиксируется движение транспорта от точки к точке – трекинг визуализируется в любом удобном для работы масштабе. Система для управления транспортными документами самостоятельно рассчитывает время транспортировки с учетом доступной ей информации и коррекцией по накопленной статистике, чтобы гарантировать клиенту выполнение в указанный срок. Оформление заявки на транспортировку с автоматическим формированием транспортных документов ускоряется за счет указания клиента, вводимого в окно заказа методом выбора в клиентской базе, где он должен обязательно быть зарегистрирован и куда ведет автоматическая ссылка из соответствующей ячейки в окне. Как только менеджер укажет его, система для управления транспортными документами тотчас вложит в форму заказа предыдущие сведения из всех сделанных им когда-то заявок на тот случай, что если какая-то из них дублируется.

Если да, можно считать, заявка уже готова, – сведения автоматически заполнят форму, сэкономив время менеджера. Если транспорт не является собственным, та же самая заявка будет оперативно отправлена поставщику с предварительной заменой реквизитов – клиентские будут исправлены на данные предприятия, исполнителем указан перевозчик, сведения о маршруте и грузе не меняются. Тоже экономия времени персонала. Система для управления хранит формируемую документацию в соответствующих базах данных, самостоятельно составляет реестры, по которым ее распределяет. Например, накладные вложены в документальную базу первичного учета, требуемую бухгалтерией для учета движения продукции. Каждый документ имеет номер и дату регистрации – система для управления поддерживает сквозную нумерацию и ведет электронный документооборот в текущем времени, причем она дифференцирует копии и оригиналы, самостоятельно формирует архивы, для которых составляет упомянутые реестры. Инсталляция системы для управления идет дистанционно по интернет-соединению, настройка заключается в управлении активами и ресурсами, которыми на этот момент располагает предприятие, результатом становится утвержденный регламент, согласно ему будут осуществляться операционная деятельность и учетно-счетные процедуры, вычисления. Отступление от регламента невозможно – система для управления требует порядка во всем.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?