Счет и акт выполненных работ на грузоперевозки

Счет и акт выполненных работ на грузоперевозки

Счет и акт выполненных работ на грузоперевозки — немаловажная документация. Если договор с клиентом лишь описывает условия и сроки, отведенные на работу, услугу по грузоперевозке, то счету и акту отводится роль заключительная. Счетом компания-исполнитель выставляет окончательные условия по оплате, а актом подтверждает выполненные обязательства. О том, как составлять счета, формировать акты о выполненной работе и оказанной услуге грузоперевозок, закон умалчивает.

Точнее — не дает каких-то определенных рекомендаций и указаний по оформлению. Это позволяет фирмам самостоятельно принимать решения, как составлять счета на оплату, оформлять акты, если работа по договору уже считается выполненной, и грузоперевозка благополучно завершена. Счета могут быть вполне себе стандартными. Унифицированные образцы таких документов есть в свободном доступе, и скачать бланки можно по сути в разных форматах.

На основе унифицированного счета, внося изменения, можно сформировать собственный счет. Изначально можно пойти иным путем. И счет, и акт можно составить самостоятельно, «украсить» логотипом своей компании и использовать на здоровье — это не запрещено. У компаний, которые осуществляют грузоперевозки не только по территории одной страны, но и на международном уровне, есть потребность оформлять акты и счет не только на родном языке и в международном варианте — на английском.

В этом случае также можно пользоваться произвольными формами, удостоверив выполненные обязательства и проделанную работу. Несмотря на отсутствие особых законодательных ограничений, счета, как и акт о выполненных обязательствах должны составляться с соблюдением некоторых деловых правил, принятых во всем мире. И если составлять счет и писать акт вы планируете сами, то стоит учитывать данные нюансы. Вот они.

В акте выполненных работ непременно отображаются данные, которые имеют место в товарно-транспортной накладной. Она должна быть в оригинале или в крайнем случае в виде копии, заверенной нотариусом. На руках у заказчика должна быть корректно составленная заявка на грузоперевозку. Все, что вы внесете в счет и акт, должно точно соответствовать сведения из этих документов, иначе оформление будет неправильным.

Если заказчик ранее вносил предоплату, счет выставляют на остаток суммы, указывая и факт внесенной предварительной оплаты. Если предварительно задаток не вносился, общий счет включает полную стоимость, которую следует внести после подписания документа о выполненных обязательствах и проведенных работах в части грузоперевозок. Акт и счет должны включать точные реквизиты обеих сторон, номер договора, приложением к которому они будут. Речь идет и ранее заключенном договоре на осуществление грузоперевозки.

Если счет — это лишь документ, служащий основанием для произведения оплаты, то к акту нужно приложить все, что свидетельствует о выполненной работе — схему маршрута, путевые листы, направления. Будьте подробны, опишите километраж, остановки, время в пути, транспортные средства, которые производили доставку груза, госномера. Важным пунктом является указание, что стороны по факту выполненной работы друг к другу претензий не имеют. В счет это заключение не вносится, но в акте должно присутствовать обязательно.

В течение срока исковой давности, который длится 3 года, любая из сторон вправе обратиться в суд с претензиями, и тогда акт и счет о выполненных обязательствах, работах, грузоперевозках станут основными средствами доказывания свой позиции. Отсюда проистекает правило хранения такой документации — она должна быть сохранена не менее, чем на ближайшие три года. Поскольку оформление счетов и составление акта выполненных работ на грузоперевозках требует высокой концентрации внимания, нецелесообразно проводить эти действия вручную, на бумажных бланках, заполняя их от руки. Представьте, сколько нужно учесть, перечислить!

Придется запросить данные о маршруте, пересчитать расстояния, время и скорость, убедиться в том, что вы верно описали грузовое транспортное средство, не перепутали его с другой машиной, верно описали характеристики груза его количество при начале и окончании грузоперевозки. Если же компания считается довольно успешной, и в у нее в работе регулярно находятся десятки выполненных заказов, то ручное оформление и вовсе становится фактором риска — одна банальная ошибка может испортить не только документ, лишив его правовой основы и ценности, но и отношения с заказчиками — никто не любит нелепых ошибок и ошибающихся партнеров. Выход — оптимизировать собственный документооборот по максимуму. В этом поможет специальный софт, который способен работать с бланками документации, автоматически формируя все нужные счета или акты.

Такой подход помогает уменьшить количество ошибок, в несколько раз увеличивает скорость оформления любого заказа, помогает компании обладать не только документальным подтверждением выполненных условий договора, но и объемной полезной статистикой о работе фирмы, на основе которой грузоперевозки можно усовершенствовать, улучшить и тем самым оставить далеко позади конкурентов. Для транспортной логистики и ее документального сопровождения сложно найти программу, которая была бы более удобной, чем «УСУ». «Универсальная Система Учета» - компания с большим опытом программных разработок, направленных на автоматизацию. Работая над системой для логистики, программисты внимательно исследовали сложности, с которыми обычно сталкиваются грузоперевозки в повседневной работе, а также учли потребности в быстрой и верной документации, в контроле счетов, актов о выполненных работах, оказанных услугах.

Поэтому получился программный продукт, который поможет вообще не беспокоиться по поводу документов. Пока документы формируются автоматически, система облегчит проведение заявок внутри компании, сделает творческой и интересной работу над маршрутами, и компания сможет смело гордиться не только тем, что у нее всегда верно составленные счета и корректные акты, но и качественные услуги, выполненные в точном соответствии с пожеланиями заказчика. Программа «УСУ» сделает грузоперевозки более успешными, работу фирмы более эффективной, помогая экономно распоряжаться временем, вести счет ресурсам и запасам. У системы масса необходимых функций, которые будут служить на благо и для процветания вашего бизнеса. Как работать в программе со счетами, актами, отчетами, статистикой о выполненных работах в сфере грузоперевозок, расскажут специалисты «УСУ», достаточно обратиться к ним с запросом на презентацию. Можно и самостоятельно посмотреть, на что способно ПО, скачав бесплатную демонстрационную версию. Следует знать, что стоимость лицензионного издания невысока, а абонентской платы разработчики не установили.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?