Регистрация на ярмарке и выставке

Регистрация на ярмарке и выставке

Регистрация на ярмарке и выставке — крайне важный этап работы. Организаторы прилагают множество усилий для того, чтобы у участников экспозиции были как можно более комфортные условия для сотрудничества, ведь от этого напрямую зависит и успешность экспозиционного мероприятия, и отношение экспонентов к организатору. Но даже в современных условиях не все организаторы уделяют регистрации достаточное внимание, и в итоге задействуют далеко не все из имеющихся возможностей. Регистрацию проводят на разных этапах выставочного мероприятия.

Ее отсутствие становится причиной грубых ошибок, нерационального использования выставочных ресурсов, несистемного подхода к экспобизнесу. Если нет полноценной регистрации, то обычно нет и четко сформулированных задач, нарушены все циклы подготовки. Такая ярмарка не может похвастаться подготовленным персоналом. Без регистрации оценка эффективности выставки будет поверхностной.

Регистрация должна начинаться задолго до фактического открытия ярмарки. Выставку следует тщательно спланировать. На данном этапе регистрируют основные и промежуточные задачи, распределяют общий массив подготовительной работы по сотрудникам. Каждый в команде организаторов должен как можно точнее представлять себе, что именно зависит от него, в какие сроки это должно быть сделано.

Далее идет планомерная регистрация результатов, основанная на внимательном контроле за подготовкой выставки и ярмарки. Регистрацию участников проводят заблаговременно. Для этого организуют широкомасштабную информационную кампанию. Информируют всех, но особую работу проводят с экспонентами, которые ранее уже участвовали в ярмарках.

Выделяют группу таких клиентов и отправляют им именные приглашения к сотрудничеству. Регистрации подлежат принятые заявки. Каждому из экспонентов, подавших заявку на выставку, направляют полный пакет документов, выставляют счет на оплату взноса. Особое внимание нужно уделить регистрации финансовых поступлений, чтобы не возникло неловких ситуаций, в которых клиент оплатил, а со стороны организаторов ярмарки не последовало никаких действий.

При регистрации учитывают дополнительные услуги, которые могут потребоваться. Данные о них непременно заносят в карточки участников. Одним требуется помощь в рекламной кампании, другие просят организатора о предоставлении мебели и стенда, всем экспонентам нужен комфорт — освещение, питание, охрана и безопасность. Подобные услуги называют сервисным пакетом, и регистрацию оказанных услуг ведут в обязательном порядке.

В процессе организации ярмарки регистрации подлежат денежные потоки — не только принятые взносы, но и траты организаторов. Регистрируют распределение и использование ресурсов, площадей, выставочных мест с привязкой к конкретным клиентам. Регистрацию следует проводить в отношении составленных документов, подписанных договоров. В дни выставки регистрацию проводят для того, чтобы отслеживать выполнение графикам мероприятий, бизнес-встреч, и итогом деятельности становится подробный отчет, основанный на всех данных регистрации.

Именно он и покажет, насколько была успешной ярмарка или выставка, привлекла ли экспозиция внимание посетителей, стала ли она эффективной для экспонентов и организаторов. Существует несколько способов вести регистрацию. Одни предпочитают делать это на бумаге, подсчитывая все вручную. Но в этом случае команда организаторов редко имеет порядок в делах, четкое планирование и контроль за работой с каждым экспонентом.

Некоторые ведут регистрацию ярмарки и всех сопутствующих действий в офисных таблицах, но это часто очень затрудняет подведение итогов выставки. Использовать выставочный и организаторский потенциал в полной мере позволяет только специальное программное обеспечение, автоматизирующее регистрацию как можно более полно. Чтобы выбрать такую программу, следует запомнить несколько важных правил. В первую очередь, она должна быть подходящей для использования в отрасли, удобной и несложной.

Что касается функций, то важно, чтобы программа легко справлялась с регистрацией целей и задач, помогала контролировать их выполнение. В системе должно быть удобно работать с базами участников ярмарки, вести по каждому подробные карточки, в которых можно отмечать намеченные действия, факты, пожелания, дополнительные услуги. Программа должна автоматизировать работу с документацией, сокращать потери времени на ее составление и устранять возможные ошибки, которые нередко допускают люди, оформляя все вручную. Информационная система поможет в регистрации мест на выставке, и каждый из участников будет обеспечен не только местом, но и всем необходимым, чтобы комфортно провести выставочные дни и принести пользу своей собственной компании.

ПО автоматически сформирует отчеты, которые будут настолько точны, что ни у инвесторов, ни у организаторов не должны вызывать никаких вопросов. Для регистрации всех процессов в экспобизнесе компания «Универсальная Система Учета» разработала и представила уникальную программу. «УСУ» специально создана для применения к этой сфере, а потому ей можно доверять как небольшие ярмарки, так и крупные выставки международного формата. Использование «УСУ» дает общую оптимизацию, автоматизацию деловых процессов, и компания получает не только автоматическую регистрацию всех действий, но и анализ этих сведений, что особенно важно при подведении итогов и поиске ошибок.

«Универсальная Система Учета» позволяет работать с любыми объемами данных, с любым количеством филиалов, а также с международными проектами, поскольку для программы нет языковых ограничений. Система поможет планировать, производить расчеты затрат, издержек, с ее помощью устанавливается персонифицированный контроль за клиентской базой, а также ведется учет финансов и материальных запасов. Регистрация в «УСУ» не сложна. Программа обладает простым интерфейсом, и для сотрудников не станет сложным ее использование. Чтобы приступить к работе над ярмаркой в «УСУ» не потребуется длительного и дорогостоящего обучения персонала. Программа для выставок и торгово-выставочной деятельности доступна в бесплатном варианте — это демонстрационная версия. Также специалисты компании могут провести презентацию через интернет. У полной версии три главных черты — мощность и производительность, невысокая стоимость и отсутствие абонентской платы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?