Контроль снабжения с помощью Excel - альтернатива

Контроль снабжения с помощью Excel

Контроль снабжения с помощью Excel - один из методов автоматизации процесса работы. В снабжении очень важен полноценный учет и контроль каждого этапа прохождения каждой заявки от ее создания до выполнения. Электронные таблицы Excel частично позволяют добиться этого. В таблицы можно вносить сведения о поставщиках, о сроках и цене, наименования закупок.

И до определенного времени аналогов Excel практически не было. Но мир современного программного обеспечения на месте не стоит, и теперь к автоматизации контроля и предприниматели, и разработчики предъявляют иные требования. Excel функционирует на основе расчетов с так называемой «плавающей запятой», точность статистики, предоставляемой этой программой, подвергается серьезному сомнению и критике. Многие специалисты считают, что таблицы Excel не могут обеспечивать профессиональный контроль, при котором важна каждая мелочь, они лишь дают общее представление о положении дел.

Но снабжению нужен именно детальный учет и контроль, а не примерное представление. В некоторых версиях Excel фиксируют ошибки при делении с остатком, ранние версии электронных таблиц «страдают» проблемами с датами, некоторые конфигурации при определенных числах выдают неверные итоги, например, при парах чисел, чье произведение равно 65535. В 15% случаев Excel выдает итог 100000. Компания, конечно, старается выпускать патчи, чтобы исправлять выявленные ошибки, но так называемые «пасхальные яйца» или внезапные «сюрпризы» в той или мере свойственны почти всем версиям Excel.

Снабжению нужен более точный контроль. Это — важнейшая часть работы компании, ведь от того, насколько будет отлажен процесс снабжения, зависит процесс работы всей организации, ее финансовое благополучие и процветание. К сожалению, контроль снабжения в Excel не может обеспечить все потребности компании при организации процесса учета. Из-за плохо налаженного контроля отдела снабжения компании ежегодно теряют большие суммы.

Нечистые на руку менеджеры могут делать закупки при помощи личных связей, основанных на системе «откатов», не исключены мошеннические действия и хищения с последующим неверным внесением в электронные таблицы определенных данных. Да и от простой ошибки снабженца ни одна компания не застрахована. Контролю нужно уделять особое внимание. Он должен способствовать устранению вероятности хищений, коррупции при снабжении. Он должен оказывать помощь при выборе поставщиков, эта процедура должна быть понятной и «прозрачной». Каждый этап прохождения заявки от формирования до выполнения должен быть обеспечен многоступенчатым контролем. Даже при строгом внутреннем аудите компаниям не справиться с этими задачами с высокой эффективностью без специального программного обеспечения, и одной только помощью электронных таблиц Excel тут не обойтись. На помощь фирмам, которые организуют и проводят закупки, пришла компания «Универсальная Система Учета».

Контроль снабжения в Excel

Ее специалисты разработали особую программу, которая не ошибается, не содержит «скрытых сюрпризов» и обеспечивает всесторонний и полный контроль процесса снабжения на любом его этапе. ПО от «УСУ» снижает влияние человеческого фактора и активно противостоит системе «откатов», хищений и банальных непреднамеренных ошибок в работе снабженцев. С ее помощью заявки могут формироваться автоматически, а руководитель будет в любой момент видеть, на какой стадии выполнения они находятся, кто является ответственным исполнителем. Программа контроля оптимизирует склад, облегчит инвентаризацию, сделав ее минутным делом.

Ей можно доверить бухгалтерский учет и все финансовые данные, контроль за работой персонала компании. При этом ПО от «УСУ» эффективно решает главную проблему снабжения — отсутствие связи с другими отделами. Она объединяет все склады и отделы организации в единое информационное пространство, в котором любые данные передаются быстро, а контроль охватывает всех без исключения. При всей своей многофункциональности программа, созданная «УСУ», является очень простой в применении — с ней легко справится любой сотрудник, даже если уровень его технической подготовки оставляет желать лучшего.

На помощь придут быстрый старт, понятный интерфейс, возможность настроить оформление по личному вкусу пользователя. Программное обеспечение имеет многопользовательский интерфейс, если в системе одновременно будут работать несколько пользователей, внутреннего конфликта не произойдет, сбоев не будет. ПО от «УСУ» содержит не только планер и электронные таблицы, к которым так неравнодушны пользователи и сторонники Excel, но и предоставляет уникальные возможности контроля. Например, при формировании закупки руководитель или технолог могут установить определенные фильтры — количество, сорт, характеристики товара, максимальная его стоимость.

Эти ограничения не позволят недобросовестному менеджеру по снабжению совершить покупку по завышенной цене или приобрести материал или товар ненадлежащего качества в ином, чем требуется, количестве. Такой документ будет заблокирован ПО и направлен руководству на личное рассмотрение. Это поможет предотвратить «откаты» и сомнительные сделки, которые болезненно отражаются на финансовом состоянии компании. Программа окажет помощь при выборе поставщика.

С ее помощью можно провести массовую рассылку информации о торгах по потенциальным поставщикам. Они получат предложение принять участие в торгах по СМС или электронной почте. Полученные от них прайс-листы, ПО объединит в лист альтернатив, в таблице покажет наиболее перспективных из партнеров, сотрудничество с которыми будет выгодным для организации. Система контроля снабжения от «УСУ» способна формировать функциональные базы данных. В отличие от таблиц Excel в них войдет не только контактная информация, но и вся история взаимодействия с поставщиком или клиентом. Любые сведения в базе можно подкрепить документом, платежкой, видеофайлом, аудиозаписью или фотографией, поскольку с помощью ПО можно загружать и хранить файлы любого формата. Программа контроля от «УСУ» будет полезной не только для отдела снабжения, но и для бухгалтерии, отдела продаж, склада и производственного блока, отдела логистики и других подразделений. Руководитель с ее помощью получит большой объем точных статистических и аналитических данных о реальном положении дел в фирме.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?