Контроль снабжения компании

Контроль снабжения компании

Контроль снабжения компании является важнейшей составляющей ее деятельности. Каждый год компании теряют крупные суммы только на том, что внутренний аудит ослаблен или отсутствует совсем. В таких организациях не могут внятно обосновать бюджет закупок, сталкиваются с проблемами при выборе поставщиков, не могут точно провести инвентаризацию остатков на складе. Часто в таких компаниях процветает система «откатов», слабой является рабочая связь между отделами, да и сами методы внутреннего контроля вызывают недоумение.

Ни одна компания не может точно знать, насколько порядочны и честны ее сотрудники, насколько ответственно они будут выполнять обязанности. Нарушения в снабжении не всегда становятся очевидными сразу же, а потому убытки фирмы могут быть колоссальными со временем. Чтобы не допустить такого, есть необходимость в так называемом внутрихозяйственном аудите. Внутренний контроль снабжения компании — жесткая необходимость.

Руководитель сможет исключить воровство, хищения и финансовые потери на «откатах» в том случае, если уделит должное внимание контролю. Недобросовестные менеджеры по снабжению могут нарушать инструкции и покупать материалы не там, где это выгодно, а там, где получают за это вознаграждение. Объемы закупок могут превышать необходимое количество. Необходимо четко формировать условия закупок и определять отведенный на это бюджет.

Для контроля отдела снабжения необходимо со всей ответственностью подходить к выбору поставщиков и учитывать не только цены, по которым они предлагают те или иные материалы, но и условия сотрудничества. Иногда, выиграв копейки, можно потерять тысячи на доставке. А потому следует вести базу данных по всем поставщикам с информацией не только о ценах, но и об их исполнительности, расторопности, ответственности и условиях сотрудничества. Наиболее перспективных партнеров для компании должна определять специальная комиссия.

И перед этим от каждого нужно получить новые актуальные прайс-листы, отправив каждому одинаковые запросы, чтобы исключить неверное толкование — один поставщик может прислать розничные расценки, а другой — оптовые. Полученные ответы объединяют и формируют таблицу альтернатив. Это — внутренний документ, в котором по каждому партнеру указаны цены, условия доставки, сроки, условия оплаты. Именно этот документ является основным в определении поставщика.

В работе отдела снабжения компаний бывают форс-мажорные ситуации, когда возникает острая необходимость в срочной смене поставщика. Вот на таких ситуациях чаще всего и наживаются недобросовестные менеджеры. А потому нужно разработать инструкции на случай таких авральных ситуаций. Снабжение нуждается и в контроле остатков, и в правильной и своевременной инвентаризации. Если речь идет о важной стратегической для компании сделке, то внутренний контроль может осуществить сам директор.

Внутренний контроль снабжения компании

Но ни один в мире директор не может быть одновременно специалистом во всех областях и успевать контролировать все нюансы всего снабжения. Для полноценной деятельности важно ввести систему многоступенчатого контроля снабжения. Также важно всегда оставаться в курсе тенденций на рынке, чтобы иметь возможность проводить качественный сравнительный анализ. При необходимости можно проверить «прозрачность» закупок по публичным ценам, можно поручить мониторинг специальным компаниям, которые выполняют такие заказы.

Но услуги аналитиков дороги, и не каждая компания может позволить их себе. А потому возникает вопрос, как организовать контроль снабжения своими силами, но на экспертном уровне? Выход предложили специалисты компании «Универсальная Система Учета». Они разработали программное обеспечение для снабжения, которое автоматизирует контроль, сделает его многоуровневым и всесторонним.

При этом влияние человеческого фактора будет минимизировано настолько, чтобы можно было эффективно противостоять хищениям и «откатам». Программа от «УСУ» покажет каждый этап закупок, сформирует и предоставит руководителю в любой момент все отчеты по работе специалистов снабжения, а также наведет порядок на складе и облегчит инвентаризацию. Это — профессиональный инструмент, который оптимизирует снабжение на каждом этапе, будет отслеживать не только количество, но и качество, обеспечит связь всех отделов. Программное обеспечение от «УСУ» является очень простым в применении.

Несмотря на массу функций и возможностей, программа работает без потери быстродействия с любыми объемами данных. У нее легкий старт и понятный интерфейс, справиться с системой смогут все сотрудники, даже если их уровень технической подготовки далек от совершенства. У ПО контроля снабжения многопользовательский интерфейс, одновременное использование системы несколькими пользователями не приводит к возникновению внутреннего конфликта и сбоям. При помощи программы контроля можно настроить каждый этап совершения закупки, выстроить четкую систему ее подтверждения, чтобы исключить вероятность ошибки или мошенничества.

Например, установленный люфт предельной стоимости товара, который нужно купить для нужд компании, не даст менеджеру провести документ на оплату по более высокой цене. Такой документ будет блокирован системой и отправлен на рассмотрение руководству. Программа облегчит выбор поставщика, поскольку она позволяет сравнить разные условия, цены, параметры, формируя ту самую таблицу альтернатив, без которой отделу снабжения будет трудно определить наиболее перспективных поставщиков. Система будет формировать базы данных и систематически обновлять их.

Ее функционал будет полезен не только отделу снабжения, но бухгалтерии, складу, отделу кадров и производству. ПО будет вести финансовые отчеты, сохранять истории платежей, сделок, заказов, вести учет работы персонала. ПО контроля предоставит руководителю большой спектр аналитический и статистической информации для внутреннего и внешнего контроля работы компании. Программа будет полезной для любого торгового предприятия, мелких магазинов и крупных сетевых супермаркетов, оптовых фирм, складов, торгово-производственных компаний. Выстроить надежный внутренний контроль с ее помощью смогут торговые центры и интернет-магазины, рыночные комплексы, производственные организации и любые другие компании, в чьей деятельности возникает необходимость совершения закупок.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?