Контроль процесса снабжения

Контроль процесса снабжения

Контроль процесса снабжения — непременное условие ведения успешной деятельности по обеспечению фирмы необходимыми для работы материалами и ресурсами. В снабжении как нигде остро стоит ряд проблем. Например, часто компании несут значительные потери из-за неверно организованного внутреннего аудита или злоупотреблений сотрудников. Для защиты компании вынуждены внедрять систему внутреннего хозяйственного аудита.

Внутренний контроль процесса снабжения имеет свои особенности в зависимости от типа деятельности фирмы, но ключевые его направления едины для всех организаций. В жестком контроле нуждается процесс планирования закупок. На этом этапе требуется большой объем информации, мониторинг рынка, данные о потребностях и остатках, о темпах расходования материалов. Неточные или недостоверные сведения могут стать причиной ошибочного планирования.

Этот процесс нуждается во введении контроля информации и ее анализа. Контроль процесса выбора поставщиков — второй важный этап аудита. Недобросовестные менеджеры могут нарушать инструкции и совершать сделки, заведомо невыгодные для фирмы, но выгодные лично им. Так работает система «откатов».

В итоге компания терпит убытки, приобретая товар, материал или оборудование до завышенной цене или в количестве, не соответствующим требования технологических процессов. Контроль нужен и на стадии реализации заявки, чтобы нужные материалы поступили в фирму точно в срок, не нарушая внутреннего рабочего цикла. В процессе снабжения важно контролировать и постоянно мониторить содержимое складов, так как наличие неликвида и малоиспользуемых запасов и дефицит нужного — два ярких показателя бесконтрольного и неэффективного снабжения. Как выстроить четкую систему эффективного контроля — распространенный вопрос, с которым сталкиваются все предприниматели.

Специалисты рекомендуют направить силы на создание многоуровневой системы подтверждения действий в процессе закупок и поставок. В первую очередь требуется создать условия тесного взаимодействия персонала — менеджеры по снабжению должны быть на оперативной связи с коллегами им других отделов или подразделений, чтобы четко знать, каковы реальные потребности в материалах, оборудовании, сырье. Специалисты по снабжению в процессе работы должны пользоваться внутренним планом и бюджетом закупок, составленным и утвержденным генеральным или коммерческим директором. Для его составления нужна только честная и правдивая информация о потребностях и складских остатках.

Каждая заявка должна проходить несколько этапов подтверждения, по каждой должен быть назначен ответственный исполнитель. Полноценный контроль в процессе выбора поставщика означает объявление конкурса с последующим внимательным анализом присланных прайс-листов, ценовых предложений, условий и прогнозируемых сроков поставки. После выбора следует уделить внимание контролю правильности составления документов для сопровождения сделки. Далее следует контроль транспортировки, приемка и размещение на складе. И эти процессы тоже должны быть подконтрольными. Цель всех этих действий - сделать снабжение простым и понятным на каждом этапе, легким и отлаженным. Некоторым так и не удается выстроить достойный внутренний контроль и приходится обращаться за помощью к специалистам-аудиторам. Но их услуги стоят недешево.

Внутренний контроль процесса снабжения

Возникает вопрос, можно ли наладить полноценный профессиональный контроль за процессами в закупках своими силами, без привлечения специалистов извне? Именно это и предложила компания «Универсальная Система Учета». Ее специалисты разработали программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать самые сложные процессы и сделать контроль в снабжении постоянным, непрерывным и всесторонним. При помощи программы от «УСУ» создается многоуровневая система подтверждения заявок.

Руководитель получает отчеты по работе не только снабженцев, но и всех остальных работников фирмы. Программа обеспечивает ведение склада и превращает инвентаризацию из долгого и нудного мероприятия в минутное дело. ПО объединяет отделы организации в одном информационном пространстве, и взаимодействие сотрудников становится оперативным. К тому же программа способствует оптимизации всех отделов и подразделений.

Всесторонний контроль охватывает все направления и процессы. Программа является мультифункциональной, но при этом она очень проста в применении. У нее легкий и интуитивно понятный интерфейс, очень быстрый старт. Для работы с системой «УСУ» нет нужды нанимать в штат отдельного технического специалиста.

Все процессы легко освоят даже те работники, которые с компьютерами обычно на «вы». Программа не допускает внутренних ошибок и сбоев при одновременной работе множества пользователей. А резервное копирование проходит в незаметном для коллектива фоновом режиме, не нарушая деятельности фирмы ни на минуту. При помощи ПО можно настроить заявки на снабжение таким образом, чтобы ни одна «сомнительная» сделка или ошибка не прошли.

Если установить фильтры по максимальной цене, количеству или качеству требуемой поставки, то система автоматически заблокирует документы, нарушающие требования. Недобросовестному сотруднику не удастся провести сделку по завышенной стоимости или купить товар не того качества. При помощи программы от «УСУ» можно выбрать перспективного поставщика. Система соберет и проанализирует данные о ценах, сроках и условиях от разных поставщиков и предложит самые выгодные сделки.

По каждой программа рассчитает стоимость и автоматически оформит необходимый пакет документов. Отчеты тоже станут автоматическими. Программа для контроля процесса снабжения облегчит и остальные процессы - будет вести склад, осуществлять финансовый учет, вести внутренний учет работы персонала. Руководитель получит большой объем аналитический и статистической информации для контроля и принятия важных решений. Оценить возможности ПО для снабжения можно, заказав дистанционную презентацию всех ее возможностей у компании-разработчика. Можно пойти другим путем и скачать бесплатно демо-версию на сайте «УСУ». Полная версия системы контроля устанавливается дистанционно, через интернет, и этот процесс не требует затрат времени и сил с обеих сторон. Пользование программой не облагается обязательной абонентской платой.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?