Эффективность работы отдела снабжения

Эффективность работы отдела снабжения

Эффективность работы отдела снабжения бывает непросто оценить и измерить. Дело в том, что снабжение оказывает как прямое, так и косвенное влияние на жизнь компании. Прямое влияние выражается в обеспеченности всех отделов и подразделений фирмы всем необходимым для работы, и единственный измерительный инструмент в этом случае — оценка затрат на снабжение. Косвенное влияние специалистов по снабжению очень обширно — высокая эффективность их деятельности непременно отражается на росте доходов, на увеличении клиентов, спроса на продукцию и услуги фирмы.

Как же качественно и точно оценить эффективность работы отдела снабжения? Этим вопросом часто задаются современные руководители. С отделом продаж, например, таких вопросов не возникает, ведь можно просто посмотреть на статистику продаж. На показатели производства тоже можно бросить беглый взгляд, чтобы сложить впечатление о его эффективности.

Работу снабженцев оценивать куда сложнее. Определить, отличается ли работа отдела снабжения эффективностью, можно воспользоваться несколькими методами. Попробуйте оценить расходы компании на закупки за неделю, месяц, год. Если при этом в работе снабженцам удается достичь экономии, которая хотя бы в 7 раз превышает уровень затрат на содержание самого отдела, то такую работу можно считать эффективной.

На эффективность снабжения могут указать отзывы коллег из других подразделений. Если сотрудники других отделов утверждают, что за последний оцениваемый период не испытывали перебоев с материалами, спецодеждой, инструментами, канцтоварами, продуктами, то можно говорить об эффективности работы отдела закупок. Важным показателем реальной эффективности считается факт использования в работе специальных программ автоматизации. Эти программы упрощают все сложное, делают процесс закупочной деятельности в снабжении понятным и «прозрачным».

Если отдел в своей работе применяет программы, то можно не переживать — в нем не останется места хищениям «откатам» и недобросовестным сделкам, которые невыгодны для компании. Нельзя забывать о том, что снабжение тесно связано с большим количеством документации. Все закупки и поставки сопровождаются ими. Эффективность работы измеряется и отношениями людей с бумагами.

Если персонал отдела по уши погряз в рутине, пишет невиданное количество бумаг и испытывает сложности с поиском нужных документов, то об эффективности, естественно, речи не идет. Если в повседневной работе отдел закупок устанавливает четкие планы и контролирует и выполнение, если каждая поставка контролируется от начала и до окончания, то это — показатель эффективности. Отсутствие планирования и действия «по ситуации» - не только маркер отсутствия эффективности, но и признак слабой профессиональной пригодности коллектива отдела снабжения. Для оценки эффективности деятельности снабженцев стоит комплексно посмотреть и на косвенные показатели.

Например, оценить рост продаж и объем доходов, лояльность клиентов. Если эти показатели низкие, то об эффективности снабжения речи не идет. На эффективность работы отдела закупок указывает роль отдела в жизни фирмы. Хорошие снабженцы — не только крепкие хозяйственники, но и мощные аналитики и стратеги.

Истории известны случаи, когда простые снабженцы давали полезные советы производству и руководителю, стараясь оптимизировать расходы. Так, одна из европейских авиастроительных фирм по совету специалиста снабжения внесла поправки в геометрию крыла самолета, поскольку это способствует снижению расхода топлива. А снабженцы крупной парфюмерной линии нашли десятки новых ароматов, просто перебирая разные варианты снижения цен на сырье. Технологи были им благодарны.

Если в работе сотрудники отдела закупок проявляют себя лишь как хорошие исполнители воли руководителя, не проявляют инициативы, не анализируют рынок и не ищут способов найти нечто новое, чтобы внедрить в жизнь, такая работа не отличается эффективностью. На эффективность указывает наличие многих планов — основного и нескольких запасных на случай, если поставка задержится в пути, не прибудет, поставщик «подведет». Автоматически не считаются эффективными снабженцы, которые постоянно жалуются и оправдывают огрехи нехваткой ресурсов — времени, средств, сил. Если по этим критериям «сверять часы» с отделом снабжения примерно раз в месяц, то очень скоро появится точное представление о том, есть ли эффективность, что нужно исправить.

Если треть обозначенных критериев говорят не в пользу отдела, его работа должна быть признана неэффективной. Такой аудит можно провести своими силами. В этом поможет программная разработка компании «Универсальная Система Учета». Программа поможет честно и точно оценить каждый из критериев, а также покажет варианты решения существующих проблем.

Она оптимизирует работу отдела закупок, и вместе с ним проведет оптимизацию деятельности всей компании, повышая эффективность и остальных направлений. Программное обеспечение проведет объединение отделов и филиалов компании в единое информационное пространство. В нем специалисты смогут общаться более оперативно, и снабжению станет совершенно очевидна необходимость в той или иной закупке. Каждая заявка будет проходить несколько стадий контроля и подтверждения.

Эффективность снабжения существенно вырастет за счет автоматизации ведения склада, учета финансовых операций. К тому же программа легко покажет руководителю аналитические данные не только по разным направлениям работы фирмы, но и подробную статистику по эффективности каждого работника. При помощи программного обеспечения можно осуществлять профессиональное планирование и контролировать выполнение планов. Система встанет непреодолимым препятствием на пути недобросовестных сотрудников, которые готовы совершить невыгодные фирме сделки ради личной выгоды.

При попытке сделать закупку по завышенной цене, не в том качестве или комплектации, ПО расценит документ как «сомнительный» и заблокирует до личного рассмотрения руководителем. ПО помогает сделать правильный и разумный выбор поставщиков, основанный на глубоком анализе их предложений и рынка. Эффективность работы персонала вырастет уже потому, что им больше не придется оформлять десятки и сотни документов и отчетов. Это автоматически сделает программа, люди же смогут посвятить высвободившееся время повышению своей квалификации, основным профессиональным обязанностям. На сайте компании-разработчика можно скачать демонстрационную версию ПО бесплатно. Полная версия программы устанавливается специалистом «УСУ» удаленно, через интернет. Этот способ отличается эффективностью сам по себе, поскольку он экономит время для всех. От многих других программ автоматизации контроля и учета разработку «УСУ» отличает полное отсутствие абонентской платы за пользование.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?