Эффективность отдела снабжения

Эффективность отдела снабжения

Эффективность отдела снабжения — вопрос, которым часто задаются руководители. В отличие от отдела продаж, результативность которого легко оценить и измерить, эффективность снабжения на первый взгляд не является очевидной. Есть, конечно, в недрах экономических учебников и справочников финансовые показатели, которые косвенно указывают на результативность в снабжении, но они довольно сложны и в повседневной работе практически не используются. Но есть и несколько простых и доступных инструментов оценки эффективности снабженцев, которые могут пригодиться руководителям.

Чтобы понять, отличается ли отдел снабжения эффективностью, нужно оценить, сколько средств организации удалось сэкономить на закупках за последний учетный период. Если эта экономия в 7-9 раз превышает затраты на содержание отдела, то можно говорить о том, что работа его близка к эффективной. Для более точной оценки по этому показателю, желательно заранее создавать планы по экономиям. Оценить эффективность специалистов по снабжению помогут и их коллеги из других отделов.

Нужно опросить специалистов других служб и подразделений о том, что они думают о снабженцах, всем ли необходимым они обеспечивали отделы организации за последнее время. Если сотрудники обвиняют снабженцев в медлительности, невнимании и нерасторопности, это — веский повод провести дополнительный аудит в отделе закупок. Еще один инструмент — оценка затрат на закупки. Работе снабжения присуща эффективность в том случае, если закупки покрывают до 75% всех затрат организации.

Тревожной считается ситуация, когда закупки покрывают не более 55% затрат, в этом случае об эффективности снабженцев речи не идет и нужно установить, чем на самом деле занимается этот отдел. Специалисты в области аудита уверены, что показателем эффективности является и использование снабжением специальных электронных систем как минимум для ведения баз контрактов, поставщиков и управления контролем поставок. Автоматизация сама по себе помогает существенно сократить расходы, применительно к отделу закупок она вообще творит чудеса — все, что было сложным и непонятным, становится «прозрачным» и очевидным. Программное обеспечение помогает исключить воровство, хищения, откаты, сократить бюрократические моменты.

Если в организации не применяется специальное программное обеспечение и максимум, что делают специалисты снабжения — дублируют данные документов в электронные таблицы, то отдел, скорее всего, до потолка завален бумажной документацией. Оценивать его эффективность не стоит, ее просто нет. Большая часть времени у специалиста снабжения уходит на поиск нужной бумаги и судорожные попытки соблюсти все требования к оформлению многочисленной документации по сопровождению закупок. Есть директора, утверждающие, что у организации нет средств на автоматизацию.

Но следует учитывать, что автоматизация очень быстро окупается и начинает работать не только на прибыль, но и на повышение эффективности деятельности всех отделов. На эффективность отдела закупок указывает четкий контроль выполнения ими заявок. Каждое важное событие должно быть отображено и сопровождение поставки отдел должен осуществлять от ее начала до окончания. Опытные руководители знают, что эффективный отдел снабжения напрямую влияет на рост производственных показателей и продаж. Если показатели производства и менеджеров по продажам ниже среднего, можно не сомневаться — об эффективности снабжения речи также не идет.

Организация эффективного отдела снабжения

Нужно трезво оценить роль отдела в компании. Снабженцы могут быть как аналитиками и стратегами, так и внутренними консультантами, которые помогают руководителю выбирать новые материалы, новые товары, упаковки, подсказывают способы уменьшить затраты. Если Ваши снабженцы — лишь исполнители Ваших распоряжений, то они — не эффективны. У отдела должен быть не только основной план поставок на неделю, месяц, полгода, год, но и несколько запасных «аварийных» планов на случай, если потребуется срочно сменить поставщика, если груз по причине стихийного бедствия вовремя не доберется до производства.

Если отдел снабжения погряз в рутине, его специалисты жалуются на нехватку времени, сил, ресурсов, денег, то этот отдел не отличается эффективностью. Внимательно посмотрите на количество отработанных часов и количество сделанных дел сотрудников. Это поможет понять, реально ли люди работают или просиживают рабочий день в кабинете, создавая такую видимость. Аудит по таким критериям эффективности эксперты советуют проводить минимум пару раз в год, в идеале же — каждый месяц.

Если результаты проверки показывают «провалы» хотя бы трети перечисленных показателей, нужно реорганизовать отдел. Другого способа повысить его эффективность нет. Организация эффективного отдела снабжения — задача не такая сложная, как кажется. Специально для этого сотрудники компании «Универсальная Система Учета» разработали и представили программное обеспечение, способное помочь с организацией и аудитом эффективности.

Программа комплексно автоматизирует все направления работы организации, и снабжение — не исключение. ПО от «УСУ» объединит все отделы фирмы в одно информационное пространство, взаимодействие сотрудников в котором будет оперативным, а снабженцы смогут видеть реальные потребности коллег в материалах, товаре, спецодежде, сырье, оборудовании. Любая заявка будет контролироваться в информационном пространстве на нескольких уровнях, и ни одна поставка не останется без внимания. Система для снабжения от «УСУ» помогает проводить экспертное планирование, принимать бюджет, следить за его выполнением, она ведет учет склада и финансов, показывает все показатели эффективности каждого сотрудника по разным параметрам.

Программа противостоит мошенничеству и хищениям — недобросовестный менеджер не сможет заключить сделку, невыгодную для организации. Благодаря внесенным ограничениям по каждой заявке, «сомнительные» документы будут блокироваться системой и направляться руководителю на рассмотрение. Программа предоставит большой объем информации по разным показателям работы фирмы и не составит труда быстро провести сравнение экономии и расходов, оценить эффективность разных отделов, производства, собственной рекламы. Программное обеспечение поможет обоснованно выбирать поставщиков, основываясь на сравнительном анализе их цен и условий.

От обилия документации в снабжении никуда не деться, но программа «УСУ» освободит от нее персонал. Рутина станет обязанностью системы — все документы будут формироваться в автоматическом режиме и найти нужный не составит труда. Это наилучшим образом способствует повышению эффективности, так как у людей появляется больше времени для внимательного изучения рынка, для повышения собственной квалификации. Демо-версия программы на сайте разработчика доступна для скачивания на бесплатной основе. Полная версия ПО устанавливается сотрудником компании удаленно, через интернет, и этот способ очень эффективен — он экономит время обеих сторон. В отличие от большинства других программ для автоматизации, разработка «УСУ» не нуждается во внесении обязательной абонентской платы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?